Lorsque les utilisateurs téléchargent (et classent) des documents dans le classeur électronique d'études ou classent des documents existants non classés dans ce même classeur, le système vérifie automatiquement la présence de documents similaires afin de réduire le risque de téléchargement de fichiers en double dans votre eISF. Ceci garantit également une gestion des versions plus cohérente pour tous vos utilisateurs.
- Les contrôles n'ont lieu que lorsqu'un utilisateur télécharge (et classe) un document dans le Study eBinder ou classe un document existant non classé dans le Study eBinder.
- Aucun contrôle n'est effectué lors de la création d'un document dans la bibliothèque.
- Aucun contrôle n'est effectué lors du téléchargement d'un document non classifié dans la boîte de réception de documents Study eBinder.
- Les contrôles ne portent pas sur les types de documents Site: Note de service, Procédures opérationnelles standard, Instructions de travail.
Il existe deux types de vérifications de doublons: la vérification des fichiers en double et la vérification des types de documents en double.
Vérification des fichiers en double
SiteVault vérifie si le fichier source téléchargé correspond exactement au fichier source d'un document existant. En cas de correspondance, une alerte vous en informe et vous propose d'annuler ou de poursuivre le téléchargement. Cette vérification est effectuée pour tous les types de documents eISF.
Vérification du type de document en double
SiteVault vérifie si les champs (ou métadonnées) renseignés par l'utilisateur correspondent à un document existant. En cas de correspondance, une alerte vous en informe et vous propose de mettre à jour le document existant, d'annuler son importation ou de l'importer comme nouveau document. Cette vérification s'applique uniquement à certains types de documents (voir ci-dessous).
Documents activés avec la vérification des types de documents en double
- 1572 ou équivalent
- CV
- Délégation de pouvoirs
- Formulaire de consentement éclairé (vierge)
- Brochure de l'enquêteur
- Conformité IRB/IEC
- Composition du comité d'éthique de la recherche (CER) et du comité d'éthique de la recherche (CERI)
- Certification du laboratoire
- Journal de surveillance des visites
- Licence médicale
- Journal d'inscription des participants
- Protocole
- Signature et initiales
- Preuves de formation (non spécifiques à une étude)
