Les cycles de vie des documents correspondent aux séquences d'états ( Brouillon, En cours de révision, etc.) par lesquels passe un document au cours de sa vie. Un cycle de vie peut être simple (deux états nécessitant que les utilisateurs passent manuellement d'un état à l'autre) ou complexe (plusieurs états avec des processus de sécurité et de travail différents qui déplacent automatiquement le document vers un autre état).

Cycles de vie des documents

Chaque document possède un cycle de vie. Étant donné que les cycles de vie contrôlent le comportement d'un document, il est important d'associer le bon cycle de vie à un document. Dans SiteVault, les cycles de vie sont liés à un ou plusieurs types de documents. Les documents héritent de toutes les règles métier associées au cycle de vie, ce qui garantit un processus répétable qui nécessite un minimum d'efforts.

États du cycle de vie

Les états ordonnés au sein d'un cycle de vie représentent les étapes par lesquelles passe un document lorsque les utilisateurs le créent, le révisent, l'approuvent et, finalement, l'archivent ou le remplacent. Un ensemble de règles métier s'applique à chaque état et définit ce qui arrive au document dans cet état. SiteVault les applique automatiquement à chaque document qui entre dans cet état.

Déplacements entre États

Les documents circulent entre les États de diverses manières:

• Un utilisateur modifie explicitement l'état du document à l'aide d'une action utilisateur configurée. Cela peut se produire sur un document individuel ou dans le cadre d'une action groupée.
• Un document entre dans un flux de travail où la configuration du flux de travail inclut un ou plusieurs changements d’état.
• Un document se déplace automatiquement suite à un changement d’état d’un document associé.

Dans tous les cas, SiteVault exécute automatiquement la logique métier associée au nouvel état. Notez que les noms des options de changement d'état et de démarrage du flux de travail peuvent varier. Après avoir modifié l'état d'un document, vous devrez peut-être actualiser la page pour afficher le nouveau statut.

Étapes et groupes d'étapes du cycle de vie

Les étapes du cycle de vie permettent aux organisations de regrouper les états du cycle de vie des documents et des objets en collections ordonnées d'étapes. Vault représente ensuite visuellement l'étape actuelle d'un enregistrement de document ou d'objet dans la page Informations sur le document via le panneau Chevron Étapes du cycle de vie. Cliquer sur l'étape active affiche les informations de flux de travail pour le document actuel, y compris toutes les tâches ouvertes.