Жизненные циклы документов — это последовательности состояний ( Черновик, На рассмотрении и т. д.), через которые проходит документ в течение своей жизни. Жизненный цикл может быть простым (два состояния, требующие от пользователей ручного перемещения между состояниями) или сложным (несколько состояний с различной безопасностью и рабочими процессами, которые автоматически переводят документ в другое состояние).

Жизненные циклы документов

У каждого документа есть жизненный цикл. Поскольку жизненные циклы управляют поведением документа, важно связать правильный жизненный цикл с документом. В SiteVault жизненные циклы связаны с одним или несколькими типами документов. Документы наследуют все бизнес-правила, связанные с жизненным циклом, обеспечивая повторяемый процесс, требующий минимальных усилий.

Состояния жизненного цикла

Упорядоченные состояния в жизненном цикле представляют собой этапы, через которые проходит документ, когда пользователи создают, просматривают, утверждают и в конечном итоге архивируют или заменяют его. Набор бизнес-правил применяется к каждому состоянию и определяет, что происходит с документом в этом состоянии. SiteVault автоматически применяет их к каждому документу, который входит в состояние.

Перемещение между штатами

Документы перемещаются между штатами различными способами:

• Пользователь явно изменяет состояние документа, используя настроенное действие пользователя. Это может произойти в отдельном документе или как часть массового действия.
• Документ поступает в рабочий процесс, конфигурация которого включает одно или несколько изменений состояния.
• Документ автоматически перемещается в результате изменения состояния связанного документа.

Во всех случаях SiteVault автоматически выполняет бизнес-логику, связанную с новым состоянием. Обратите внимание, что названия параметров изменения состояния и запуска рабочего процесса могут различаться. После изменения состояния документа вам может потребоваться обновить страницу, чтобы просмотреть новый статус.

Стадии жизненного цикла и группы стадий

Стадии жизненного цикла позволяют организациям группировать состояния жизненного цикла документов и объектов в упорядоченные коллекции стадий. Vault затем визуально представляет текущую стадию записи документа или объекта на странице Doc Info через панель шеврона Lifecycle Stages. При нажатии на активную стадию отображается информация о рабочем процессе для текущего документа, включая любые открытые задачи.