Um fluxo de trabalho com múltiplos documentos permite enviar simultaneamente vários documentos para vários participantes através de um fluxo de trabalho.
O SiteVault oferece suporte a vários documentos nos seguintes fluxos de trabalho:
- Leia e compreenda: envie um ou mais documentos do estudo aos membros da equipe de pesquisa. Cada destinatário deve confirmar que leu e compreendeu cada documento do estudo.
- Enviar para revisão: Envie um ou mais documentos para colegas que possam fornecer feedback usando a ferramenta de anotação.
- Enviar para assinatura eletrônica: Enviar um ou mais documentos para múltiplos signatários aprovarem um registro (não se trata de supervisão de PI ).
Selecionando documentos
- Iniciando fluxos de trabalho a partir da Biblioteca: Ao iniciar um fluxo de trabalho de documentos a partir da Biblioteca, o SiteVault inclui todos os documentos na sua visualização atual. Por exemplo, se você iniciar um fluxo de trabalho a partir dos Favoritos, o SiteVault incluirá todos os documentos dos seus Favoritos no fluxo de trabalho. Se você realizar uma pesquisa ou aplicar filtros antes de iniciar o fluxo de trabalho, o SiteVault incluirá apenas os documentos correspondentes.
- Iniciando fluxos de trabalho a partir do carrinho: Ao iniciar um fluxo de trabalho de documentos a partir do carrinho, o SiteVault inclui todos os documentos presentes nele. Isso permite que você selecione os documentos que deseja incluir no fluxo de trabalho.
Limitações do fluxo de trabalho com vários documentos
- Alguns fluxos de trabalho de documentos estão disponíveis apenas em estágios específicos do ciclo de vida do documento.
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Não é possível iniciar um fluxo de trabalho de documentos nas seguintes situações:
- Se algum dos documentos selecionados já estiver em um fluxo de trabalho ativo.
- Se forem selecionados mais de 100 documentos.
- Se um fluxo de trabalho de documentos estiver associado a um ciclo de vida específico, ele poderá permitir apenas documentos em um determinado estado ou com campos específicos configurados. Você não poderá iniciar o fluxo de trabalho se um ou mais documentos não atenderem às condições especificadas.
Tarefas de fluxo de trabalho com vários documentos
Iniciar um fluxo de trabalho para vários documentos
- Filtre os documentos selecionados na Biblioteca ou no Carrinho.
- No menu Ações, selecione Iniciar Fluxo de Trabalho. Você pode incluir até 100 documentos no fluxo de trabalho.
- Na caixa de diálogo inicial, selecione um fluxo de trabalho específico na lista suspensa Fluxo de trabalho. O SiteVault exibe apenas os fluxos de trabalho que estão ativos e válidos para os documentos selecionados.
- Selecione Continuar.
- Se solicitado, forneça uma descrição. O SiteVault usa esse valor como nome do registro do envelope.
- Atribuir destinatário(s) à tarefa.
- Se disponível, adicione instruções à tarefa. Essas instruções aparecerão nas notificações "Todas as Tarefas" e "Minhas Tarefas", bem como na faixa de opções da tarefa no documento.
- Preencha todos os campos ou variáveis obrigatórios.
- Selecione Iniciar.
Concluir as tarefas atribuídas
Em um fluxo de trabalho de documentos, você pode ter tarefas que exigem que você forneça um veredito para cada documento no envelope do fluxo de trabalho. Você pode ver facilmente quais documentos já visualizou no visualizador de múltiplos documentos. Os títulos dos documentos que você ainda não visualizou aparecem em negrito, enquanto os títulos dos documentos visualizados aparecem sem negrito.
- Após iniciar um fluxo de trabalho de documentos, navegue até Início > Minhas Tarefas.
- Clique no botão Concluir ou Continuar para abrir o visualizador do fluxo de trabalho do documento.
- Se você tiver uma tarefa disponível: No cabeçalho do fluxo de trabalho, clique em Aceitar. Observe que, depois de aceitar uma tarefa, você pode clicar em Desfazer aceitação para liberá-la. Uma vez liberada, a tarefa fica novamente disponível para qualquer um dos usuários atribuídos.
- Clique no botão Concluir no cabeçalho do fluxo de trabalho.
- Uma caixa de diálogo de confirmação será aberta. Leia a mensagem e clique em Concluir para prosseguir.
- Se o seu fluxo de trabalho solicitar uma assinatura eletrônica: Insira seu nome de usuário e senha para fornecer uma assinatura eletrônica.
Visualização de linha do tempo para fluxos de trabalho de documentos
A página de tarefas do fluxo de trabalho do documento inclui a opção Visualização da Linha do Tempo para fornecer uma visão geral dos eventos relacionados ao fluxo de trabalho. A Visualização da Linha do Tempo exibe um máximo de 100 tarefas.
Acessando a visualização da linha do tempo
Para abrir esta visualização em uma página de tarefa de fluxo de trabalho de documentos, clique no botão " Visualização da Linha do Tempo" na barra de ferramentas do seletor de layout.
Ações na visualização de linha do tempo
Na visualização Linha do Tempo, você pode clicar em Exibir Relatório de Histórico do Fluxo de Trabalho para uma linha do fluxo de trabalho e revisar os detalhes do fluxo de trabalho e da tarefa usando um relatório. Você também pode usar os menus Ações em fluxos de trabalho e tarefas ativos para acessar opções relacionadas, como Cancelar Fluxo de Trabalho, Cancelar Tarefa, Adicionar Participantes, Atualizar Data de Vencimento e Reatribuir.
Atualizar datas de vencimento das tarefas
- Navegue até a visualização Linha do Tempo do fluxo de trabalho.
- No menu Ações dos Detalhes da Tarefa, selecione Atualizar Data de Vencimento da Tarefa.
- Na caixa de diálogo, selecione uma nova data no campo Data de Vencimento da Tarefa.
- Clique em Atualizar.
- O Vault notifica o responsável pela tarefa sobre a nova data de vencimento.
Remover documentos
Ao remover um documento de um fluxo de trabalho, o Vault utiliza o estado de cancelamento do fluxo de trabalho para mover o documento para um estado de ciclo de vida apropriado. Se o envelope contiver apenas um documento, não será possível removê-lo.
- Passe o cursor sobre o nome do documento na lista à esquerda do visualizador.
- Clique no ícone X.
- Na janela de confirmação, clique em Continuar para confirmar. Esta ação é irreversível.
Cancelar fluxos de trabalho
Às vezes, é necessário interromper um fluxo de trabalho ativo e remover todas as tarefas pendentes das listas de participantes. Ao cancelar um fluxo de trabalho, o conteúdo do fluxo retorna ao estado em que se encontrava antes de ser iniciado.
- Acesse Início > Fluxos de trabalho ativos ou a visualização Linha do tempo do fluxo de trabalho.
- Clique no menu Ações e selecione Cancelar fluxo de trabalho.
- Caso seja solicitado, forneça um comentário sobre o cancelamento.
- Na caixa de diálogo, clique em Continuar.
Substitua o proprietário do fluxo de trabalho.
Se você tiver as permissões corretas, poderá substituir o proprietário de um fluxo de trabalho ativo. O Vault reatribuirá todas as tarefas atuais que estavam atribuídas ao grupo de participantes "Proprietário do Fluxo de Trabalho" ao novo proprietário, e todas as tarefas futuras serão atribuídas a ele.
- No menu Ações do fluxo de trabalho, escolha Substituir o proprietário do fluxo de trabalho.
- Na caixa de diálogo, selecione um usuário para substituir o proprietário atual do fluxo de trabalho. Somente usuários com permissões para iniciar esse tipo de fluxo de trabalho estão disponíveis como proprietários substitutos.
- Clique em Enviar.
Participantes do fluxo de trabalho de e-mail
Essa ação permite enviar um e-mail para um ou mais participantes do fluxo de trabalho para lembrá-los de datas de vencimento de tarefas próximas ou vencidas, ou para notificá-los sobre alterações no fluxo de trabalho.
- Acesse Início > Fluxos de trabalho ativos, a visualização da linha do tempo na página Informações do documento ou o painel Fluxos de trabalho ativos.
- No menu Ações do fluxo de trabalho, escolha Enviar e-mail aos participantes.
- Na caixa de diálogo, selecione os destinatários do e-mail.
- No campo Mensagem, digite uma mensagem.
- Para incluir você mesmo como destinatário, selecione a caixa de seleção "Enviar uma cópia para mim".
- Clique em Enviar.
Grupos de participantes
Ao enviar e-mails para os participantes do fluxo de trabalho, você poderá ver os seguintes grupos de destinatários disponíveis para seleção:
- Proprietários de tarefas disponíveis: Usuários que têm uma tarefa disponível para aceitar.
- Responsáveis pela conclusão da tarefa: Usuários que concluíram a tarefa atual ou a tarefa anterior.
- Responsáveis por tarefas pendentes: Usuários ou grupos que aceitaram uma tarefa disponível, mas ainda não a concluíram. Tarefas futuras não estão incluídas.
- Responsáveis por tarefas incompletas: Usuários que ainda não concluíram uma tarefa atribuída. Tarefas futuras não estão incluídas.
