Un flux de travail multi-documents vous permet d'envoyer simultanément plusieurs documents via un flux de travail à plusieurs participants.
SiteVault propose des flux de travail multi-documents sur les suivants:
- Lire et comprendre: Envoyer un ou plusieurs documents d'étude aux membres de l'équipe. Chaque destinataire doit confirmer avoir lu et compris chaque document.
- Envoyer pour révision: envoyez un ou plusieurs documents à des collègues qui peuvent fournir des commentaires à l'aide de l'outil d'annotation.
- Envoyer pour signature électronique: envoyez un ou plusieurs documents à plusieurs signataires pour approuver un enregistrement (pas de surveillance PI ).
Sélection de documents
- Démarrage de workflows depuis la bibliothèque: Lorsque vous démarrez un workflow depuis la bibliothèque, SiteVault inclut tous les documents de votre vue actuelle. Par exemple, si vous démarrez un workflow depuis les Favoris, SiteVault inclut tous les documents de vos Favoris dans le workflow. Si vous effectuez une recherche ou appliquez des filtres avant de démarrer le workflow, SiteVault inclut uniquement les documents correspondants.
- Démarrage de workflows depuis le panier: Lorsque vous démarrez un workflow de documents depuis le panier, SiteVault inclut tous les documents de votre panier. Cela vous permet de sélectionner les documents à inclure dans l'enveloppe du workflow.
Limitations du flux de travail multi-documents
- Certains flux de travail de documents ne sont disponibles que sur des états spécifiques du cycle de vie des documents.
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Vous ne pouvez pas démarrer un flux de travail de document dans les situations suivantes:
- Si l'un des documents sélectionnés est déjà dans un flux de travail actif
- S'il y a plus de 100 documents sélectionnés
- Si un workflow de document est associé à un cycle de vie spécifique, il peut n'autoriser que les documents dans un état particulier ou avec des champs spécifiques configurés. Vous ne pourrez pas démarrer le workflow si un ou plusieurs documents ne remplissent pas les conditions spécifiées.
Tâches de flux de travail multi-documents
Démarrer un flux de travail pour plusieurs documents
- Filtrer sur les documents sélectionnés dans la bibliothèque ou le panier.
- Dans le menu Actions, sélectionnez « Démarrer le workflow ». Vous pouvez inclure jusqu'à 100 documents dans le workflow.
- Dans la boîte de dialogue de démarrage, sélectionnez un flux de travail spécifique dans la liste déroulante. SiteVault affiche uniquement les flux de travail actifs et valides pour les documents sélectionnés.
- Sélectionnez Continuer.
- Si vous y êtes invité, indiquez une description. SiteVault utilise cette valeur comme nom pour l'enregistrement d'enveloppe.
- Affecter un ou plusieurs destinataires à la tâche.
- Si possible, ajoutez des instructions de tâche. Ces instructions apparaîtront dans les notifications « Toutes » et « Mes tâches », ainsi que sur le ruban des tâches du document.
- Remplissez toutes les valeurs de champ ou variables obligatoires.
- Sélectionnez Démarrer.
Accomplir les tâches assignées
Dans un workflow documentaire, vous pouvez avoir des tâches nécessitant un verdict pour chaque document concerné. Vous pouvez facilement visualiser les documents que vous avez consultés dans la visionneuse multidocument. Les titres des documents non encore consultés apparaissent en gras, tandis que ceux des documents consultés apparaissent en gras.
- Après avoir démarré un flux de travail de document, accédez à Accueil > Mes tâches.
- Cliquez sur le bouton Terminer ou Continuer pour ouvrir la visionneuse de flux de travail du document.
- Si vous avez une tâche disponible: dans l'en-tête du workflow, cliquez sur Accepter. Une fois la tâche acceptée, vous pouvez cliquer sur Annuler pour la libérer. Une fois libérée, la tâche est à nouveau accessible à tous les utilisateurs affectés.
- Cliquez sur le bouton Terminer dans l’en-tête du flux de travail.
- Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre. Lisez le message et cliquez sur « Terminer » pour continuer.
- Si votre flux de travail demande une signature électronique: saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour fournir une signature électronique.
Vue chronologique pour les flux de travail de documents
La page des tâches du workflow inclut l'option Chronologie pour une vue d'ensemble des événements liés au workflow. La Chronologie affiche un maximum de 100 tâches.
Accéder à la vue chronologique
Pour ouvrir cette vue dans une page de tâche de flux de travail de document, cliquez sur le bouton Vue chronologique dans la barre d'outils du sélecteur de mise en page.
Actions dans la vue chronologique
Depuis la vue Chronologie, cliquez sur « Afficher l'historique du workflow » pour consulter les détails du workflow et des tâches dans un rapport. Vous pouvez également utiliser le menu Actions des workflows et tâches actifs pour accéder aux options associées, telles qu'Annuler le workflow, Annuler la tâche, Ajouter des participants, Mettre à jour la date d'échéance et Réaffecter.
Mettre à jour les dates d'échéance des tâches
- Accédez à la vue Chronologie du flux de travail.
- Dans le menu Détails de la tâche Actions, sélectionnez Mettre à jour la date d'échéance de la tâche.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une nouvelle date dans le champ Date d’échéance de la tâche.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Vault informe le propriétaire de la tâche de la date d'échéance mise à jour.
Supprimer les documents
Lorsque vous supprimez un document d'un flux de travail, Vault utilise l'état d'annulation du flux de travail pour déplacer le document vers un état de cycle de vie approprié. Si l'enveloppe ne contient qu'un seul document, vous ne pouvez pas la supprimer.
- Passez la souris sur le nom du document dans la liste sur le côté gauche de la visionneuse.
- Cliquez sur l'icône X.
- Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur « Continuer » pour confirmer. Cette action est irréversible.
Annuler les flux de travail
Il est parfois nécessaire d'interrompre un workflow actif et de supprimer toutes les tâches en attente des listes de participants. Lorsque vous annulez un workflow, son contenu revient à l'état initial.
- Accédez à Accueil > Workflows actifs ou à la vue Chronologie du workflow.
- Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Annuler le flux de travail.
- Si vous y êtes invité, fournissez un commentaire sur l'annulation.
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer.
Remplacer le propriétaire du flux de travail
Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez remplacer le propriétaire d'un workflow actif. Vault réaffecte toutes les tâches actuelles attribuées au groupe de participants Propriétaire du workflow au nouveau propriétaire, et toutes les tâches futures lui seront également attribuées.
- Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Remplacer le propriétaire du flux de travail.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un utilisateur pour remplacer le propriétaire actuel du workflow. Seuls les utilisateurs autorisés à démarrer ce type de workflow peuvent être remplacés.
- Cliquez sur Soumettre.
Participants au flux de travail par courrier électronique
Cette action vous permet d'envoyer un e-mail à un ou plusieurs participants au workflow pour leur rappeler les dates d'échéance des tâches approchantes ou dépassées ou pour les informer des modifications du workflow.
- Accédez à Accueil > Flux de travail actifs, à la vue Chronologie de la page Informations sur le document ou au panneau Flux de travail actifs.
- Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Envoyer un e-mail aux participants.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez les Destinataires de l'e-mail.
- Dans le champ Message, saisissez un message.
- Pour vous inclure en tant que destinataire, cochez la case M'envoyer une copie.
- Cliquez sur Envoyer.
Groupes de participants
Lorsque vous envoyez un e-mail aux participants du flux de travail, vous pouvez voir les groupes de destinataires suivants disponibles pour la sélection:
- Propriétaires de tâches disponibles: utilisateurs qui ont une tâche disponible à accepter.
- Propriétaires de tâches terminées: utilisateurs qui ont terminé la tâche actuelle ou précédente.
- Propriétaires de tâches en attente: utilisateurs ou groupes ayant accepté une tâche disponible, mais ne l'ayant pas encore terminée. Les tâches futures ne sont pas incluses.
- Propriétaires de tâches incomplètes: utilisateurs n'ayant pas encore terminé une tâche assignée. Les tâches futures ne sont pas incluses.
