Les documents du dossier « Boîte de réception » peuvent être classés par les administrateurs ou les membres de l’équipe de recherche. Une fois classé, le document peut être approuvé ou intégré à un flux de travail.
La visionneuse de documents eBinder vous permet de parcourir tous les documents non classés de la boîte de réception. Lorsque vous choisissez de classer un document depuis la visionneuse eBinder, vous pouvez également l'approuver (sélectionner son statut de chargement), certifier sa conformité, et plus encore.
Classer un document dans le classeur électronique d'études
Suivez les étapes suivantes pour classer les documents dans la boîte de réception des documents:
- Accédez au classeur électronique d'études.
- Sélectionnez une étude.
- Sélectionnez le dossier Boîte de réception des documents.
- Sélectionnez un document pour l'ouvrir dans la visionneuse de documents eBinder. REMARQUE: La navigation au clavier est possible dans la visionneuse de documents eBinder (par exemple, utilisez les touches fléchées pour naviguer entre les documents).
- Sélectionnez Classer.
- Sélectionnez le type de document. Vous serez averti si un document d'étude existant correspond au type de fichier ou de document recherché.
-
Sélectionnez l'état du chargement:
- Brouillon: Ce document nécessite un traitement/une révision supplémentaire (mises à jour, signatures, etc.).
- État final: (l'étiquette de l'état dépend du type de document choisi à l'étape précédente): Le document est complet et ne nécessite aucun traitement supplémentaire.
-
Effectuez les
actions supplémentaires suivantes:
- Pour effectuer une certification de copie, sélectionnez Actions supplémentaires > Effectuer une certification de copie, puis vérifiez si le document est une copie exacte ou expurgée.
- Complétez le champ Description avec les détails qui ne figurent pas dans les autres champs du document.
-
Renseignez le champ
Date du document
avec la date la plus pertinente pour identifier de manière unique cette version du document (par exemple, date de version, date d'approbation, date de fin de journalisation, date de réunion, etc.).
- Si possible, renseignez le champ facultatif « Date de début ». Cette date doit correspondre à la date de début de l’enregistrement ou de la saisie des données dans ce document. La date de fin de l’enregistrement des données dans ce document doit être indiquée dans les champs « Date du document » ou « Date de fin ».
- Si disponible, le champ Date d'expiration indique la date à laquelle le document doit expirer.
- Si le document doit avoir une visibilité limitée afin d'éviter de révéler des informations privées (par exemple, l'étude est masquée ou aveugle), sélectionnez Oui dans le champ Restreint.
- Remplissez les champs restants.
- Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications et passer au document suivant dans la boîte de réception. Utilisez les flèches en haut (ou les touches fléchées) pour naviguer entre les documents.
Supprimer un document non classifié de la boîte de réception des documents
Pour supprimer des documents de la boîte de réception, procédez comme suit:
- Accédez au classeur électronique d'études.
- Sélectionnez une étude.
- Sélectionnez le dossier Boîte de réception des documents.
- Sélectionnez un document pour l'ouvrir dans la visionneuse de documents eBinder. REMARQUE: La navigation au clavier est possible dans la visionneuse de documents eBinder (par exemple, utilisez les touches fléchées pour naviguer entre les documents).
- Pour supprimer le document de la boîte de réception des documents, sélectionnez Supprimer.
