Een toezichthouder of een externe gebruiker kan toegang vragen tot de bedrijfsdocumenten van uw locatie, zoals standaardwerkprocedures (SOP's), werkinstructies of beleidsmemo's. Deze documenten worden opgeslagen in de eBinder ' Site Documents', die niet zichtbaar is voor gebruikers die geen deel uitmaken van het personeel van uw locatie. U kunt deze documenten echter wel individueel delen met toezichthouders/externe gebruikers, zodat zij er toegang toe hebben via een rapport. Wanneer u ervoor kiest een document te delen, is het document zichtbaar voor alle toezichthouders en externe gebruikers op uw site.
Voor documenten in actieve workflows (inclusief 'Lezen en begrijpen') wordt de optie om de zichtbaarheid te wijzigen pas weergegeven nadat alle actieve workflows zijn voltooid of geannuleerd.
Monitoren kunnen instructies voor het bekijken van deze documenten vinden op de pagina 'Documenten zoeken die klaar zijn voor beoordeling'.
Let op: om de acties voor het verlenen en intrekken van toegang te voltooien, moeten Site de site in de Vault Selector hebben geselecteerd. Beheerders van onderzoeksorganisaties kunnen deze acties uitvoeren op het niveau van onderzoek en Site.
Toegang verlenen tot Site
- Beheerders en Site Support
- Zoek het document op dat u wilt delen.
- Selecteer het menu Acties (…) van het document.
- Selecteer 'Toegang verlenen tot monitor/externe gebruiker'.
- Selecteer Doorgaan. Het veld ' Gedeeld met monitor/externe gebruikers? ' wordt ingesteld op Ja en het document is nu zichtbaar voor monitor/externe gebruikers.
Toegang tot Site intrekken
- Beheerders en Site Support
- Zoek het document op dat u niet langer wilt delen.
- Selecteer het menu Acties (…) van het document.
- Selecteer 'Toegang tot monitor/externe gebruiker intrekken'.
- Selecteer Doorgaan. Het documentveld ' Gedeeld met monitor/externe gebruikers?' wordt ingesteld op Nee en het document is niet langer zichtbaar voor monitor/externe gebruikers.
Bepaal of een Site gedeeld is.
- Open het document.
- Controleer het documentveld ' Gedeeld met monitor/externe gebruikers?'.
Vind alle documenten op de gedeelde Site
- Open de Site eBinder
- Selecteer standaardprocedures en beleidsregels
- Controleer de kolom ' Gedeeld met monitor/externe gebruikers?'. Als deze niet zichtbaar is, kunt u de kolommen bewerken via het menu 'Acties' (…).
