SiteVault utilise un puissant moteur de recherche pour vous aider à trouver des documents et des pièces jointes. Vous pouvez effectuer des recherches simples à partir de la barre de recherche principale ou des recherches plus approfondies grâce à la recherche avancée. La barre de recherche principale vous permet également de sélectionner le type de document recherché.
À propos des recherches de documents
Lors de la recherche de documents, vous pouvez sélectionner « Tous les documents » ou un type de document spécifique dans la barre de recherche. La recherche trouve les documents dont les valeurs de champs correspondent aux termes de recherche, puis met en surbrillance le texte correspondant dans les résultats. La recherche et la mise en surbrillance incluent les synonymes des termes de recherche ainsi que les mots correspondants issus de la lemmatisation.
Pour des recherches plus détaillées pouvant inclure le contenu des documents (recherche en texte intégral) et les pièces jointes, vous pouvez utiliser la recherche avancée.
Dans certains cas, SiteVault convertit vos termes de recherche en filtres pertinents grâce au filtrage intelligent.
À propos de la recherche de rapports
Pour effectuer une recherche dans les rapports, sélectionnez « Rapports » dans la barre de recherche. SiteVault effectue la recherche par nom, type, description et la plupart des champs du rapport. Les rapports SiteVault s'affichent dans une vue filtrée de l'onglet « Rapports ». Pour enregistrer cette vue et la réutiliser ultérieurement, cliquez sur « Enregistrer la vue sous ».
Utilisation de la recherche de base
La recherche de base vous permet d'effectuer des requêtes simples en effectuant une recherche dans les champs du document.
- Dans le menu déroulant de la barre de recherche, sélectionnez les documents que vous souhaitez consulter.
- Cliquez dans le champ de recherche de la barre de navigation principale. SiteVault affiche automatiquement les documents récemment consultés. Si vous recherchez un document, cliquez dessus dans la liste d'aperçu. Sinon, poursuivez avec les étapes suivantes.
- Commencez à saisir un ou plusieurs termes dans le champ de recherche. Pour rechercher une chaîne de caractères exacte, utilisez des guillemets autour des termes ( « éducation du patient » ). La liste d’aperçu s’actualise à chaque caractère saisi afin de suggérer des termes de recherche et jusqu’à cinq (5) résultats pertinents.
- Choisissez un document dans la liste d'aperçu, appuyez sur Entrée pour afficher tous les résultats ou cliquez sur Recherche avancée pour effectuer une requête plus complexe.
- Facultatif: Si le nombre de résultats de recherche est trop important, appliquez des filtres sur la page de résultats pour faciliter la recherche du document. SiteVault conserve les paramètres de filtrage lorsque vous modifiez votre recherche, en lancez une nouvelle ou effectuez une recherche avancée.
- Sur la page des résultats de recherche, cliquez sur le nom du document pour le consulter.
Si le nombre de résultats de recherche est trop important, vous pouvez appliquer des filtres sur la page de résultats pour faciliter la recherche de documents spécifiques. SiteVault conserve les paramètres de filtrage lorsque vous modifiez votre recherche ou en lancez une nouvelle.
Lorsque vous cliquez dans le champ de recherche dans la plupart des sections de SiteVault, la recherche s'effectue par défaut sur tous les documents de l'onglet Bibliothèque.
Utilisation de la recherche avancée
La recherche avancée vous permet d'effectuer des requêtes plus complexes sur les documents en effectuant des recherches dans des champs spécifiques, y compris les pièces jointes, en modifiant l'opérateur de recherche et en effectuant des recherches dans le contenu du document.
- Cliquez sur l'icône des jumelles dans la barre de recherche ou sélectionnez « Recherche avancée » dans la liste d'aperçu des résultats. SiteVault conserve les paramètres de filtrage lorsque vous lancez une recherche avancée.
- Renseignez autant de critères que nécessaire. Si cette option est configurée, vous pouvez effectuer une recherche étendue sur un onglet ou une collection spécifique en la sélectionnant dans le menu déroulant « Rechercher dans ».
- Pour effectuer une recherche générale en plus de la recherche par champ que vous avez saisie, sélectionnez « Inclure le contenu dans le périmètre de recherche » et saisissez les termes de recherche dans les champs « N'importe lequel de ces mots » ou « Tous ces mots », selon l'opérateur de recherche souhaité. Vous pouvez utiliser les deux champs si nécessaire.
Par défaut, la recherche porte uniquement sur le document et ses champs. Sélectionnez « Inclure le contenu » pour inclure le contenu du document lors de l'utilisation de la recherche avancée. Sélectionnez « Inclure les pièces jointes » pour rechercher des correspondances dans les pièces jointes.
Si vous saisissez un terme de recherche dans le champ « Tous les mots » avec les options « Inclure le contenu » et « Inclure les pièces jointes » sélectionnées, SiteVault effectue une recherche distincte pour chaque étendue de recherche. De plus, une troisième recherche est effectuée dans les métadonnées du document. Le terme de recherche doit apparaître dans au moins une des étendues de recherche pour que des résultats soient générés.
Recherche dans une vue enregistrée
SiteVault vous permet d'effectuer des recherches dans n'importe quelle vue standard ou enregistrée, en conservant tous les filtres et paramètres d'affichage. Pour ce faire, sélectionnez la vue dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Le nom de la vue s'affiche dans la barre de recherche pour vous indiquer dans quelle vue vous effectuez la recherche.
Une fois vos résultats de recherche affichés, vous pouvez ajouter et supprimer des filtres. Cliquez sur « Enregistrer l’affichage » pour mettre à jour l’affichage avec les nouveaux paramètres de filtrage.
SiteVault n'applique pas le filtrage intelligent s'il existe déjà au moins un filtre appliqué.
À propos des documents manquants
Si vous ne trouvez pas un document en effectuant une recherche, plusieurs possibilités s'offrent à vous:
- Vous n'êtes pas autorisé à consulter ce document. Seuls les documents que vous êtes autorisé à consulter apparaissent dans vos résultats de recherche. Il est possible que vous soyez associé à un rôle sur le document sans disposer des autorisations nécessaires pour son état actuel.
- Votre recherche n'a pas abouti en raison d'une faute d'orthographe dans votre requête, les champs du document ou son contenu. SiteVault ne propose pas d'orthographes alternatives comme Google.
- Le document n'existe pas ou a été supprimé.
Limites
La longueur maximale de chaque terme de recherche est de 250 caractères.
