Основни опции за отчети
В първия екран за създаване на отчет, избраните от вас опции контролират резултатите, които се показват във вашия отчет, и формата на отчета.
Тип отчет
Типът на отчета определя „обектите за отчитане“ за новия отчет. Например, „Документ“ означава, че отчетът ви ще разглежда само документи, докато „Продукт с кампания“ означава, че отчетът ви ще разглежда записи за продукти и кампании. Научете повече за типовете отчети.
Тип документ
Като изберете тип документ на страницата „Създаване на отчет“, вие:
- Ограничете документите в отчета само до тези с посочения тип, подтип или класификация на документа. Можете да постигнете това и чрез създаване на филтри в инструмента за създаване на отчети.
- Ограничава полетата на документа, достъпни за избор, като колони, филтри и др. Без избран тип документ, всички полета на документа са достъпни. С избран тип документ, достъпни са само полетата, дефинирани за избрания тип и неговите подтипове или класификации.
Включване на предишни версии на документи
По подразбиране отчетите включват само най-новата версия на документа, с по един ред за всеки документ. Избирането на квадратчето „ Включи предишни версии на документи“ включва всички предишни версии на документа.
Формат на отчета
Форматът на отчета определя дали той е табличен или матричен:
- Табличните отчети показват отделни записи в редове на отчета и могат да включват много колони, например списък с обекти по проучване, с подробности за обекта, като Статус и Местоположение.
- Матричните отчети групират по стойности за избраните полета както в колони, така и в редове и извършват обобщено изчисление в клетките, например средно време за преглед на MLR по координатор и подтип.
Специални колони
Повечето колони използват само полета за документи или обекти, но някои колони са показатели, специфични за отчетите. Те са налични само в таблични отчети.
Колони за брой записи
Табличните отчети предлагат колони за „брой“ за всеки обект на отчитане, например „Брой документи“. Можете да покажете стойността на броя като число или процент от общия брой. Например, в отчет, който групира документите по продукт, можете да покажете процента на документите за всеки продукт от общия брой документи в отчета.
Брой отделни записи
По подразбиране SiteVault показва дублиращи се записи и ги включва в общия брой. Дублиращите се записи се появяват в отчети с множество обекти и изгледи, където няколко обекта или записа използват един и същ идентификатор. Ако групирате редове в табличен отчет, можете да изберете да видите броя на отделните записи. В редактора на отчети изберете падащото меню Функция в колоната Идентификатор и изберете Брой отделни записи. Можете да видите броя на отделните записи като числа или проценти. Можете също да сортирате по брой отделни записи.
Колони за действия
В някои отчети можете да добавите колоната „Действие“. Това позволява на преглеждащите отчета да имат достъп до различни действия от вътрешността на отчета.
Действията, до които преглеждащият отчети няма разрешение за достъп, не се показват в менюто „Действия“, но менюто „ Действия“ винаги се показва, освен ако работният поток не е завършен за отчети от работния поток или задачата не е завършена за отчети от типа „Прочетено и разбрано“.
Действия в работния процес
В отчетите за работни потоци менюто „Действия“ показва същите опции като страницата „Активни работни потоци“ или панела „Активен работен поток“, например „ Добавяне на участници“ за работни потоци или „Преназначаване“ за задачи.
Конфигурацията на отчета определя кои действия са видими: ако редът в отчета не съдържа информация на ниво задача, менюто „ Действия“ показва само опции за работен процес.
Полета за формули
Полетата за формули ви позволяват да дефинирате формули във вашите отчети. Подобно на създаването на поле за формула на обект, можете да избирате от пълен списък с обекти в отчета.
Обърнете внимание, че полетата с формули в момента са налични само в таблични отчети. Условните полета и матричните отчети в момента не се поддържат.
Можете да добавяте полета за формули като колони в отчета си и да използвате формули за групиране, сортиране и филтриране.
- Под „Полета за формули“ изберете „Създаване на поле за формула“ .
- Изберете обект.
- Въведете етикет.
- Изберете тип връщане.
- Въведете максимална дължина.
- Въведете формулен израз.
- Щракнете върху „Проверка на синтаксиса“. SiteVault ще ви уведоми дали изразът ви е валиден.
- Кликнете върху Запазване.
За да редактирате или изтриете поле с формула, щракнете върху етикета на формулата.
Условни полета
Условните полета ви позволяват да задавате етикети въз основа на стойностите на други полета. Например, условното поле „Група статуси“ може да преглежда „Състояние на документа“ за документи с различен жизнен цикъл и да групира тези статуси заедно: етикет „Завършен“ за „Одобрен “, „Одобрен за употреба“, „Одобрен за разпространение“ и „В процес“ за „Чакащ преглед“, „В процес на преглед“, „В процес на одобрение“ и т.н. След това можете да използвате условното поле за групиране или като колона в табличен отчет. Не можете да използвате условните полета като филтри в отчета.
- Под „Условни полета“ изберете „Създаване на условно поле“.
- Въведете етикет за условното поле.
- Кликнете върху Създаване на категория.
- Изберете поле, оператор и стойност. Обърнете внимание, че „равно“ трябва да съвпада само в едно поле, докато „In“ ви позволява да изберете множество полета.
- Изберете цвят за етикета от цветовата палитра. Това оцветява колони, стълбове и кръгови диаграми в таблото за управление.
- По избор: Ако е необходимо, дефинирайте няколко условия, като щракнете върху Добавяне на условие. Можете да имате до пет условия във всяка категория.
- По избор: Ако е необходимо, дефинирайте няколко категории, като щракнете върху Създаване на категория.
- Попълнете категорията по подразбиране. Ако никое от другите условия не е изпълнено, ще се използва етикетът и цветът на категорията по подразбиране.
- Кликнете върху Запазване.
Отчетите оценяват категориите по ред. Ако даден запис отговаря на условията в първата категория, SiteVault прилага етикета на първата категория. Ако даден запис не отговаря на условията, SiteVault оценява следващата категория. Категорията по подразбиране се прилага за записи, които не отговарят на никое от условията.
Активиране на псевдоними на филтри и колони
Избирането на квадратчето „ Активиране на псевдоними на филтри и колони“ ви позволява да зададете псевдоними, които се показват за колони (само таблични) и филтри във визуализатора на отчети и в експортирания отчет. Тази опция ви позволява също да премахнете колоната „Име“ за всеки обект за отчитане. Псевдонимите са особено полезни за отчети, изпращани до регулаторни агенции, които очакват специфични конвенции за именуване на колони и филтри.
Комбиниране на подкани за отчети
Поставянето на квадратчето „Комбиниране на подкани за отчети“ в „Разширени опции“ позволява на SiteVault да комбинира подкани за отчети с един и същ обект, етикет, оператор и тип данни в една подкана, опростявайки повтарящите се филтри в сложни таблични отчети. Комбинирането на подкани за отчети не влияе на филтрите за отчети или експортираната титулна страница на отчета.
Изпълняване на отчети във фонов режим
Когато създавате или редактирате отчет, можете да изберете да го стартирате във фонов режим. SiteVault ви уведомява, когато резултатите от отчета са готови за преглед, което ви позволява да продължите работата си, докато отчетът се изпълнява. Можете да изберете връзката в известието, за да получите достъп до резултатите.
Можете да стартирате отчет във фонов режим от страницата „Отчети“ или от страницата за редактиране на отчети. На страницата „Отчети“ изберете менюто „ Действия“ до името на отчета и изберете „Изпълнение във фонов режим“. На страницата за редактиране на отчети изберете „Изпълнение“ и след това изберете „Изпълнение във фонов режим“.
Ограничения
Следните ограничения се отнасят за отчетите, изпълнявани във фонов режим:
- Можете да изпълните до пет отчета във фонов режим едновременно.
- Отчетите ще изтекат след два часа.
- Резултатите се кешират за 35 дни. Кешираните резултати са специфични за потребителя.
