Жизненные циклы документов — это последовательность состояний ( «Черновик», «На рассмотрении» и т. д.), которые документ проходит в течение своего существования. Жизненный цикл может быть простым (два состояния, между которыми пользователи должны вручную переключаться) или сложным (несколько состояний с различными уровнями безопасности и рабочими процессами, которые автоматически переводят документ в другое состояние).

Жизненные циклы документов

У каждого документа есть жизненный цикл. Поскольку жизненные циклы управляют поведением документа, важно связать его с правильным жизненным циклом. В SiteVault жизненные циклы связаны с одним или несколькими типами документов. Документы наследуют все бизнес-правила, связанные с жизненным циклом, что обеспечивает повторяемость процесса с минимальными усилиями.

Состояния жизненного цикла

Упорядоченные состояния в жизненном цикле представляют собой этапы, через которые проходит документ по мере его создания, просмотра, утверждения и, в конечном итоге, архивации или замены пользователями. К каждому состоянию применяется набор бизнес-правил, определяющих, что происходит с документом в этом состоянии. SiteVault автоматически применяет их к каждому документу, переходящему в это состояние.

Перемещение между штатами

Документы перемещаются между штатами различными способами:

• Пользователь явно изменяет состояние документа, используя настроенное действие. Это может происходить с отдельным документом или в рамках пакетного действия.
• Документ поступает в рабочий процесс, конфигурация которого включает одно или несколько изменений состояния.
• Документ автоматически перемещается в результате изменения состояния связанного с ним документа.

Во всех случаях SiteVault автоматически выполняет бизнес-логику, связанную с новым состоянием. Обратите внимание, что названия параметров изменения состояния и запуска рабочего процесса могут различаться. После изменения состояния документа может потребоваться обновить страницу, чтобы увидеть новый статус.

Этапы жизненного цикла и группы этапов

Этапы жизненного цикла позволяют организациям группировать состояния жизненного цикла документов и объектов в упорядоченные наборы стадий. Затем Vault визуально отображает текущую стадию записи документа или объекта на странице «Информация о документе» с помощью панели «Шевронная диаграмма стадий жизненного цикла». При щелчке по активной стадии отображается информация о рабочем процессе для текущего документа, включая все открытые задачи.