Wat verandert er?

Document Exchange en Safety Distribution verhuizen van Study Connect naar SiteVault. Centra maakt nu gebruik van Veeva Site Connect, een nieuwe toepassing die de samenwerking met uw sponsors stroomlijnt.

Wat is Site Connect?

Site Connect is een Veeva product dat eigendom is van sponsors/CRO's en waarmee sponsors en centra op één plek kunnen samenwerken.

Wanneer zal deze verandering plaatsvinden?

Deze wijziging wordt van kracht met de release van 24R2 SiteVault, die gepland staat voor 9 augustus 2024.

Heeft deze wijziging invloed op het gebruik van SiteVault eISF?

Nee. Centra kan SiteVault eISF blijven gebruiken zoals ze dat nu doen. Site Connect kan worden verbonden met SiteVault eISF om efficiënt documenten uit te wisselen met uw sponsor.

Wat moet uw centrum doen vóór de release?

Om continuïteit te garanderen, moeten alle centra die momenteel Study Connect gebruiken, vóór 9 augustus 2024 het volgende voltooien:

1. Stuur uw sponsor een lijst met alle leden van het studieteam die toegang tot Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet minimaal het volgende bevatten:
   • Studie naam
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mailadres
   • Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie
2. Registreer u voor en neem deel aan een van de Site Connect 24R2 Release Webinars om meer te weten te komen.
3. Lees alle veelgestelde vragen (FAQ's) hieronder. Neem contact op met sitesuccess@veeva.com voor eventuele aanvullende vragen.
4. Zorg ervoor dat uw studieteams het Site Connect Help Center als favoriet opslaan.

Wat gebeurt er na de release van 24R2?

Na 24R2 ontvangen alle personeelsleden die door uw sponsor zijn toegevoegd aan Site Connect een 'Welkom bij Site Connect'-e-mail met een link om toegang te krijgen tot Site Connect met dezelfde VeevaID gebruikersnaam die ze gebruiken om toegang te krijgen tot SiteVault. Op dat moment is alle Site Connect helpinhoud beschikbaar in het Site Connect Help Center.

Site Connect Voorbeeldvideo

In onderstaande korte video krijgt u een voorproefje van de 24R2 Site Connect-ervaring, die ingaat op 9 augustus 2024.

Site Connect Webinar-opname

Bekijk de onderstaande video om meer te weten te komen over de belangrijkste wijzigingen en de volgende stappen. Wilt u een aankomende webinar bijwonen om meer te weten te komen? Registreer u hier.

Veelgestelde vragen

Hoe zorg ik ervoor dat ik vóór 9 augustus 2024 toegang heb tot Site Connect?

Stuur uw sponsor een lijst van alle leden van het studieteam die actief documenten uitwisselen en veiligheidsbrieven bevestigen in Study Connect. Deze lijst moet het volgende bevatten:

• Studie naam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie

Alle leden van het studieteam die toegang hebben gekregen tot Site Connect, hebben dezelfde rechten. Bevestig vóór 9 augustus 2024 bij uw sponsor dat de leden van het studieteam zijn aangemaakt in Site Connect. Controleer uw e-mailinbox voor de e-mail Welkom bij Site Connect na de release van 24R2.

Wat als ik aan meerdere samenhangende onderzoeken met meerdere sponsoren werk?

Als u aan meer dan één verbonden studie werkt, moet u toegang tot Site Connect met elk van uw sponsors tot stand brengen. Stuur elk van uw sponsors een lijst met alle leden van het studieteam die toegang tot Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet het volgende bevatten:

• Studie naam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie

Controleer vóór 9 augustus 2024 bij uw sponsor of de leden van het onderzoeksteam zijn aangemaakt in Site Connect.

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over deze wijzigingen?

• Vóór de release van 9 augustus 2024: neem contact op met Centrum Solutions op sitesuccess@veeva.com als u vragen heeft.
• Na de release van 9 augustus 2024: Neem contact op met uw sponsor.

Wat gebeurt er met mijn huidige gekoppelde studies in SiteVault Study Connect?

Verbonden studies die al bestaan in SiteVault Study Connect worden automatisch overgezet naar Site Connect. Als u documenten wilt pushen naar of ophalen uit uw SiteVault eISF, kunt u Site Connect verbinden met uw SiteVault op studieniveau.

Zal ik nog steeds toegang hebben tot SiteVault eISF?

Ja. U kunt SiteVault eISF blijven gebruiken zoals u dat vandaag doet.

Kan ik Site Connect benaderen vanaf SiteVault eISF?

U schakelt tussen Site Connect en SiteVault met behulp van uw Vault selector.

Hoe verbind ik Site Connect met mijn SiteVault eISF?

Centra kan zijn SiteVault eISF verbinden met Site Connect door Verbinden met SiteVault te selecteren in de rechterbovenhoek van het startscherm van de studie in Site Connect.

1. Selecteer Verbinden met SiteVault.
2. Voer uw USN in en selecteer Doorgaan. U kunt uw USN vinden in het tabblad Beheer > Centra in SiteVault.
3. Selecteer de studie in SiteVault die u wilt verbinden met de studie in Site Connect en selecteer Doorgaan. Opmerking: De studie moet al bestaan in SiteVault om in de lijst te verschijnen.
4. U ontvangt een melding bovenaan uw scherm dat uw SiteVault nu is verbonden voor de toepasselijke studie. Verbonden met SiteVault wordt ook weergegeven in de rechterbovenhoek van de studiepagina.

Wat is de aanbevolen plaats voor centra om hun USN te plaatsen?

Centra kan hun USN vinden door in te loggen op SiteVault en te navigeren naar het tabblad Administration > Centra. De USN wordt weergegeven in de USN-kolom. Als u toegang hebt tot meer dan één centrum in SiteVault, zorg er dan voor dat u de juiste USN van centrum vindt.

In 24R2 kan centra ook hun USN vinden in de rechterbovenhoek van SiteVault terwijl ze werken onder de context centrum. Als u werkt onder de context van de onderzoeksorganisatie, zal de USN "USN: Unavailable" zijn. Als u toegang hebt tot meer dan één centrum in SiteVault, zorg er dan voor dat u werkt onder de juiste context centrum zodat de juiste USN wordt weergegeven.

Hoe weet ik of de verbinding tussen Site Connect en SiteVault tot stand is gebracht?

Nadat u het proces om verbinding te maken met SiteVault hebt voltooid, ontvangt u bovenaan uw scherm een melding dat uw SiteVault nu is verbonden voor de toepasselijke studie. Verbonden met SiteVault wordt ook weergegeven in de rechterbovenhoek van de studiepagina.

Hoe gebruik ik documenten die worden beheerd in SiteVault bij het invullen van documentaanvragen of het verzenden van aanvullende documenten?

Zodra u het proces hebt voltooid om een Site Connect studie te verbinden met SiteVault, wordt het tabblad SiteVault Documenten weergegeven wanneer u documentacties voltooit in Site Connect. Hier worden documenten weergegeven die al zijn geüpload naar SiteVault eISF voor de toepasselijke studie met het bijbehorende documenttype.

Zijn documenten die via Site Connect worden verzonden en ontvangen, automatisch beschikbaar in SiteVault in de status Ontvangen van sponsor/CRO, zoals ze nu zijn?

Site Connect gebruikers kunnen handmatig documenten archiveren naar SiteVault vanuit Site Connect. Deze File to SiteVault actie kan ook in bulk worden uitgevoerd. Wanneer documenten worden gearchiveerd naar SiteVault zijn ze vervolgens beschikbaar in SiteVault in de Received from Sponsor/CRO status.

Als u wilt dat uw sponsors/CRO's ook handmatig documenten kunnen indienen bij en uploaden van SiteVault, gaat u naar het gedeelte Study Admin van de studie in Site Connect en schakelt u de instelling Allow Sponsor/CRO to exchange documents directly with SiteVault in. Dit geeft uw sponsor de mogelijkheid om documenten rechtstreeks in uw SiteVault in te dienen en documenten te uploaden van uw SiteVault. Opmerking: De eindgebruiker die deze instelling heeft ingeschakeld, wordt door de sponsor gevolgd. Als deze gebruiker is gedeactiveerd in Site Connect, wordt dit vakje automatisch uitgevinkt.

Wat gebeurt er met onderzoeken waarbij ePRO tot en met Study Connect wordt gebruikt?

Alle onderzoeken die ePRO gebruiken, worden vóór 24R2 uit Study Connect en naar Site Connect gemigreerd. Ga naar het Help Center voor Veeva ePRO voor meer informatie.

Wat gebeurt er met onderzoeken waarbij eConsent tot en met Study Connect wordt gebruikt?

Alle onderzoeken waarbij eConsent wordt gebruikt, worden per geval bekeken. Het Solutions-team van Veeva, Centrum, zal individueel contact opnemen met centra om de volgende stappen te bespreken.