O SiteVault utiliza um poderoso mecanismo de busca para ajudar você a encontrar documentos e anexos. Você pode realizar buscas básicas na barra de busca principal ou buscas mais detalhadas usando a Busca Avançada. Na barra de busca principal, você também pode selecionar o tipo de documento que deseja encontrar.
Sobre pesquisas de documentos
Ao pesquisar documentos, você seleciona " Todos os Documentos" ou um tipo de documento específico na barra de pesquisa. A pesquisa de documentos encontra documentos com valores de campo que correspondem aos termos de pesquisa e, em seguida, destaca o texto correspondente ao exibir os resultados da pesquisa. A pesquisa e o destaque incluem quaisquer palavras configuradas como sinônimos para seus termos de pesquisa, bem como palavras correspondentes por meio de lematização.
Para pesquisas mais detalhadas que podem incluir o conteúdo do documento (pesquisa de texto completo) e anexos, você pode usar a Pesquisa Avançada.
Em algumas situações, o SiteVault converte seus termos de pesquisa em filtros relevantes usando a Filtragem Inteligente.
Sobre a pesquisa de relatórios
Para pesquisar em vários relatórios, selecione "Relatórios" na barra de pesquisa. O SiteVault pesquisa pelo nome do relatório, tipo de relatório, descrição e na maioria dos campos. O SiteVault exibe os relatórios correspondentes em uma visualização filtrada na guia "Relatórios". Para salvar essa visualização para uso futuro, clique em "Salvar visualização como".
Usando a pesquisa básica
A Pesquisa Básica permite que você execute consultas simples pesquisando em campos específicos do documento.
- No menu suspenso da barra de pesquisa, selecione os documentos que deseja pesquisar.
- Clique no campo de pesquisa na barra de navegação principal. O SiteVault exibirá automaticamente os documentos visualizados mais recentemente. Se estiver procurando por algum deles, clique na lista de visualização. Caso contrário, continue com os próximos passos.
- Comece a digitar um ou mais termos na caixa de pesquisa. Para pesquisar uma sequência exata, use aspas duplas em torno dos termos ( “educação do paciente” ). A lista de pré-visualização é atualizada a cada caractere digitado para sugerir termos de pesquisa e até cinco (5) resultados relevantes.
- Selecione um documento na lista de pré-visualização, pressione Enter para ver todos os resultados ou clique em Pesquisa Avançada para realizar uma consulta mais complexa.
- Opcional: Se o conjunto de resultados da pesquisa for muito grande, aplique filtros na página de resultados para facilitar a localização do documento. O SiteVault preserva as configurações de filtro quando você modifica a pesquisa, inicia uma nova ou inicia uma Pesquisa Avançada.
- Na página de resultados da pesquisa, clique no nome do documento para visualizá-lo.
Se o conjunto de resultados da pesquisa for muito grande, você pode aplicar filtros na página de resultados para ajudar a encontrar documentos específicos. O SiteVault preserva as configurações de filtro quando você modifica sua pesquisa ou inicia uma nova.
Ao clicar no campo de pesquisa na maioria das áreas do SiteVault, a pesquisa é feita por padrão em todos os documentos da guia Biblioteca.
Usando a pesquisa avançada
A Pesquisa Avançada permite realizar consultas mais complexas em documentos, pesquisando em campos específicos, incluindo anexos, alterando o operador de pesquisa e pesquisando no conteúdo do documento.
- Clique no ícone de binóculos na barra de pesquisa ou em Pesquisa Avançada na lista de pré-visualização da pesquisa. O SiteVault preserva as configurações de filtro ao iniciar uma Pesquisa Avançada.
- Preencha quantos critérios forem necessários. Se configurado, você pode realizar uma pesquisa expandida em uma guia ou coleção específica, selecionando-a no menu suspenso "Pesquisar em".
- Para realizar uma pesquisa geral além da pesquisa específica do campo que você inseriu, selecione " Incluir conteúdo" no escopo da pesquisa e insira os termos de pesquisa nos campos " Qualquer uma destas palavras" ou "Todas estas palavras", dependendo do operador de pesquisa que você deseja usar. Você pode usar ambos os campos, se necessário.
Por padrão, as pesquisas incluem apenas o documento e seus campos. Selecione " Incluir conteúdo" para incluir o conteúdo do documento ao usar a Pesquisa Avançada. Selecione "Incluir anexos" para pesquisar correspondências nos anexos do documento.
Se você inserir um termo de pesquisa no campo "Todas as palavras" com as opções "Incluir conteúdo" e "Incluir anexos" selecionadas, o SiteVault realizará uma pesquisa separada para cada escopo de pesquisa. Além disso, uma terceira pesquisa será realizada nos metadados do documento. O termo de pesquisa deve aparecer em pelo menos um dos escopos de pesquisa para gerar resultados.
Pesquisando em uma visualização salva
O SiteVault permite pesquisar em qualquer visualização padrão ou salva, preservando todos os filtros e configurações da visualização ao realizar a pesquisa. Para isso, selecione a visualização na qual deseja pesquisar. O nome da visualização aparece na barra de pesquisa para que você saiba em qual visualização está pesquisando.
Após receber os resultados da pesquisa, você pode continuar adicionando e removendo filtros. Clique em Salvar visualização para atualizar a visualização com as novas configurações de filtro.
O SiteVault não aplica filtragem inteligente se já houver pelo menos um filtro aplicado.
Sobre documentos desaparecidos
Se você não conseguir encontrar um documento por meio da busca, existem várias possibilidades:
- Você não tem permissão para visualizar o documento. Somente os documentos que você tem permissão para visualizar aparecem nos resultados da sua pesquisa. Você pode ser atribuído a uma função no documento que não possui permissões para o estado atual do documento.
- O termo de pesquisa não corresponde devido a um erro de ortografia na sua pesquisa, nos campos do documento ou no conteúdo do documento. O SiteVault não sugere grafias alternativas como o Google faz.
- O documento não existe ou foi eliminado.
Limitações
O comprimento máximo de cada termo de pesquisa é de 250 caracteres.
