Configuration pour le suivi et la gestion des documents sources
Nous vous recommandons d’effectuer les étapes suivantes avant de créer des documents sources pour la surveillance:
- Comptes utilisateurs: L'administrateur du site doit créer des comptes utilisateurs pour tous les membres de l'équipe d'étude qui téléchargeront, géreront ou auront besoin d'accéder aux documents sources dans SiteVault. Assurez-vous de sélectionner le rôle système approprié pour chaque utilisateur.
- Étude: Un administrateur de site doit créer une étude.
- Participants à l’étude: ajoutez des participants à l’étude.
- Accorder l'accès au contrôleur: Un administrateur de site doit créer un compte d'utilisateur externe pour le contrôleur et l'affecter à une étude. Cela permettra à votre contrôleur de se connecter et de consulter les documents approuvés afin de finaliser son examen.
Préparation des documents sources pour le téléchargement
- Numérisez les formulaires de consentement éclairé (ICF) et les journaux séparément des documents sources liés à la visite.
- Vous pouvez combiner les documents sources relatifs à plusieurs visites en une seule numérisation. Dans ce cas, numérisez par tranches de 30 pages maximum pour une analyse plus efficace.
- Organisez les documents numérisés dans des dossiers spécifiques à chaque participant. Cela vous permet de télécharger tous les documents d'un participant à la fois.
- Vous pouvez également nommer les fichiers numérisés en spécifiant une date (au format AAAAMMJJ ou JJMMAAAA), un double trait de soulignement (__) et une description, par exemple: 20201221__Visites 3-5.pdf. Cela permet de mieux identifier les documents lors de leur téléchargement sur SiteVault. La date incluse dans le nom du fichier est automatiquement ajoutée au champ « Date de fin », et la description au champ « Description » du document téléchargé.