eISF

Bien que vous puissiez choisir de créer des documents dans la bibliothèque de documents, le classeur électronique d'études permet le téléchargement et l'approbation simultanés des documents.

Téléverser des documents dans la bibliothèque

1. Accéder aux documents > Bibliothèque.
2. Sélectionnez Créer.
3. Sélectionnez « Télécharger » dans la boîte de dialogue, puis sélectionnez « Continuer ».
4. Vous pouvez soit glisser-déposer les fichiers dans la zone bleue, soit sélectionner « Choisir ». Le chargement de plusieurs fichiers crée plusieurs documents.
5. Sélectionnez « Classer les documents maintenant », recherchez et sélectionnez le type de document, puis sélectionnez « Suivant ».
6. Remplissez les champs obligatoires et tout champ supplémentaire nécessaire.
7. Si une certification de copie est requise, veuillez remplir le champ « Copie ou original ». Consultez le texte d'aide au survol de la souris.
8. Sélectionnez Enregistrer.

SiteVault crée le document à l'état de brouillon. Le cas échéant, vous pouvez le faire passer à l'état approuvé/final depuis la bibliothèque (voir ci-dessous) ou le classeur électronique d'études (approbation groupée disponible).

Finaliser ou approuver un document à la bibliothèque

1. Accéder aux documents > Bibliothèque.
2. Localisez et sélectionnez le document.
3. Dans le menu Toutes les actions du document, sélectionnez Changer le statut en {XXXX}, où « XXXX » est le statut final du type de document.
4. Remplissez le champ Date du document.
5. Actions supplémentaires
   • Si aucune autre action n'est requise, sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.
   • Si une certification de copie est requise, sélectionnez « Effectuer une certification de copie ».
     • Complétez le certificat de copie.
     • Sélectionnez Enregistrer pour terminer le processus.

Vous pouvez également approuver/finaliser des documents individuellement ou en masse à partir du classeur électronique d'études.