Wat verandert er?

Documentuitwisseling en veiligheidsdistributie worden verplaatst van Study Connect in SiteVault. Sites gaan nu Veeva Site Connect gebruiken, een nieuwe applicatie die de samenwerking met sponsors stroomlijnt.

Wat is Site Connect?

Site Connect is een product van Veeva, eigendom van sponsors/CRO's, waarmee sponsors en sites op één plek kunnen samenwerken.

Wanneer zal deze verandering plaatsvinden?

Deze wijziging wordt van kracht met de 24R2 SiteVault release, die gepland staat voor 9 augustus 2024.

Heeft deze wijziging gevolgen voor het gebruik van SiteVault eISF?

Nee. Sites kunnen SiteVault eISF blijven gebruiken zoals ze dat nu doen. Site Connect kan worden gekoppeld aan SiteVault eISF om efficiënt documenten uit te wisselen met uw sponsor.

Wat moet uw site doen vóór de release?

Om de continuïteit te waarborgen, dienen alle sites die momenteel Study Connect gebruiken, vóór 9 augustus 2024 het volgende te voltooien:

1. Stuur uw sponsor een lijst met alle leden van het onderzoeksteam die toegang Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet in ieder geval de volgende personen bevatten:
   • Studienaam
   • Voornaam
   • Achternaam
   • E-mailadres
   • Een vermelding van welke gebruiker de PI) van de studie is.
2. Meld u aan voor en woon een van de Site Connect 24R2 Release Webinars bij om meer te weten te komen.
3. Lees alle veelgestelde vragen (FAQ's) hieronder. Neem bij verdere vragen contact op met sitesuccess@veeva.com.
4. Zorg ervoor dat uw studieteams het Site Connect Helpcentrum in hun bladwijzers opslaan.

Wat gebeurt er na de release van 24R2?

Na release 24R2 ontvangen alle medewerkers die door uw sponsor aan Site Connect zijn toegevoegd een e-mail met de titel 'Welkom bij Site Connect'. Deze e-mail bevat een link om toegang te krijgen Site Connect met dezelfde VeevaID -gebruikersnaam die ze gebruiken voor SiteVault. Vanaf dat moment is alle helpinhoud voor Site Connect beschikbaar in het Site Connect Helpcentrum.

Voorbeeldvideo van Site Connect

Onderstaande korte video geeft een voorproefje van de 24R2 Site Connect ervaring, die ingaat op 9 augustus 2024.

Opname van het Site Connect webinar

Bekijk de video hieronder voor meer informatie over de belangrijkste wijzigingen en de volgende stappen.

Veelgestelde vragen

Hoe zorg ik ervoor dat ik vóór 9 augustus 2024 toegang heb tot Site Connect?

Stuur uw sponsor een lijst van alle leden van het onderzoeksteam die actief documenten uitwisselen en veiligheidsbrieven bevestigen via Study Connect. Deze lijst moet de volgende leden bevatten:

• Studienaam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een vermelding van welke gebruiker de PI) van de studie is.

Alle leden van het onderzoeksteam die toegang krijgen tot Site Connect, beschikken over dezelfde machtigingen. Bevestig vóór 9 augustus 2024 met uw sponsor dat de leden van het onderzoeksteam in Site Connect zijn aangemaakt. Controleer uw e-mailinbox voor de welkomstmail van Site Connect na de release van 24R2.

Wat als ik aan meerdere samenhangende onderzoeken werk met meerdere opdrachtgevers?

Als u aan meer dan één gekoppeld onderzoek werkt, moet u voor elk van uw sponsors toegang tot Site Connect regelen. Stuur elk van uw sponsors een lijst met alle leden van het onderzoeksteam die toegang Site Connect nodig hebben. Deze lijst moet de volgende personen bevatten:

• Studienaam
• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Een vermelding van welke gebruiker de PI) van de studie is.

Bevestig vóór 9 augustus 2024 bij uw sponsor dat de leden van het onderzoeksteam in Site Connect zijn aangemaakt.

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over deze wijzigingen?

• Voor de release op 9 augustus 2024: Neem bij vragen contact op met Site Solutions via sitesuccess@veeva.com.
• Na de release op 9 augustus 2024: neem contact op met uw sponsor.

Wat gebeurt er met mijn huidige gekoppelde studies in SiteVault Study Connect?

Verbonden studies die al in SiteVault Study Connect bestaan, worden automatisch overgezet naar Site Connect. Als u documenten naar uw SiteVault eISF wilt verzenden of eruit wilt halen, kunt u Site Connect op studieniveau met uw SiteVault verbinden.

Zal ik toegang blijven houden tot SiteVault eISF?

Ja. U kunt SiteVault eISF blijven gebruiken zoals u dat nu doet.

Kan ik Site Connect benaderen vanuit SiteVault eISF?

Je schakelt tussen Site Connect en SiteVault met behulp van je Vault Selector.

Hoe verbind ik Site Connect met mijn SiteVault eISF?

Sites kunnen hun SiteVault eISF koppelen aan Site Connect door 'Verbinden met SiteVault' te selecteren in de rechterbovenhoek van het startscherm van de studie in Site Connect.

1. Selecteer Verbinden met SiteVault.
2. Voer uw USN in en selecteer Doorgaan. U vindt uw USN in het tabblad Beheer > Sites in SiteVault.
3. Selecteer in SiteVault de studie die u wilt koppelen aan de studie in Site Connect en selecteer Doorgaan. Opmerking: De studie moet al in SiteVault bestaan ​​om in de lijst te verschijnen.
4. U ontvangt bovenaan uw scherm een ​​melding dat uw SiteVault nu is verbonden met het betreffende onderzoek. Rechtsboven op de onderzoekspagina wordt ook 'Verbonden met SiteVault' weergegeven.

Waar is de aanbevolen locatie voor sites om hun USN (Uniform Social Network) te plaatsen?

Sites kunnen hun USN vinden door in te loggen op SiteVault en naar het tabblad Beheer > Sites te navigeren. De USN wordt weergegeven in de kolom USN. Als u toegang hebt tot meer dan één site in SiteVault, zorg er dan voor dat u de USN van de juiste site opzoekt.

Vanaf versie 24R2 kunnen sites hun USN ook in de rechterbovenhoek van SiteVault vinden wanneer ze in de site werken. Als u in de context van de onderzoeksorganisatie werkt, wordt de USN weergegeven als 'USN: Niet beschikbaar'. Als u toegang hebt tot meer dan één site in SiteVault, zorg er dan voor dat u in de juiste site werkt, zodat de juiste USN wordt weergegeven.

Hoe weet ik of de verbinding tussen Site Connect en SiteVault tot stand is gebracht?

Nadat u de verbinding met SiteVault hebt voltooid, ontvangt u bovenaan uw scherm een ​​melding dat uw SiteVault nu is verbonden voor het betreffende onderzoek. Rechtsboven op de onderzoekspagina wordt ook 'Verbonden met SiteVault' weergegeven.

Hoe gebruik ik documenten die in SiteVault worden beheerd bij het afhandelen van documentaanvragen of het verzenden van aanvullende documenten?

Zodra u het proces voor het koppelen van een Site Connect studie aan SiteVault hebt voltooid, wordt het tabblad SiteVault documenten weergegeven wanneer u documentacties uitvoert in Site Connect. Hier worden de documenten weergegeven die al naar SiteVault eISF zijn geüpload voor de betreffende studie, met het bijbehorende documenttype.

Zullen documenten die via Site Connect worden verzonden en ontvangen, automatisch beschikbaar zijn in SiteVault in de status 'Ontvangen van sponsor/CRO', net zoals nu het geval is?

Gebruikers van Site Connect kunnen documenten handmatig uploaden naar SiteVault vanuit Site Connect. Deze actie ' Documenten uploaden naar SiteVault' kan ook in bulk worden uitgevoerd. Zodra documenten zijn geüpload naar SiteVault, zijn ze SiteVault beschikbaar in de status 'Ontvangen van sponsor/CRO'.

Als u wilt dat uw sponsors/CRO's ook handmatig documenten kunnen indienen bij en uploaden vanuit SiteVault, gaat u naar het gedeelte 'Site -instellingen ' van de studie in Site Connect en schakelt u de instelling 'Sponsor/CRO toestaan ​​documenten rechtstreeks met SiteVault uit te wisselen' in. Dit geeft uw sponsor de mogelijkheid om documenten rechtstreeks in uw SiteVault in te dienen en vanuit uw SiteVault te uploaden. Let op: de eindgebruiker die deze instelling heeft ingeschakeld, wordt door de sponsor geregistreerd. Als deze gebruiker in Site Connect wordt gedeactiveerd, wordt dit vakje automatisch uitgeschakeld.

Wat gebeurt er met onderzoeken die eCOA gebruiken via Study Connect?

Alle onderzoeken die gebruikmaken van ePRO worden vóór versie 24R2 overgezet van Study Connect naar Site Connect. Ga naar het Veeva ePRO Helpcentrum voor meer informatie.

Wat gebeurt er met onderzoeken die gebruikmaken van eConsent via Study Connect?

Alle onderzoeken waarbij eConsent wordt gebruikt, worden per geval bekeken. Het Site Solutions-team van Veeva neemt individueel contact op met de sites om de volgende stappen te bespreken.