SiteVault utilise un puissant moteur de recherche pour vous aider à trouver des documents et des pièces jointes. Vous pouvez effectuer des recherches de base à partir de la barre de recherche principale ou effectuer des recherches plus détaillées à l'aide de la recherche avancée. À partir de la barre de recherche principale, vous pouvez également sélectionner le type de document que vous souhaitez rechercher.

À propos des recherches de documents

Lorsque vous recherchez des documents, sélectionnez Tous les documents ou un type de document spécifique dans la barre de recherche. La recherche de documents trouve les documents dont les valeurs de champ correspondent aux termes de recherche, puis met en surbrillance le texte correspondant lors de l'affichage des résultats de recherche. La recherche et la mise en surbrillance incluent tous les mots configurés comme synonymes pour vos termes de recherche ainsi que les mots correspondants par radical.

Pour des recherches plus détaillées pouvant inclure le contenu du document (recherche en texte intégral) et les pièces jointes, vous pouvez utiliser la recherche avancée.

Dans certaines situations, SiteVault convertit vos termes de recherche en filtres pertinents à l'aide du filtrage intelligent.

À propos de la recherche de rapports

Pour effectuer une recherche dans plusieurs rapports, sélectionnez Rapports dans la barre de recherche. SiteVault effectue la recherche dans le nom du rapport, le type de rapport, la description et la plupart des champs. SiteVault affiche les rapports correspondants dans une vue filtrée dans l'onglet Rapports. Pour enregistrer cette vue pour une utilisation ultérieure, cliquez sur Enregistrer la vue sous.

Utilisation de la recherche de base

La recherche de base vous permet d'effectuer des requêtes simples en recherchant dans les champs du document.

1. Dans le menu déroulant de la barre de recherche, sélectionnez les documents que vous souhaitez rechercher.
2. Cliquez sur le champ de recherche dans la barre de navigation principale. SiteVault affiche automatiquement les documents les plus récemment consultés. Si vous recherchez l'un d'entre eux, cliquez dessus dans la liste d'aperçu. Sinon, passez aux étapes suivantes.
3. Commencez à saisir un ou plusieurs termes dans la zone de recherche. Pour rechercher une chaîne exacte, utilisez des guillemets doubles autour des termes ( « éducation des patients » ). La liste d'aperçu se met à jour à chaque caractère saisi pour suggérer des termes de recherche et jusqu'à cinq (5) résultats pertinents.
4. Choisissez un document dans la liste d’aperçu, appuyez sur Entrée pour voir tous les résultats ou cliquez sur Recherche avancée pour effectuer une requête plus complexe.
5. Facultatif: si l'ensemble des résultats de recherche est trop volumineux, appliquez des filtres sur la page des résultats de recherche pour vous aider à trouver le document. SiteVault conserve les paramètres de filtre lorsque vous modifiez votre recherche, lancez une nouvelle recherche ou lancez une recherche avancée.
6. Depuis la page des résultats de recherche, cliquez sur le nom du document pour le visualiser.

Si l'ensemble des résultats de recherche est trop volumineux, vous pouvez appliquer des filtres sur la page des résultats de recherche pour vous aider à trouver des documents spécifiques. SiteVault conserve les paramètres de filtre lorsque vous modifiez votre recherche ou lancez une nouvelle recherche.

Lorsque vous cliquez dans le champ de recherche dans la plupart des zones de SiteVault, la recherche par défaut porte sur tous les documents de l'onglet Bibliothèque.

Utilisation de la recherche avancée

La recherche avancée vous permet d'effectuer des requêtes plus complexes sur des documents en effectuant une recherche dans des champs spécifiques, y compris les pièces jointes, en modifiant l'opérateur de recherche et en effectuant une recherche dans le contenu du document.

1. Cliquez sur l'icône des jumelles dans la barre de recherche ou sur Recherche avancée dans la liste d'aperçu de la recherche. SiteVault conserve les paramètres de filtre lorsque vous démarrez une recherche avancée.
2. Renseignez autant de critères que nécessaire. Si cette option est configurée, vous pouvez effectuer une recherche étendue sur un onglet ou une collection spécifique en le sélectionnant dans le menu déroulant Rechercher dans.
3. Pour effectuer une recherche générale en plus de la recherche spécifique au champ que vous avez saisie, sélectionnez Inclure le contenu dans la portée de la recherche et saisissez les termes de recherche dans les champs L' un de ces mots ou Tous ces mots, selon l'opérateur de recherche que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez utiliser les deux champs si nécessaire.

Par défaut, les recherches incluent uniquement les documents et les champs de document. Sélectionnez Inclure le contenu pour inclure le contenu du document lorsque vous utilisez la recherche avancée. Sélectionnez Inclure les pièces jointes pour rechercher des correspondances dans les pièces jointes du document.

Si vous saisissez un terme de recherche dans le champ Tous les mots avec les options Inclure le contenu et Inclure les pièces jointes sélectionnées, SiteVault effectue une recherche distincte pour chaque étendue de recherche. En outre, une troisième recherche est effectuée dans les métadonnées du document. Le terme de recherche doit apparaître dans au moins une des étendues de recherche pour générer des résultats.

Recherche dans une vue enregistrée

SiteVault vous permet d'effectuer une recherche dans n'importe quelle vue standard ou enregistrée, en préservant tous les filtres et paramètres de vue lorsque vous effectuez la recherche. Pour ce faire, sélectionnez la vue dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Le nom de la vue apparaît dans la barre de recherche pour vous indiquer dans quelle vue vous effectuez la recherche.

Après avoir reçu les résultats de votre recherche, vous pouvez continuer à ajouter et supprimer des filtres. Cliquez sur Enregistrer la vue pour mettre à jour la vue avec les nouveaux paramètres de filtre.

SiteVault n'applique pas de filtrage intelligent s'il existe au moins un filtre déjà appliqué.

À propos des documents manquants

Si vous ne trouvez pas un document en effectuant une recherche, plusieurs possibilités s'offrent à vous:

• Vous n'avez pas reçu l'autorisation de consulter le document. Seuls les documents que vous avez l'autorisation de consulter apparaissent dans vos résultats de recherche. Vous pouvez être affecté à un rôle sur le document qui ne dispose d'aucune autorisation pour l'état actuel du document.
• Votre terme de recherche ne correspond pas en raison d'une erreur d'orthographe dans votre recherche, dans les champs du document ou dans le contenu du document. SiteVault ne suggère pas d'orthographes alternatives comme la recherche Google.
• Le document n'existe pas ou a été supprimé.

Limites

La longueur maximale de chaque terme de recherche est de 250 caractères.