Aperçu

Dans un rapport tabulaire, chaque ligne représente un enregistrement individuel: un document, une version de document, une étude, un produit, etc. Les rapports avec plusieurs objets de rapport affichent des lignes regroupées par objet principal.

Ajout de colonnes

Par défaut, les nouveaux rapports incluent une colonne indiquant le champ Nom pour chaque objet de rapport. Vous pouvez ajouter des colonnes pour afficher des champs supplémentaires.

1. Sélectionnez Modifier la ou les colonnes.
2. Dans la boîte de dialogue Modifier la colonne à afficher, les champs sont regroupés et codés par couleur en fonction de leur objet associé (produit, document, etc.).
3. Choisissez les champs dans les colonnes disponibles et déplacez-les vers les colonnes affichées. Notez que le lien Restaurer ici rétablit les colonnes affichées aux dernières valeurs enregistrées.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Limites de caractères des lignes

Il n'y a pas de nombre maximal de colonnes. SiteVault autorise uniquement 21 884 caractères par ligne. Dans certains cas, les utilisateurs peuvent voir le message d'erreur suivant lorsqu'ils tentent d'exécuter le rapport: « Le nombre total de caractères dans certaines lignes du rapport dépasse le nombre maximal. Supprimez certaines colonnes et exécutez à nouveau le rapport. » Certains types de champs (liste de sélection, références d'objet et références d'utilisateur) utilisent un grand nombre de caractères. Lorsque vous créez ou modifiez des rapports, faites attention au nombre de ces champs que vous incluez; en inclure plus de 10 environ peut entraîner des erreurs.

Définition des alias de colonne

Vous pouvez renommer une colonne dans la visionneuse de rapports et exporter les résultats du rapport en définissant un alias de colonne. Cette option n'est disponible que si vous sélectionnez Activer les alias de filtre et de colonne sous Options avancées lors de la création du rapport.

1. Sélectionnez l’ icône en forme de crayon dans l’en-tête de la colonne.
2. Saisissez un alias. Supprimez l'alias en cliquant sur Effacer.
3. Sélectionnez OK.

Ajout de groupes

Utilisez des groupes pour organiser vos documents selon un champ spécifique. Vous pouvez créer jusqu'à deux niveaux de regroupement. Par exemple, vous pouvez regrouper un rapport de document par produit, puis par campagne marketing.

1. Sélectionnez le menu déroulant Grouper les lignes par et choisissez un champ.
2. Ajoutez un regroupement secondaire en sélectionnant Ajouter un champ à regrouper par et en choisissant un autre champ de regroupement.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Définition de fonctions sur les champs

Si vous regroupez des lignes dans un rapport tabulaire, vous pouvez ajouter plusieurs fonctions d'agrégation sur les champs de texte, de nombre et de date. Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule fonction par champ. SiteVault ne prend pas en charge les fonctions d'agrégation sur les champs de texte long ou enrichi. Pour ajouter une fonction d'agrégation, sélectionnez la liste déroulante Fonction sur un regroupement dans l'éditeur de rapport et sélectionnez une fonction.

Tri des résultats

Par défaut, les rapports sont triés en fonction de la valeur Nom de l'objet de rapport principal. Vous pouvez définir un ordre de tri différent.

Pour trier les résultats de l’objet de rapport principal:

1. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne. SiteVault trie (par ordre croissant) selon la valeur de cette colonne.
2. Pour trier par ordre décroissant, sélectionnez à nouveau l'en-tête de colonne. L'en-tête de colonne affiche une flèche indiquant le tri actuel (vers le haut pour l'ordre croissant et vers le bas pour l'ordre décroissant).
3. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous appliquez un regroupement aux lignes du rapport, vous pouvez définir l'ordre de tri des groupes:

1. Dans la liste déroulante Trier les groupes par, choisissez un ordre de tri.
2. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez également trier sur n’importe quel champ pour un objet supérieur auquel l’objet de rapport principal fait référence.

Définition de la largeur des colonnes

En définissant une largeur de colonne dans le générateur de rapports, SiteVault enregistre le paramètre et l'applique lorsqu'un utilisateur consulte le rapport. Les utilisateurs peuvent également modifier la largeur des colonnes lors de la consultation, mais ces modifications ne sont pas enregistrées.

1. Déplacez votre curseur sur la ligne entre deux colonnes.
2. Faites glisser la ligne pour redimensionner les colonnes.
3. Sélectionnez Enregistrer.