Os ciclos de vida do documento são as sequências de estados ( Rascunho, Em revisão, etc.) pelos quais um documento passa durante sua vida. Um ciclo de vida pode ser simples (dois estados que exigem que os usuários se movam manualmente entre os estados) ou complexo (vários estados com diferentes seguranças e fluxos de trabalho que movem automaticamente o documento para outro estado).

Ciclos de vida dos documentos

Cada documento tem um ciclo de vida. Como os ciclos de vida controlam o comportamento de um documento, é importante associar o ciclo de vida correto a um documento. Em SiteVault, os ciclos de vida são vinculados a um ou mais tipos de documentos. Os documentos herdam todas as regras de negócios associadas ao ciclo de vida, garantindo um processo repetível que requer esforço mínimo.

Estados do ciclo de vida

Os estados ordenados dentro de um ciclo de vida representam os estágios pelos quais um documento transita conforme os usuários o criam, revisam, aprovam e, eventualmente, o arquivam ou substituem. Um conjunto de regras de negócios se aplica a cada estado e define o que acontece com o documento naquele estado. SiteVault os aplica automaticamente a cada documento que entra no estado.

Mudança entre estados

Os documentos são transferidos entre estados de várias maneiras:

• Um usuário altera explicitamente o estado do documento usando uma ação de usuário configurada. Isso pode ocorrer em um documento individual ou como parte de uma ação em massa.
• Um documento entra em um fluxo de trabalho onde a configuração do fluxo de trabalho inclui uma ou mais alterações de estado.
• Um documento é movido automaticamente como resultado de uma mudança de estado para um documento relacionado.

Em todos os casos, SiteVault executa automaticamente a lógica de negócios associada ao novo estado. Observe que os nomes das opções de mudança de estado e fluxo de trabalho de início podem variar. Após alterar o estado de um documento, pode ser necessário atualizar a página para visualizar o novo status.

Estágios do ciclo de vida e grupos de estágios

Estágios do Ciclo de Vida permitem que as organizações agrupem estados do ciclo de vida de documentos e objetos em coleções ordenadas de estágios. Vault então representa visualmente o estágio atual de um documento ou registro de objeto na página Doc Info por meio do painel Chevron Estágios do Ciclo de Vida. Clicar no estágio ativo exibe informações do fluxo de trabalho para o documento atual, incluindo quaisquer tarefas abertas.