Основни опции за отчет
В първия екран за създаване на отчет избраните от вас опции контролират резултатите, които се показват във вашия отчет, и формата на отчета.
Тип отчет
Типът отчет определя „обектите за докладване“ за новия отчет. Например Документ означава, че вашият отчет ще разглежда само документи, докато Продукт с кампания означава, че вашият отчет разглежда записи на продукти и кампании. Научете повече за типовете отчети.
Тип документ
Като изберете тип документ на страницата Създаване на отчет, вие:
- Ограничете документите в отчета само до тези с посочения тип, подтип или класификация на документа. Можете също да постигнете това, като създадете филтри в създателя на отчети.
- Ограничава полетата на документа, налични за избор като колони, филтри и т.н. Без избран тип документ, всички полета на документа са налични. При избран тип документ са налични само полета, дефинирани за избрания тип и неговите подтипове или класификации.
Включително предишни версии на документи
По подразбиране отчетите включват само най-новата версия на документ, с един ред за всеки документ. Поставянето на отметка в квадратчето Включване на предишни версии на документ включва всички предишни версии на документ.
Формат на отчета
Форматът на отчета определя дали отчетът е табличен или матричен:
- Табличните отчети показват отделни записи в редове на отчета и могат да включват много колони, например списък на сайтове по изследване, с подробности за сайта като състояние и местоположение.
- Матричните отчети се групират по стойности за избраните полета както в колони, така и в редове и извършват обобщено изчисление в клетките, например средно време за преглед на MLR по координатор и подтип.
Специални колони
Повечето колони просто използват полета на документ или обект, но някои колони са показатели, специфични за отчетите. Те са налични само в таблични отчети.
Колони за преброяване на записи
Табличните отчети предлагат колони за „броене“ за всеки обект на отчитане, например Брой документи. Можете да покажете стойност за преброяване като число или процент от общото. Например в отчет, който групира документи по продукт, можете да покажете процента на документите за всеки продукт от общия брой документи в отчета.
Различни записи
По подразбиране SiteVault показва дублирани записи и включва дубликатите в общия брой. Дублиращи се записи се появяват в отчети с множество обекти и изгледи, където няколко обекта или записа използват един и същ идентификатор. Ако групирате редове в табличен отчет, можете да изберете да преглеждате броя на отделните записи. В редактора на отчети изберете падащото меню Функция в колоната ID и изберете Различен брой. Можете да видите отделни преброявания като числа или проценти. Можете също да сортирате по отделен брой.
Колони за действие
В някои отчети можете да добавите колоната Действие. Това позволява на зрителите на отчета да имат достъп до различни действия от вътрешността на отчета.
Действията, до които визуализаторът на отчети няма разрешение за достъп, не се показват в менюто Действия, но менюто Действия винаги се показва, освен ако работният поток не е завършен за отчети за работен поток или задачата е завършена за отчети Прочетени и разбрани.
Действия на работния процес
В отчетите за работния поток менюто Действия показва същите опции като страницата Активни работни потоци или панела Активен работен поток, например Добавяне на участници за работни потоци или Преназначаване за задачи.
Конфигурацията на отчета определя кои действия са видими: ако редът в отчета не съдържа информация на ниво задача, менюто Действия показва само опции за работен поток.
Полета за формула
Полетата за формули ви позволяват да дефинирате формули във вашите отчети. Подобно на създаването на поле за формула на обект, можете да изберете от пълен списък с обекти в отчета.
Имайте предвид, че полетата за формули в момента са налични само в таблични отчети. Понастоящем не се поддържат условни полета и матрични отчети.
Можете да добавяте полета за формули като колони във вашия отчет и да използвате формули за групиране, сортиране и филтриране.
- Под Полета за формула изберете Създаване на поле за формула .
- Изберете обект.
- Въведете етикет.
- Изберете тип връщане.
- Въведете максимална дължина.
- Въведете формулен израз.
- Щракнете върху Проверка на синтаксиса. SiteVault ще ви уведоми дали изразът ви е валиден.
- Щракнете върху Запазване.
За да редактирате или изтриете поле за формула, щракнете върху етикета на формулата.
Условни полета
Условните полета ви позволяват да задавате етикети въз основа на други стойности на полета. Например условното поле за група статуси може да разглежда статуса на документа за документи с различни жизнени цикли и да групира тези състояния заедно: Пълен етикет за Одобрен, Одобрен за използване, Одобрен за разпространение и В ход за Предстоящ преглед, В преглед, В одобрение и т.н. След това можете да използвате условното поле за групиране или като колона в табличен отчет. Не можете да използвате условни полета като филтри в отчета.
- Под Условни полета изберете Създаване на условно поле.
- Въведете етикет за условното поле.
- Щракнете върху Създаване на категория.
- Изберете поле, оператор и стойност. Имайте предвид, че равните трябва да съвпадат само в едно поле, докато In ви позволява да изберете няколко полета.
- Изберете цвят за етикета с цветовата палитра. Това оцветява колони, ленти и кръгови клинове в таблото за управление.
- По избор: Ако е необходимо, дефинирайте няколко условия, като щракнете върху Добавяне на условие. Можете да имате до пет условия във всяка категория.
- По избор: Ако е необходимо, дефинирайте няколко категории, като щракнете върху Създаване на категория.
- Попълнете категорията по подразбиране. Ако нито едно от другите условия не е изпълнено, ще се използва етикет и цвят на категорията по подразбиране.
- Щракнете върху Запазване.
Отчетите оценяват категориите по ред. Ако даден запис отговаря на условията в първата категория, SiteVault прилага етикета на първата категория. Ако даден запис не отговаря на условията, SiteVault оценява следващата категория. Категорията по подразбиране се прилага за записи, които не отговарят на нито едно от условията.
Активиране на филтри и псевдоними на колони
Поставянето на отметка в квадратчето Разрешаване на филтър и псевдоними на колони ви позволява да зададете псевдоними, които се показват за колони (само таблични) и филтри в инструмента за преглед на отчети и в експортирания отчет. Тази опция също ви позволява да премахнете колоната Име за всеки обект на отчитане. Псевдонимите са особено полезни за отчети, изпратени до регулаторни агенции, които очакват специфични конвенции за именуване на колони и филтри.
Комбиниране на подкани за отчет
Поставянето на квадратчето за отметка Комбиниране на подкани за отчет под Разширени опции позволява на SiteVault да комбинира подкани за отчет със същия обект, етикет, оператор и тип данни в една подкана, опростявайки повтарящите се филтри в сложни таблични отчети. Комбинирането на подкани за отчет не засяга филтрите за отчет или заглавната страница на експортирания отчет.
Изпълнявайте отчети във фонов режим
Когато създавате или редактирате отчет, можете да изберете да стартирате отчета във фонов режим. SiteVault ви уведомява, когато резултатите от отчета са готови за преглед, което ви позволява да продължите работата си, докато отчетът се изпълнява. Можете да изберете връзката в известието за достъп до резултатите.
Можете да стартирате отчет във фонов режим от страницата Отчети или от страницата за редактиране на отчет. На страницата Отчети изберете менюто Действия до името на отчета и изберете Изпълнение във фонов режим. На страницата за редактиране на отчет изберете Изпълнение и изберете Изпълнение във фонов режим.
Ограничения
Следните ограничения се прилагат за отчетите, изпълнявани във фонов режим:
- Можете да стартирате до пет отчета във фонов режим едновременно.
- Отчетите ще изтекат след два часа.
- Резултатите са кеширани за 35 дни. Кешираните резултати са специфични за потребителя.
SiteVault
