Préparer les documents sources pour le téléchargement

Configuration pour le suivi et la gestion des documents sources

Nous vous recommandons d'effectuer les étapes suivantes avant de créer des documents sources pour la surveillance:

Comptes d'utilisateur: un administrateur de site doit créer des comptes d'utilisateur pour tous les membres de l'équipe d'étude qui téléchargeront, géreront ou auront besoin d'accéder aux documents sources dans SiteVault. Assurez-vous de sélectionner le rôle système approprié pour chaque utilisateur.
Étude: Un administrateur de site doit créer une étude.
Participants à l’étude: ajoutez des participants à l’étude.
Accorder l'accès au moniteur: un administrateur de site doit créer un compte d'utilisateur externe pour le moniteur et l'affecter à une étude. Cela permettra à votre moniteur de se connecter et de consulter les documents approuvés pour terminer son examen.

Numérisez les formulaires de consentement éclairé (ICF) et les journaux séparément des documents sources liés à la visite.
Vous pouvez combiner des documents sources liés à des visites multiples en une seule numérisation. Dans ce cas, numérisez par incréments de 30 pages maximum pour permettre un contrôle plus efficace.
Organisez les documents numérisés dans des dossiers spécifiques aux participants. Cela vous permet de télécharger tous les documents d'un participant à la fois.
Vous pouvez également nommer les fichiers numérisés en spécifiant une date (au format AAAAMMJJ ou JJMMAAAA), un double trait de soulignement (__) et une description, par exemple, 20201221__Visites 3-5.pdf. Cela permet de mieux identifier les documents lorsqu'ils sont téléchargés sur SiteVault. La date que vous incluez dans le nom de fichier est automatiquement ajoutée au champ Date de fin et la description est ajoutée au champ Description du document téléchargé.