Configuration pour le suivi et la gestion des documents sources

Nous vous recommandons d'effectuer les étapes suivantes avant de créer des documents sources pour la surveillance:

• Comptes d'utilisateur: un administrateur Centre doit créer des comptes d'utilisateur pour tous les membres de l'équipe d'étude qui téléchargeront, géreront ou auront besoin d'accéder aux documents sources dans SiteVault. Assurez-vous de sélectionner le rôle système approprié pour chaque utilisateur.
• Étude: Un administrateur Centre doit créer une étude.
• Participants à l’étude: ajoutez des participants à l’étude.
• Accorder l'accès au moniteur: un administrateur Centre doit créer un compte d'utilisateur externe pour le moniteur et l'affecter à une étude. Cela permettra à votre moniteur de se connecter et de afficher approuver les documents pour terminer son examiner.

Préparation des documents sources pour le téléchargement

1. Numérisez les formulaires de consentement éclairé (ICF) et les journaux séparément des documents sources liés à la visite.
2. Vous pouvez combiner des documents sources liés à des visites provenant de plusieurs visites en une seule numérisation. Dans ce cas, numérisez par incréments de 30 pages maximum pour permettre une surveillance plus efficace examiner.
3. Organisez les documents numérisés dans des dossiers spécifiques aux participants. Cela vous permet de télécharger tous les documents d'un participant à la fois.
4. Vous pouvez également nommer les fichiers numérisés en spécifiant une date (au format AAAAMMJJ ou JJMMAAAA), un double trait de soulignement (__) et une description, par exemple, 20201221__Visites 3-5.pdf. Cela permet de mieux identifier les documents lorsqu'ils sont téléchargés sur SiteVault. La date que vous incluez dans le nom de fichier est automatiquement ajoutée au champ Date de fin et la description est ajoutée au champ Description du document téléchargé.