Wat verandert er?

Documentuitwisseling en Veiligheidsdistributie verdwijnen uit Study Connect en worden nu door SiteVault gebruikt. Sites maken nu gebruik van Veeva Site Connect, een nieuwe applicatie die de samenwerking met uw sponsors stroomlijnt.

Wat is Site Connect?

Site Connect is een Veeva -product van sponsors/CRO's waarmee sponsors en sites op één plek kunnen samenwerken.

Wanneer zal deze verandering plaatsvinden?

Deze wijziging treedt in werking met de release van 24R2 SiteVault, gepland voor 9 augustus 2024.

Heeft deze wijziging invloed op het gebruik van SiteVault eISF?

Nee. Sites kunnen SiteVault eISF blijven gebruiken zoals ze dat nu doen. Site Connect kan worden gekoppeld aan SiteVault eISF om efficiënt documenten uit te wisselen met uw sponsor.

Wat moet uw site doen vóór de release?

Om de continuïteit te waarborgen, dienen alle sites die momenteel Study Connect gebruiken, vóór 9 augustus 2024 het volgende te doen:

1. Stuur uw sponsor een lijst met alle leden van het onderzoeksteam die toegang tot Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet minimaal het volgende bevatten:
   • Studienaam
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mailadres
   • Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie
2. Registreer u voor en neem deel aan een van de Site Connect 24R2 Release Webinars om meer te weten te komen.
3. Lees hieronder alle veelgestelde vragen (FAQ's). Neem voor eventuele aanvullende vragen contact op met sitesuccess@veeva.com.
4. Zorg ervoor dat uw studieteams het Site Connect Help Center aan hun favorieten toevoegen.

Wat gebeurt er na de release van 24R2?

Na 24R2 ontvangen alle medewerkers die door uw sponsor aan Site Connect zijn toegevoegd een 'Welkom bij Site Connect'-e-mail met een link om toegang te krijgen Site Connect met dezelfde VeevaID -gebruikersnaam die ze gebruiken voor SiteVault. Vanaf dat moment is alle Help-inhoud van Site Connect beschikbaar in het Site Connect Help Center.

Voorbeeldvideo van Site Connect

In onderstaande korte video krijgt u een voorproefje van de 24R2 Site Connect ervaring, die ingaat op 9 augustus 2024.

Site Connect Webinar-opname

Bekijk de onderstaande video voor meer informatie over de belangrijkste wijzigingen en de volgende stappen.

Veelgestelde vragen

Hoe zorg ik ervoor dat ik vóór 9 augustus 2024 toegang heb tot Site Connect?

Stuur uw sponsor een lijst met alle leden van het studieteam die actief documenten uitwisselen en veiligheidsbrieven versturen in Study Connect. Deze lijst moet het volgende bevatten:

• Studienaam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie

Alle leden van het onderzoeksteam die toegang hebben tot Site Connect, hebben dezelfde rechten. Controleer vóór 9 augustus 2024 bij uw sponsor of de leden van het onderzoeksteam zijn aangemaakt in Site Connect. Controleer uw e-mailbox voor de Site Connect na de release van 24R2.

Wat als ik aan meerdere samenhangende onderzoeken met meerdere sponsoren werk?

Als u aan meer dan één gekoppelde studie werkt, moet u met elk van uw sponsors toegang tot Site Connect tot stand brengen. Stuur elk van uw sponsors een lijst met alle leden van het studieteam die toegang tot Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet het volgende bevatten:

• Studienaam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een notatie van welke gebruiker de PI is voor de studie

Controleer vóór 9 augustus 2024 bij uw sponsor of de leden van het onderzoeksteam zijn aangemaakt in Site Connect.

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over deze wijzigingen?

• Vóór de release van 9 augustus 2024: neem contact op met Site Solutions via sitesuccess@veeva.com als u vragen heeft.
• Na de release van 9 augustus 2024: Neem contact op met uw sponsor.

Wat gebeurt er met mijn huidige gekoppelde studies in SiteVault Study Connect?

Gekoppelde studies die al in SiteVault Study Connect staan, worden automatisch overgezet naar Site Connect. Als u documenten naar uw SiteVault eISF wilt pushen of eruit wilt halen, kunt u Site Connect op studieniveau met uw SiteVault verbinden.

Blijf ik toegang houden tot SiteVault eISF?

Ja. U kunt SiteVault eISF blijven gebruiken zoals u dat nu doet.

Heb ik toegang tot Site Connect vanuit SiteVault eISF?

U schakelt tussen Site Connect en SiteVault met behulp van uw Vault Selector.

Hoe verbind ik Site Connect met mijn SiteVault eISF?

Sites kunnen hun SiteVault eISF verbinden met Site Connect door in de rechterbovenhoek van het startscherm van de studie in Site Connect Verbinden met SiteVault te selecteren.

1. Selecteer Verbinding maken met SiteVault.
2. Voer uw USN in en selecteer Doorgaan. U vindt uw USN in SiteVault onder Beheer > Sites.
3. Selecteer de studie in SiteVault die u wilt koppelen aan de studie in Site Connect en selecteer Doorgaan. Let op: De studie moet al in SiteVault staan ​​om in de lijst te verschijnen.
4. U ontvangt bovenaan uw scherm een ​​melding dat uw SiteVault nu is verbonden met de betreffende studie. Verbonden met SiteVault wordt ook weergegeven in de rechterbovenhoek van de studiepagina.

Wat is de aanbevolen plaats voor sites om hun USN te vestigen?

Sites kunnen hun USN vinden door in te loggen op SiteVault en naar het tabblad Beheer > Sites te gaan. De USN wordt weergegeven in de USN-kolom. Als u toegang hebt tot meer dan één site in SiteVault, zorg er dan voor dat u de USN van de juiste site vindt.

Vanaf versie 24R2 kunnen sites hun USN ook in de rechterbovenhoek van SiteVault vinden wanneer ze in de sitecontext werken. Als u in de context van de onderzoeksorganisatie werkt, staat er "USN: Unavailable" in de USN. Als u toegang hebt tot meer dan één site in SiteVault, zorg er dan voor dat u in de juiste sitecontext werkt, zodat de juiste USN wordt weergegeven.

Hoe weet ik of de verbinding tussen Site Connect en SiteVault tot stand is gebracht?

Nadat u de verbinding met SiteVault hebt voltooid, ontvangt u bovenaan uw scherm een ​​melding dat uw SiteVault nu is verbonden met de betreffende studie. Verbonden met SiteVault wordt ook weergegeven in de rechterbovenhoek van de studiepagina.

Hoe gebruik ik documenten die in SiteVault worden beheerd bij het voltooien van documentaanvragen of het verzenden van aanvullende documenten?

Zodra u het proces voor het verbinden van een Site Connect -studie met SiteVault hebt voltooid, wordt het tabblad SiteVault documenten weergegeven wanneer u documentacties in Site Connect uitvoert. Hier worden documenten weergegeven die al zijn geüpload naar SiteVault eISF voor de betreffende studie met het bijbehorende documenttype.

Zijn documenten die via Site Connect worden verzonden en ontvangen automatisch beschikbaar in SiteVault in de status Ontvangen van sponsor/CRO, net zoals ze nu zijn?

Gebruikers van Site Connect kunnen vanuit Site Connect handmatig documenten naar SiteVault archiveren. Deze actie 'Bestand naar SiteVault' kan ook in bulk worden uitgevoerd. Wanneer documenten naar SiteVault worden gearchiveerd, zijn ze in SiteVault beschikbaar met de status 'Ontvangen van sponsor/CRO'.

Als u wilt dat uw sponsors/CRO's ook handmatig documenten kunnen archiveren en uploaden naar SiteVault, ga dan naar het gedeelte 'Study Admin' van de studie in Site Connect en schakel de instelling 'Sta sponsor/CRO toe documenten rechtstreeks uit te wisselen met SiteVault' in. Dit geeft uw sponsor de mogelijkheid om documenten rechtstreeks in uw SiteVault te archiveren en documenten vanuit uw SiteVault te uploaden. Let op: De eindgebruiker die deze instelling heeft ingeschakeld, wordt door de sponsor gevolgd. Als deze gebruiker is gedeactiveerd in Site Connect, wordt dit vakje automatisch uitgeschakeld.

Wat gebeurt er met onderzoeken waarbij eCOA via Study Connect wordt gebruikt?

Alle studies die ePRO gebruiken, worden vóór 24R2 gemigreerd van Study Connect naar Site Connect. Bezoek het Veeva ePRO Help Center voor meer informatie.

Wat gebeurt er met onderzoeken waarbij eConsent via Study Connect wordt gebruikt?

Alle onderzoeken die eConsent gebruiken, worden per geval beoordeeld. Het Site Solutions-team van Veeva neemt individueel contact op met de locaties om de volgende stappen te bespreken.