Configuration du système de surveillance et de gestion des documents sources
Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes avant de créer les documents sources pour le suivi:
- Comptes utilisateurs: Un administrateur du Site doit créer des comptes utilisateurs pour tous les membres de l’équipe de recherche qui téléversent, gèrent ou ont besoin d’accéder aux documents sources dans SiteVault. Veillez à sélectionner le rôle système approprié pour chaque utilisateur.
- Étude: Un administrateur de Site doit créer une étude.
- Participants à l'étude: Ajouter des participants à l'étude.
- Octroi d'accès au moniteur: Un administrateur du Site doit créer un compte utilisateur externe pour le moniteur et l'affecter à une étude. Cela permettra au moniteur de se connecter et de consulter les documents approuvés afin de finaliser son évaluation.
Préparation des documents sources pour le téléchargement
- Numérisez les formulaires de consentement éclairé (ICF) et les journaux séparément des documents sources relatifs à la visite.
- Vous pouvez combiner les documents sources relatifs à plusieurs visites en une seule numérisation. Dans ce cas, numérisez par tranches de 30 pages maximum afin de faciliter l'examen par le moniteur.
- Organisez les documents numérisés dans des dossiers spécifiques à chaque participant. Cela vous permettra de télécharger tous les documents d'un participant à la fois.
- Vous pouvez nommer les fichiers numérisés en spécifiant une date (au format AAAAMMJJ ou JJMMAAAA), un double tiret bas (__) et une description, par exemple: 20201221__Visites 3-5.pdf. Cela permettra d’identifier plus facilement les documents lors de leur chargement dans SiteVault. La date indiquée dans le nom du fichier sera automatiquement ajoutée au champ « Date de fin » et la description au champ « Description » du document chargé.
