多文档工作流程允许您同时通过工作流程将多个文档发送给多个参与者。

SiteVault提供以下工作流程的多文档：

• 阅读并理解： 向研究团队成员发送一份或多份研究文件。每位收件人必须确认他们已阅读并理解每份研究文件。
• 发送以供审核： 将一份或多份文档发送给可以使用注释工具提供反馈的同事。
• 发送电子签名： 将一份或多份文件发送给多个签名者以批准记录（而非PI监督）。

选择文档

• 从库中启动工作流： 从库中启动文档工作流时， SiteVault会包含当前视图中的所有文档。例如，如果您从收藏夹中启动工作流， SiteVault会将收藏夹中的所有文档包含在文档工作流中。如果您在启动工作流之前执行搜索或应用过滤器， SiteVault只会包含匹配的文档。
• 从购物车启动工作流程： 从购物车启动文档工作流程时， SiteVault会将所有文档包含在购物车中。这样您就可以选择要包含在文档工作流程封套中的文档。

多文档工作流程限制

• 某些文档工作流程仅适用于特定文档生命周期状态。
• 在下列情况下，您无法启动文档工作流程：
  • 如果任何选定的文档已处于活动工作流程中
  • 如果选定的文档超过 100 个
  • 如果文档工作流与特定生命周期相关联，则工作流可能仅允许处于特定状态或配置了特定字段的文档。如果一个或多个文档不满足指定条件，您将无法启动工作流

多文档工作流任务

启动多个文档的工作流程

1. 过滤库或购物车中选定的文档。
2. 从操作菜单中，选择 启动工作流 。您最多可以在工作流中包含 100 个文档。
3. 在开始对话框中，从 工作流下 拉菜单SiteVault选择特定工作流。SiteVault 仅显示对所选文档有效且处于活动状态的工作流。
4. 选择 继续 。
5. 如果出现SiteVault，请提供 描述 。SiteVault 使用此值作为 信封记录的名称 。
6. 分配任务接收者。
7. 如果有，请添加任务说明。这些说明将显示在 “全部” 和 “我的任务” 通知以及文档任务功能区中。
8. 填写任何必填的字段值或变量。
9. 选择 开始 。

完成分配的任务

在文档工作流中，您可能有一些任务需要您为工作流信​​封中的每个文档提供任务裁决。您可以在多文档查看器中轻松查看已查看的文档。您尚未查看的文档的标题以粗体显示，而已查看的文档标题则不显示粗体。

1. 启动文档工作流程后，导航至 主页 > 我的任务 。
2. 单击 “完成” 或 “继续” 按钮以打开文档工作流查看器。
3. 如果您有可用任务：在工作流标题中，单击 “接受” 。请注意，接受任务后，您可以单击“撤消接受”以释放它。释放后，任何分配的用户都可以再次使用该任务。
4. 单击工作流标题中的 “完成” 按钮。
5. 确认对话框打开。查看消息并单击 “完成” 以继续。
6. 如果您的工作流程提示需要电子签名：请输入您的用户名和密码以提供电子签名。

文档工作流程的时间线视图

文档工作流任务页面包含时间线视图选项，可鸟瞰工作流相关事件。时间线视图最多可显示 100 个任务。

访问时间线视图

要在文档工作流任务页面中打开此视图，请单击布局选择器工具栏中的 “时间线视图” 按钮。

时间轴视图中的操作

在时间线视图中，您可以点击工作流行的 “查看工作流历史记录报告”， 以使用报告查看工作流和任务详细信息。您还可以使用活动工作流和任务上的“操作”菜单访问相关选项，例如“取消工作流”、“取消任务”、“添加参与者”、“更新截止日期”和“重新分配”。

更新任务截止日期

1. 导航到工作流的 时间线视图 。
2. 从任务 “详细信息操作” 菜单中，选择 “更新任务截止日期” 。
3. 在对话框中，在 任务截止日期 字段中选择一个新日期。
4. 单击 “更新” 。
5. Vault会通知任务所有者更新后的截止日期。

移除文件

当您从文档工作流程中删除文档时， Vault将使用工作流程取消状态将文档移至适当的生命周期状态。如果封套仅包含单个文档，则无法将其删除。

1. 将鼠标悬停在查看器左侧列表中的文档名称上。
2. 单击 X 图标。
3. 在确认窗口中，点击 继续 进行确认。此操作不可撤消。

取消工作流程

有时需要停止活动的工作流并从参与者列表中删除所有未完成的任务。取消工作流时，工作流内容将返回到工作流启动之前的状态。

1. 导航至 主页 > 活动工作流 或 工作流时间线 视图。
2. 单击 “操作” 菜单并选择 “取消工作流” 。
3. 如果出现提示，请提供取消的评论。
4. 在对话框中，单击 “继续” 。

更换工作流所有者

如果您拥有正确的权限，则可以替换活动工作流的所有者。Vault 会将分配给工作流所有者参与者组的所有当前任务重新分配给新所有者，Vault所有未来任务都将分配给新所有者。

1. 从工作流的 操作 菜单中，选择 替换工作流所有者 。
2. 在对话框中，选择一名用户来替换当前工作流程所有者。只有具有启动此类工作流程权限的用户才可作为替换所有者。
3. 单击 “提交” 。

电子邮件工作流程参与者

此操作允许您向一个或多个工作流程参与者发送电子邮件，提醒他们即将到期或已过期的任务截止日期，或通知他们工作流程的变化。

1. 导航至 主页 > 活动工作流 、文档信息页面的 时间线视图 或 活动工作流 面板。
2. 从工作流程的 操作 菜单中，选择 “电子邮件参与者” 。
3. 在对话框中，选择电子邮件的 收件人 。
4. 在 消息 字段中输入消息。
5. 要将您自己添加为收件人，请选中“发送副本给我自己”复选框。
6. 单击 “发送” 。

參與者組

向工作流程参与者发送电子邮件时，您可能会看到以下可供选择的收件人组：

• 可用任务所有者 ：有可接受任务的用户。
• 已完成任务所有者 ：已完成当前或之前任务的用户。
• 待处理任务所有者 ：已接受可用任务但尚未完成的用户或组。未来任务不包括在内。
• 未完成任务所有者 ：已尚未完成分配的任务。未来任务不包括在内。