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Un flux de travail multi-documents vous permet d'envoyer simultanément plusieurs documents à plusieurs participants via un flux de travail.

SiteVault propose la gestion multi-documents selon les flux de travail suivants:

• Lire et comprendre: Envoyer un ou plusieurs documents d’étude aux membres de l’équipe de recherche. Chaque destinataire doit confirmer avoir lu et compris chaque document.
• Envoyer pour relecture: Envoyez un ou plusieurs documents à des collègues qui pourront vous faire part de leurs commentaires à l’aide de l’outil d’annotation.
• Envoi pour signature électronique: Envoyer un ou plusieurs documents à plusieurs signataires pour approbation d’un enregistrement (hors supervision des PI ).

Sélection des documents

• Lancement de flux de travail depuis la bibliothèque: lorsque vous lancez un flux de travail documentaire depuis la bibliothèque, SiteVault inclut tous les documents affichés. Par exemple, si vous lancez un flux de travail depuis vos favoris, SiteVault inclut tous les documents de vos favoris. Si vous effectuez une recherche ou appliquez des filtres avant de lancer le flux de travail, SiteVault inclut uniquement les documents correspondants.
• Lancement de flux de travail depuis le panier: Lorsque vous lancez un flux de travail documentaire depuis le panier, SiteVault inclut tous les documents présents dans votre panier. Vous pouvez ainsi sélectionner les documents à inclure dans le flux de travail.

Limitations du flux de travail multi-documents

• Certains flux de travail documentaires ne sont disponibles que pour des états spécifiques du cycle de vie des documents.
• Vous ne pouvez pas démarrer un flux de travail documentaire dans les situations suivantes:
  • Si l'un des documents sélectionnés fait déjà partie d'un flux de travail actif
  • S'il y a plus de 100 documents sélectionnés
  • Si un flux de documents est associé à un cycle de vie spécifique, il peut n'autoriser que les documents dans un certain état ou avec des champs spécifiques configurés. Vous ne pourrez pas démarrer le flux de travail si un ou plusieurs documents ne répondent pas aux conditions spécifiées.

Tâches de flux de travail multi-documents

Démarrer un flux de travail pour plusieurs documents

1. Filtrer pour afficher les documents sélectionnés dans la bibliothèque ou le panier.
2. Dans le menu Actions, sélectionnez Démarrer le flux de travail. Vous pouvez inclure jusqu'à 100 documents dans le flux de travail.
3. Dans la boîte de dialogue de démarrage, sélectionnez un flux de travail spécifique dans la liste déroulante Flux de travail. SiteVault n'affiche que les flux de travail actifs et valides pour les documents sélectionnés.
4. Sélectionnez Continuer.
5. Si le système vous y invite, veuillez fournir une description. SiteVault utilise cette valeur comme nom pour l'enregistrement de l'enveloppe.
6. Attribuer la tâche au(x) destinataire(s).
7. Si possible, ajoutez des instructions à la tâche. Ces instructions apparaîtront dans les notifications « Toutes les tâches » et « Mes tâches », ainsi que dans le ruban des tâches du document.
8. Renseignez les champs obligatoires.
9. Sélectionnez Démarrer.

Accomplir les tâches assignées

Dans un flux de travail documentaire, certaines tâches peuvent nécessiter l'évaluation de chaque document. La visionneuse multi-documents vous permet de visualiser facilement les documents déjà consultés. Les titres des documents non consultés apparaissent en gras, tandis que ceux des documents consultés apparaissent en caractères normaux.

1. Après avoir démarré un flux de travail documentaire, accédez à Accueil > Mes tâches.
2. Cliquez sur le bouton Terminer ou Continuer pour ouvrir la visionneuse de flux de documents.
3. Si une tâche est disponible: dans l’en-tête du flux de travail, cliquez sur Accepter. Notez qu’une fois la tâche acceptée, vous pouvez annuler l’acceptation pour la libérer. Une fois libérée, la tâche est de nouveau disponible pour tous les utilisateurs assignés.
4. Cliquez sur le bouton Terminer dans l'en-tête du flux de travail.
5. Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre. Lisez le message et cliquez sur Terminer pour continuer.
6. Si votre flux de travail vous demande une signature électronique: saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour fournir une signature électronique.

Vue chronologique des flux de travail documentaires

La page des tâches du flux de travail documentaire inclut l'option Vue chronologique pour offrir une vue d'ensemble des événements liés au flux de travail. La Vue chronologique affiche un maximum de 100 tâches.

Accès à la vue chronologique

Pour ouvrir cette vue dans une page de tâche de flux de travail de document, cliquez sur le bouton Vue chronologique de la barre d'outils de sélection de la mise en page.

Actions dans la vue Chronologie

Dans la vue Chronologie, cliquez sur « Afficher l’historique du flux de travail » pour consulter le rapport relatif au flux de travail et aux détails des tâches. Vous pouvez également utiliser les menus Actions des flux de travail et des tâches actifs pour accéder à des options telles que « Annuler le flux de travail », « Annuler la tâche », « Ajouter des participants », « Modifier la date d’échéance » et « Réaffecter ».

Mettre à jour les dates d'échéance des tâches

1. Accédez à la vue Chronologie du flux de travail.
2. Dans le menu Actions des détails de la tâche, sélectionnez Mettre à jour la date d'échéance de la tâche.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une nouvelle date dans le champ « Date d'échéance de la tâche ».
4. Cliquez sur Mettre à jour.
5. Vault notifie le responsable de la tâche de la nouvelle date d'échéance.

Supprimer les documents

Lorsque vous supprimez un document d'un flux de travail, Vault utilise l'état d'annulation du flux de travail pour le déplacer vers l'état de cycle de vie approprié. Si l'enveloppe ne contient qu'un seul document, vous ne pouvez pas la supprimer.

1. Survolez le nom du document dans la liste située à gauche de la visionneuse.
2. Cliquez sur l'icône X.
3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Continuer pour confirmer. Cette action est irréversible.

Annuler les flux de travail

Il est parfois nécessaire d'interrompre un flux de travail en cours et de supprimer toutes les tâches en attente des listes des participants. Lorsqu'un flux de travail est annulé, son contenu retrouve son état antérieur au démarrage.

1. Accédez à Accueil > Flux de travail actifs ou à la vue Chronologie des flux de travail.
2. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Annuler le flux de travail.
3. Si le système vous le demande, veuillez fournir un commentaire concernant l'annulation.
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer.

Remplacer le propriétaire du flux de travail

Si vous disposez des autorisations requises, vous pouvez remplacer le propriétaire d'un flux de travail actif. Vault réaffecte toutes les tâches en cours attribuées au groupe de participants « Propriétaire du flux de travail » au nouveau propriétaire, et toutes les tâches futures lui seront également attribuées.

1. Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Remplacer le propriétaire du flux de travail.
2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un utilisateur pour remplacer le propriétaire actuel du flux de travail. Seuls les utilisateurs autorisés à démarrer ce type de flux de travail peuvent être désignés comme propriétaires de remplacement.
3. Cliquez sur Soumettre.

Participants au flux de travail par courriel

Cette action vous permet d'envoyer un courriel à un ou plusieurs participants au flux de travail pour leur rappeler les dates d'échéance des tâches qui approchent ou qui sont en retard, ou pour les informer des modifications apportées au flux de travail.

1. Accédez à Accueil > Flux de travail actifs, à la vue chronologique de la page Informations sur le document ou au panneau Flux de travail actifs.
2. Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Envoyer un e-mail aux participants.
3. Dans la boîte de dialogue, choisissez les destinataires du courriel.
4. Dans le champ Message, saisissez un message.
5. Pour vous inclure comme destinataire, cochez la case « M'envoyer une copie ».
6. Cliquez sur Envoyer.

Groupes de participants

Lorsque vous envoyez un courriel aux participants du flux de travail, vous pouvez voir les groupes de destinataires suivants disponibles pour la sélection:

• Responsables de tâches disponibles: Utilisateurs ayant une tâche disponible à accepter.
• Responsables des tâches terminées: Utilisateurs ayant terminé la tâche actuelle ou précédente.
• Responsables de tâches en attente: Utilisateurs ou groupes ayant accepté une tâche disponible, mais ne l’ayant pas encore terminée. Les tâches futures ne sont pas incluses.
• Responsables de tâches incomplètes: Utilisateurs n’ayant pas encore terminé une tâche qui leur a été assignée. Les tâches futures ne sont pas incluses.