多文档工作流程允许您通过工作流程同时向多个参与者发送多个文档。
SiteVault为以下工作流程提供多文档支持：
- 阅读并理解： 向研究团队成员发送一份或多份研究文件。每位收件人必须确认已阅读并理解每份研究文件。
- 发送以供审阅： 将一个或多个文档发送给可以使用注释工具提供反馈的同事。
- 发送电子签名： 向多个签名人发送一份或多份文件以批准记录（非PI监督）。
选择文档
- 从库中启动工作流： 从库中启动文档工作流时， SiteVault会包含当前视图中的所有文档。例如，如果您从“收藏夹”启动工作流， SiteVault会将“收藏夹”中的所有文档都包含在工作流中。如果您在启动工作流之前执行搜索或应用筛选器， SiteVault将仅包含匹配的文档。
- 从购物车启动工作流： 从购物车启动文档工作流时， SiteVault会将购物车中的所有文档都包含在内。这样，您可以选择要包含在文档工作流中的文档。
多文档工作流程的局限性
- 某些文档工作流程仅在特定的文档生命周期状态下可用。
-
在以下情况下，您无法启动文档工作流：
- 如果所选文档中有任何文档已处于活动工作流程中。
- 如果选中的文档超过100份。
- 如果文档工作流与特定生命周期关联，则该工作流可能只允许处于特定状态或配置了特定字段的文档运行。如果一个或多个文档不符合指定条件，则无法启动该工作流。
多文档工作流任务
启动多文档工作流程
- 筛选图书馆或购物车中的选定文档。
- 从“操作”菜单中，选择 “启动工作流” 。工作流中最多可以包含 100 个文档。
- 在启动对话框中，从 “工作流” 下拉列表中选择特定的工作流。SiteVault 仅显示对所选文档有效且处于活动状态的工作流。
- 选择 “继续” 。
- 如果系统提示，请提供 描述 。SiteVaultSiteVault将此值用作 信封记录的名称 。
- 指定任务接收人。
- 如果可用，请添加任务说明。这些说明将显示在 “全部” 和 “我的任务” 通知以及文档任务功能区中。
- 请填写所有必填字段值或变量。
- 选择 “开始” 。
完成分配的任务
在文档工作流程中，您可能需要对工作流程中的每个文档给出任务结论。您可以在多文档查看器中轻松查看已查看的文档。尚未查看的文档标题以粗体显示，已查看的文档标题则以普通字体显示。
- 启动文档工作流程后，导航至 “首页”>“我的任务” 。
- 点击 “完成” 或 “继续” 按钮打开文档工作流程查看器。
- 如果您有待处理的任务：在工作流标题中，单击 “接受” 。请注意，接受任务后，您可以单击“撤销接受”来释放该任务。释放后，该任务将再次对任何已分配的用户可用。
- 点击工作流程标题中的 “完成” 按钮。
- 此时会弹出一个确认对话框。请查看消息内容，然后单击 “完成” 继续。
- 如果您的工作流程提示需要电子签名：请输入您的用户名和密码以提供电子签名。
文档工作流时间线视图
文档工作流任务页面包含“时间线视图”选项，可提供工作流相关事件的概览。“时间线视图”最多显示 100 个任务。
访问时间线视图
要在文档工作流任务页面中打开此视图，请单击布局选择器工具栏中的 “时间线视图 ”按钮。
时间线视图中的操作
在时间线视图中，您可以点击工作流行的 “查看工作流历史记录报告” 按钮，以报告形式查看工作流和任务的详细信息。您还可以使用活动工作流和任务上的“操作”菜单，访问相关选项，例如“取消工作流”、“取消任务”、“添加参与者”、“更新截止日期”和“重新分配”。
更新任务截止日期
- 导航至工作流程的 时间线视图 。
- 从任务 详细信息操作 菜单中，选择 “更新任务截止日期” 。
- 在对话框中，于 “任务截止日期” 字段中选择新的日期。
- 点击 更新 。
- Vault会通知任务所有者更新后的截止日期。
删除文档
从文档工作流中移除文档时， Vault会使用工作流取消状态将文档移动到相应的生命周期状态。如果信封中仅包含单个文档，则无法将其移除。
- 将鼠标悬停在查看器左侧列表中的文档名称上。
- 点击 X 图标。
- 在确认窗口中，点击 “继续” 进行确认。此操作不可逆。
取消工作流程
有时需要停止正在进行的工作流程，并从参与者列表中移除所有未完成的任务。取消工作流程后，工作流程的内容将恢复到工作流程启动前的状态。
- 导航至 “首页”>“活动工作流” 或 “工作流时间 线”视图。
- 点击 “操作” 菜单，然后选择 “取消工作流” 。
- 如果系统提示，请提供取消订单的评论。
- 在对话框中，单击 “继续” 。
更换工作流所有者
如果您拥有相应的权限，则可以替换当前工作流的所有者。VaultVault所有分配给“工作流所有者”参与者组的当前任务重新分配给新所有者，并且所有未来的任务也将分配给新所有者。
- 从工作流的 “操作” 菜单中，选择 “替换工作流所有者” 。
- 在对话框中，选择要替换当前工作流所有者的用户。只有拥有启动此类工作流权限的用户才能作为替换所有者。
- 点击 提交 。
电子邮件工作流程参与者
此操作允许您向一个或多个工作流程参与者发送电子邮件，以提醒他们即将到期或已过的任务截止日期，或通知他们工作流程变更。
- 导航至 “首页”>“活动工作流” 、“文档信息”页面的 时间线视图 或 “活动工作流” 面板。
- 从工作流的 “操作” 菜单中，选择“向 参与者发送电子邮件” 。
- 在对话框中，选择电子邮件的 收件人 。
- 在 “消息” 栏中输入消息。
- 要将自己添加为收件人，请选中“向自己发送副本”复选框。
- 点击 发送 。
参与者群体
在向工作流程参与者发送电子邮件时，您可能会看到以下可供选择的收件人组：
- 可接任务用户 ：有任务可供接取的用户。
- 已完成任务的所有者 ：已完成当前或上一个任务的用户。
- 待处理任务负责人 ：已接受可用任务但尚未完成的用户或群组。未来的任务不包括在内。
- 未完成任务负责人 ：指尚未完成已分配任务的用户。未来的任务不包括在内。
