eISF

Процесс загрузки документов в электронный архив включает в себя возможность перевода документов в стабильное состояние, заверения копий и/или запуска рабочего процесса (электронная подпись, чтение и понимание или проверка). Документы, загруженные в электронный архив, также присутствуют в библиотеке.

Выполните следующие шаги, чтобы загрузить документы непосредственно в Study eBinder:

1. Доступ к документам > Электронная папка для учебных материалов.
2. Выберите один из способов загрузки ниже:
   • Загрузка (нажмите кнопку «Загрузить»)
     • Выберите локально сохраненные документы.
     • Выберите «Открыть».
   • Перетаскивание
     • Откройте окно браузера Study eBinder и выберите локально сохраненные документы на вашем компьютере.
     • Используйте курсор для перетаскивания документов из локальной папки в папку eBinder или в таблицу eBinder.
3. Для каждого документа:
   • Выберите тип документа. Чтобы классифицировать документ позже, выберите «Классифицировать позже» (Переместить во входящие) и перейдите к следующему документу.
   • Вы получите уведомление, если будет обнаружено, что существующий документ исследования соответствует типу файла или документа.
   • Выберите состояние загрузки:
     • Черновик: Документ требует дополнительной обработки/проверки (обновления, подписи и т. д.).
     • Итоговое состояние: (метка состояния зависит от типа документа, выбранного на предыдущем шаге): Документ готов, дальнейшая обработка не требуется.
   • Дополнительные действия:
     • Для выполнения заверения копии выберите Дополнительные действия > Выполнить заверение копии.
       • Если документ является исходным документом, проверьте, является ли он точной или отредактированной копией.
     • Чтобы запустить рабочий процесс, выберите соответствующий рабочий процесс в разделе «Дополнительные действия».
       • Заполните необходимые поля в диалоговом окне «Запуск рабочего процесса».
       • Примечание: рабочие процессы недоступны для документов с ограниченным доступом.
   • Заполните поле «Описание» подробной информацией, не указанной в других полях документа.
   • В поле «Дата документа» укажите наиболее подходящую дату для однозначной идентификации данной версии документа (например, дата версии, дата утверждения, дата окончания журнала, дата встречи и т. д.).
   • Если имеется, заполните необязательное поле «Дата начала». Эта дата должна отражать самую раннюю дату записи или внесения данных в этот документ. В поля «Дата документа» или «Дата окончания» следует добавить самую позднюю дату записи данных в этот документ.
   • Если имеется поле « Дата истечения срока действия», укажите дату, до которой срок действия документа должен истечь.
   • Если доступ к документу должен быть ограничен во избежание раскрытия конфиденциальной информации, или если исследование является замаскированным или слепым, выберите «Да» в поле «Ограниченный доступ».
   • Заполните оставшиеся поля.
4. Выберите «Сохранить».