O ciclo de vida de um documento é a sequência de estados ( Rascunho, Em Revisão, etc.) pelos quais um documento passa durante sua existência. Um ciclo de vida pode ser simples (dois estados que exigem que os usuários naveguem manualmente entre eles) ou complexo (múltiplos estados com diferentes níveis de segurança e fluxos de trabalho que movem o documento automaticamente para outro estado).
Ciclos de vida de documentos
Todo documento possui um ciclo de vida. Como os ciclos de vida controlam o comportamento de um documento, é importante associar o ciclo de vida correto a cada documento. No SiteVault, os ciclos de vida são vinculados a um ou mais tipos de documento. Os documentos herdam todas as regras de negócio associadas ao ciclo de vida, garantindo um processo repetível que exige o mínimo de esforço.
Estados do ciclo de vida
Os estados ordenados dentro de um ciclo de vida representam os estágios pelos quais um documento passa à medida que os usuários o criam, revisam, aprovam e, eventualmente, o arquivam ou substituem. Um conjunto de regras de negócio se aplica a cada estado e define o que acontece com o documento nesse estado. O SiteVault aplica essas regras automaticamente a todos os documentos que entram nesse estado.
Mudança entre estados
Os documentos transitam entre estados de diversas maneiras:
- Um usuário altera explicitamente o estado do documento usando uma ação de usuário configurada. Isso pode ocorrer em um documento individual ou como parte de uma ação em lote.
- Um documento entra em um fluxo de trabalho cuja configuração inclui uma ou mais mudanças de estado.
- Um documento é movido automaticamente para um documento relacionado em decorrência de uma mudança de estado.
Em todos os casos, o SiteVault executa automaticamente a lógica de negócios associada ao novo estado. Observe que os nomes das opções de alteração de estado e início do fluxo de trabalho podem variar. Após alterar o estado de um documento, talvez seja necessário atualizar a página para visualizar o novo status.
Estágios do ciclo de vida e grupos de estágios
Os Estágios do Ciclo de Vida permitem que as organizações agrupem os estados do ciclo de vida de documentos e objetos em coleções ordenadas de estágios. O Vault então representa visualmente o estágio atual de um registro de documento ou objeto na página Informações do Documento por meio do painel de seta Estágios do Ciclo de Vida. Clicar no estágio ativo exibe informações do fluxo de trabalho para o documento atual, incluindo quaisquer tarefas em aberto.
