Os ciclos de vida de documentos são as sequências de estados ( Rascunho, Em Revisão, etc.) pelos quais um documento passa ao longo de sua vida. Um ciclo de vida pode ser simples (dois estados que exigem que os usuários se movam manualmente entre eles) ou complexo (vários estados com segurança e fluxos de trabalho diferentes que movem o documento automaticamente para outro estado).
Ciclos de vida de documentos
Todo documento tem um ciclo de vida. Como os ciclos de vida controlam o comportamento de um documento, é importante associar o ciclo de vida correto a ele. No SiteVault, os ciclos de vida são vinculados a um ou mais tipos de documento. Os documentos herdam todas as regras de negócios associadas ao ciclo de vida, garantindo um processo repetível e com esforço mínimo.
Estados do ciclo de vida
Os estados ordenados dentro de um ciclo de vida representam os estágios pelos quais um documento transita conforme os usuários o criam, revisam, aprovam e, eventualmente, arquivam ou substituem. Um conjunto de regras de negócios se aplica a cada estado e define o que acontece com o documento naquele estado. O SiteVault as aplica automaticamente a todos os documentos que entram nesse estado.
Mudança entre estados
Os documentos circulam entre estados de várias maneiras:
- Um usuário altera explicitamente o estado do documento usando uma ação de usuário configurada. Isso pode ocorrer em um documento individual ou como parte de uma ação em massa.
- Um documento entra em um fluxo de trabalho onde a configuração do fluxo de trabalho inclui uma ou mais alterações de estado.
- Um documento é movido automaticamente como resultado de uma mudança de estado em um documento relacionado.
Em todos os casos, o SiteVault executa automaticamente a lógica de negócios associada ao novo estado. Observe que os nomes das opções de alteração de estado e início do fluxo de trabalho podem variar. Após alterar o estado de um documento, pode ser necessário atualizar a página para visualizar o novo status.
Estágios do ciclo de vida e grupos de estágios
Os Estágios do Ciclo de Vida permitem que as organizações agrupem os estados do ciclo de vida de documentos e objetos em conjuntos ordenados de estágios. O Vault então representa visualmente o estágio atual de um documento ou registro de objeto na página Informações do Documento por meio do painel Chevron "Estágios do Ciclo de Vida". Clicar no estágio ativo exibe informações do fluxo de trabalho para o documento atual, incluindo quaisquer tarefas abertas.
