अवलोकन
यह क्रिया आपके कनेक्टेड SiteVault में दस्तावेज़ भेजती है और उन्हें उपयुक्त SiteVault दस्तावेज़ प्रकार के साथ नए दस्तावेज़ संस्करणों के रूप में बनाती है।
संस्करणों
Site Connect > साइट होम में दस्तावेज़ के संस्करण की परवाह किए बिना, SiteVault में दस्तावेज़ को फ़ाइल करने के क्रम के आधार पर संस्करण बनाया जाता है।
उदाहरण के लिए, यदि किसी दस्तावेज़ के तीन संस्करण हैं, और आप संस्करण 3, संस्करण 1 और संस्करण 2 को क्रम से फ़ाइल करते हैं, तो SiteVault पहले संस्करण 3, फिर संस्करण 1 और अंत में संस्करण 2 को नवीनतम संस्करण के रूप में दर्ज करके दस्तावेज़ बनाता है। यदि एक पंक्ति में कई दस्तावेज़ मौजूद हैं, तो यह प्रक्रिया दस्तावेज़ों को सबसे पुराने संस्करण से लेकर नवीनतम संस्करण तक क्रम में फ़ाइल करती है।
यदि आप किसी दस्तावेज़ को एक से अधिक बार फ़ाइल करने का प्रयास करते हैं, तो Vault एक चेतावनी प्रदर्शित करता है। हालाँकि, Vault आपको एक ही दस्तावेज़ संस्करण को कई बार फ़ाइल करने से नहीं रोकता है। दस्तावेज़ ग्रिड में " SiteVault में अंतिम बार फ़ाइल किया गया" फ़ील्ड हर बार SiteVault में एक नया दस्तावेज़ संस्करण बनाए जाने पर अपडेट हो जाएगा।
डुप्लिकेट दस्तावेज़ पहचान
किसी दस्तावेज़ से " फ़ाइल टू SiteVault" विकल्प चुनने पर मौजूदा दस्तावेज़ों की समीक्षा शुरू हो जाएगी। यदि कोई डुप्लिकेट संस्करण पाया जाता है, तो सिस्टम एक पुष्टिकरण डायलॉग बॉक्स दिखाएगा, जिसमें SiteVault में मौजूद दस्तावेज़ के बारे में जानकारी होगी। आप डुप्लिकेट बनने से बचने के लिए फ़ाइलिंग रद्द कर सकते हैं या दस्तावेज़ को SiteVault में फ़ाइल करने की प्रक्रिया जारी रख सकते हैं। यदि दस्तावेज़ों को बल्क में SiteVault में फ़ाइल किया जाता है, तो डुप्लिकेट संस्करण पाए जाने पर भी उन्हें फ़ाइल नहीं किया जाएगा।
प्रतिबंधित (अस्पष्ट) दस्तावेज़
जब SiteVault में दस्तावेज़ दाखिल किए जाते हैं, तो प्रतिबंधित (बिना छिपाए) के रूप में चिह्नित दस्तावेज़ SiteVault में प्रतिबंधित के रूप में ही दाखिल किए जाते हैं।
Site Connect में प्रतिबंधित पहुंच वाला उपयोगकर्ता केवल प्रतिबंधित दस्तावेज़ों को SiteVault में फ़ाइल कर सकता है, लेकिन SiteVault प्रतिबंधित पहुंच प्रदान किए बिना SiteVault में दस्तावेज़ों को नहीं देख सकता है। प्रतिबंधित दस्तावेज़ों और उनकी अनुमतियों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, प्रतिबंधित दस्तावेज़ देखें।
SiteVault में एक ही दस्तावेज़ फ़ाइल करें
- डॉक्यूमेंट एक्सचेंज > डॉक्यूमेंट्स टैब में, डॉक्यूमेंट की पंक्ति में फ़ाइल डॉक्यूमेंट टू SiteVault आइकन पर क्लिक करें।
- फ़ाइल दस्तावेज़ को SiteVault के लिए डायलॉग बॉक्स पर जारी रखें पर क्लिक करें। यदि यह सफल होता है, तो दस्तावेज़ आपके कनेक्टेड SiteVault में नए संस्करण के साथ बन जाएगा।
SiteVault में बल्क फाइल दस्तावेज़
- डॉक्यूमेंट एक्सचेंज > डॉक्यूमेंट्स टैब में, उन सभी डॉक्यूमेंट्स को चुनें जिन्हें आप अपने कनेक्टेड SiteVault में फाइल करना चाहते हैं।
- एक्शन > फाइल टू SiteVault पर क्लिक करें।
- फ़ाइल दस्तावेज़ को SiteVault के लिए बने डायलॉग बॉक्स में जारी रखें पर क्लिक करें।
अध्ययन समाप्ति मीडिया या पूर्ण किए गए सीआरएफ दस्तावेज़ प्रकार वाले प्रायोजकों से प्राप्त दस्तावेज़ प्राप्त होते ही स्वचालित रूप से SiteVault में फ़ाइल हो जाते हैं। इस प्रक्रिया के लिए आपको अपना ब्राउज़र रीफ़्रेश करना पड़ सकता है।
नोट: यदि दस्तावेज़ का नवीनतम संस्करण पहले से ही आपके SiteVault में मौजूद है, तो यह कार्रवाई विफल हो जाएगी।
