Le cycle de vie d'un document correspond à la succession des états ( Brouillon, En révision, etc.) qu'il traverse au cours de son existence. Ce cycle peut être simple (deux états nécessitant une intervention manuelle de l'utilisateur) ou complexe (plusieurs états avec des procédures de sécurité et des flux de travail différents, permettant le passage automatique du document à un autre état).
Cycles de vie des documents
Chaque document possède un cycle de vie. Puisque ce cycle de vie détermine le comportement d'un document, il est essentiel de lui associer le cycle de vie approprié. Dans SiteVault, les cycles de vie sont liés à un ou plusieurs types de documents. Les documents héritent de toutes les règles métier associées à ce cycle de vie, garantissant ainsi un processus reproductible et nécessitant un minimum d'efforts.
États du cycle de vie
Les états ordonnés d'un cycle de vie représentent les étapes par lesquelles un document passe: création, révision, approbation, puis archivage ou remplacement. Un ensemble de règles métier s'applique à chaque état et définit le comportement du document dans cet état. SiteVault applique automatiquement ces règles à chaque document qui entre dans cet état.
Déménagement entre États
Les documents circulent entre les États de différentes manières:
- Un utilisateur modifie explicitement l'état du document à l'aide d'une action utilisateur configurée. Cela peut se produire sur un document individuel ou dans le cadre d'une action groupée.
- Un document entre dans un flux de travail dont la configuration comprend un ou plusieurs changements d'état.
- Un document est déplacé automatiquement suite à un changement d'état d'un document associé.
Dans tous les cas, SiteVault exécute automatiquement la logique métier associée au nouvel état. Veuillez noter que les noms des options de changement d'état et de démarrage du flux de travail peuvent varier. Après avoir modifié l'état d'un document, il peut être nécessaire d'actualiser la page pour visualiser le nouvel état.
Étapes du cycle de vie et groupes d'étapes
Les étapes du cycle de vie permettent aux organisations de regrouper les états du cycle de vie des documents et des objets en collections ordonnées d'étapes. Vault affiche ensuite visuellement l'étape actuelle d'un document ou d'un objet sur la page Informations du document, via le panneau Chevron des étapes du cycle de vie. Un clic sur l'étape active affiche les informations de workflow du document, y compris les tâches en cours.
