Un flux de travail multi-documents vous permet d'envoyer simultanément plusieurs documents via un flux de travail à plusieurs participants.

SiteVault propose des flux de travail multi-documents sur les suivants:

• Lire et comprendre: Envoyez un ou plusieurs documents d'étude aux membres de l'équipe d'étude. Chaque destinataire doit confirmer avoir lu et compris chaque document d'étude.
• Envoyer pour révision: envoyez un ou plusieurs documents à des collègues qui peuvent fournir des commentaires à l'aide de l'outil d'annotation.
• Envoyer pour signature électronique: envoyez un ou plusieurs documents à plusieurs signataires pour approuver un enregistrement (pas de surveillance PI ).

Sélection des documents

• Démarrage de workflows à partir de la bibliothèque: lorsque vous démarrez un workflow de document à partir de la bibliothèque, SiteVault inclut tous les documents de votre vue actuelle. Par exemple, si vous démarrez un workflow à partir des favoris, SiteVault inclut tous les documents de vos favoris dans le workflow de document. Si vous effectuez une recherche ou appliquez des filtres avant de démarrer le workflow, SiteVault inclut uniquement les documents correspondants.
• Démarrage des workflows à partir du panier: lorsque vous démarrez un workflow de document à partir du panier, SiteVault inclut tous les documents de votre panier. Cela vous permet de sélectionner les documents que vous souhaitez inclure dans l'enveloppe du workflow de document.

Limitations du flux de travail multi-documents

• Certains flux de travail de documents ne sont disponibles que sur des états spécifiques du cycle de vie des documents.
• Vous ne pouvez pas démarrer un flux de travail de document dans les situations suivantes:
  • Si l'un des documents sélectionnés est déjà dans un flux de travail actif
  • S'il y a plus de 100 documents sélectionnés
  • Si un workflow de document est associé à un cycle de vie spécifique, le workflow peut n'autoriser que les documents dans un certain état ou avec des champs spécifiques configurés. Vous ne pourrez pas démarrer le workflow si un ou plusieurs documents ne répondent pas aux conditions spécifiées

Tâches de flux de travail multi-documents

Démarrer un flux de travail pour plusieurs documents

1. Filtrer sur les documents sélectionnés dans la bibliothèque ou le panier.
2. Dans le menu Actions, sélectionnez Démarrer le flux de travail. Vous pouvez inclure jusqu'à 100 documents dans le flux de travail.
3. Dans la boîte de dialogue de démarrage, sélectionnez un flux de travail spécifique dans la liste déroulante Flux de travail. SiteVault affiche uniquement les flux de travail actifs et valides pour les documents sélectionnés.
4. Sélectionnez Continuer.
5. Si vous y êtes invité, indiquez une description. SiteVault utilise cette valeur comme nom pour l'enregistrement d'enveloppe.
6. Affecter un ou plusieurs destinataires à la tâche.
7. Si possible, ajoutez des instructions de tâche. Ces instructions apparaîtront dans les notifications Toutes les tâches et Mes tâches ainsi que sur le ruban des tâches du document.
8. Remplissez les valeurs de champs ou les variables obligatoires.
9. Sélectionnez Démarrer.

Accomplir les tâches assignées

Dans un flux de travail de document, vous pouvez avoir des tâches qui nécessitent que vous fournissiez un verdict de tâche pour chaque document de l'enveloppe du flux de travail. Vous pouvez facilement voir les documents que vous avez visualisés dans la visionneuse multidocument. Les titres des documents que vous n'avez pas encore visualisés apparaissent en gras tandis que les titres des documents visualisés apparaissent en caractères non gras.

1. Après avoir démarré un flux de travail de document, accédez à Accueil > Mes tâches.
2. Cliquez sur le bouton Terminer ou Continuer pour ouvrir la visionneuse de flux de travail du document.
3. Si vous avez une tâche disponible: dans l'en-tête du workflow, cliquez sur Accepter. Notez qu'une fois que vous avez accepté une tâche, vous pouvez cliquer sur Annuler l'acceptation pour la libérer. Une fois libérée, la tâche est à nouveau disponible pour tous les utilisateurs affectés.
4. Cliquez sur le bouton Terminer dans l’en-tête du workflow.
5. Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre. Lisez le message et cliquez sur Terminer pour continuer.
6. Si votre flux de travail demande une signature électronique: saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour fournir une signature électronique.

Vue chronologique pour les flux de travail de documents

La page des tâches du flux de travail du document inclut l'option Affichage chronologique pour fournir une vue d'ensemble des événements liés au flux de travail. L'affichage chronologique affiche un maximum de 100 tâches.

Accéder à la vue chronologique

Pour ouvrir cette vue dans une page de tâche de flux de travail de document, cliquez sur le bouton Affichage chronologique dans la barre d'outils du sélecteur de mise en page.

Actions dans la vue chronologique

Dans la vue Chronologie, vous pouvez cliquer sur Afficher le rapport d'historique du workflow pour une ligne de workflow afin de consulter les détails du workflow et de la tâche à l'aide d'un rapport. Vous pouvez également utiliser les menus Actions sur les workflows et tâches actifs pour accéder aux options associées telles qu'Annuler le workflow, Annuler la tâche, Ajouter des participants, Mettre à jour la date d'échéance et Réaffecter.

Mettre à jour les dates d'échéance des tâches

1. Accédez à la vue Chronologie du workflow.
2. Dans le menu Actions Détails de la tâche, sélectionnez Mettre à jour la date d'échéance de la tâche.
3. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une nouvelle date dans le champ Date d’échéance de la tâche.
4. Cliquez sur Mettre à jour.
5. Vault informe le propriétaire de la tâche de la date d'échéance mise à jour.

Supprimer les documents

Lorsque vous supprimez un document d'un flux de travail de document, Vault utilise l'état d'annulation du flux de travail pour déplacer le document vers un état de cycle de vie approprié. Si l'enveloppe ne contient qu'un seul document, vous ne pouvez pas la supprimer.

1. Passez la souris sur le nom du document dans la liste sur le côté gauche de la visionneuse.
2. Cliquez sur l'icône X.
3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Continuer pour confirmer. Cette action n'est pas réversible.

Annuler les flux de travail

Il est parfois nécessaire d'arrêter un workflow actif et de supprimer toutes les tâches en attente des listes des participants. Lorsque vous annulez un workflow, le contenu du workflow revient à l'état dans lequel il se trouvait avant le démarrage du workflow.

1. Accédez à Accueil > Workflows actifs ou à la vue Chronologie du workflow.
2. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Annuler le workflow.
3. Si vous y êtes invité, fournissez un commentaire sur l'annulation.
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer.

Remplacer le propriétaire du workflow

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez remplacer le propriétaire d'un workflow actif. Vault réaffecte toutes les tâches actuelles qui ont été attribuées au groupe de participants Propriétaire du workflow au nouveau propriétaire, et toutes les tâches futures seront attribuées au nouveau propriétaire.

1. Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Remplacer le propriétaire du flux de travail.
2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un utilisateur pour remplacer le propriétaire actuel du workflow. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour démarrer ce type de workflow sont disponibles en tant que propriétaires de remplacement.
3. Cliquez sur Soumettre.

Participants au flux de travail par courrier électronique

Cette action vous permet d'envoyer un e-mail à un ou plusieurs participants au workflow pour leur rappeler les dates d'échéance des tâches approchant ou dépassées ou pour les informer des modifications du workflow.

1. Accédez à Accueil > Flux de travail actifs, à la vue Chronologie de la page Informations sur le document ou au panneau Flux de travail actifs.
2. Dans le menu Actions du flux de travail, choisissez Envoyer un e-mail aux participants.
3. Dans la boîte de dialogue, choisissez les Destinataires de l'e-mail.
4. Dans le champ Message, saisissez un message.
5. Pour vous inclure en tant que destinataire, cochez la case Envoyer une copie à moi-même.
6. Cliquez sur Envoyer.

Groupes de participants

Lorsque vous envoyez un e-mail aux participants du workflow, vous pouvez voir les groupes de destinataires suivants disponibles pour la sélection:

• Propriétaires de tâches disponibles: utilisateurs qui ont une tâche disponible à accepter.
• Propriétaires de tâches terminées: utilisateurs qui ont terminé la tâche en cours ou précédente.
• Propriétaires de tâches en attente: utilisateurs ou groupes qui ont accepté une tâche disponible, mais ne l'ont pas encore terminée. Les tâches futures ne sont pas incluses.
• Propriétaires de tâches incomplètes: utilisateurs qui n'ont pas encore terminé une tâche qui leur a été attribuée. Les tâches futures ne sont pas incluses.