Les cycles de vie d'un document correspondent à la succession d'états ( Brouillon, En cours de révision, etc.) qu'il traverse au cours de son cycle de vie. Un cycle de vie peut être simple (deux états nécessitant un passage manuel de l'un à l'autre) ou complexe (plusieurs états avec des processus de sécurité et de traitement différents qui déplacent automatiquement le document vers un autre état).

Cycles de vie des documents

Chaque document possède un cycle de vie. Puisque ces cycles contrôlent le comportement d'un document, il est important d'associer le bon cycle de vie à chaque document. Dans SiteVault, les cycles de vie sont liés à un ou plusieurs types de documents. Les documents héritent de toutes les règles métier associées au cycle de vie, garantissant ainsi un processus reproductible et nécessitant un minimum d'efforts.

États du cycle de vie

Les états ordonnés d'un cycle de vie représentent les étapes par lesquelles passe un document, à mesure que les utilisateurs le créent, le révisent, l'approuvent, puis l'archivent ou le remplacent. Un ensemble de règles métier s'applique à chaque état et définit le devenir du document dans cet état. SiteVault les applique automatiquement à chaque document entrant dans cet état.

Déplacements entre les États

Les documents circulent entre les États de diverses manières:

• Un utilisateur modifie explicitement l'état du document à l'aide d'une action utilisateur configurée. Cette action peut être effectuée sur un document individuel ou dans le cadre d'une action groupée.
• Un document entre dans un flux de travail où la configuration du flux de travail inclut un ou plusieurs changements d’état.
• Un document se déplace automatiquement suite à un changement d'état d'un document associé.

Dans tous les cas, SiteVault exécute automatiquement la logique métier associée au nouvel état. Notez que les noms des options de changement d'état et de démarrage du workflow peuvent varier. Après avoir modifié l'état d'un document, vous devrez peut-être actualiser la page pour afficher le nouveau statut.

Étapes du cycle de vie et groupes d'étapes

Les étapes du cycle de vie permettent aux organisations de regrouper les états du cycle de vie des documents et des objets en ensembles ordonnés d'étapes. Vault représente ensuite visuellement l'étape actuelle d'un document ou d'un objet dans la page Informations sur le document, via le panneau Chevron des étapes du cycle de vie. Cliquer sur l'étape active affiche les informations du workflow du document actuel, y compris les tâches ouvertes.