Cosa sta cambiando?

Le funzionalità di scambio documenti e distribuzione delle informazioni sulla sicurezza non saranno più integrate in Study Connect, ma in SiteVault. I Sedi utilizzeranno ora Veeva Site Connect, una nuova applicazione che semplifica la collaborazione con gli sponsor.

Che cos'è Site Connect?

Site Connect è un prodotto Veeva di proprietà degli sponsor/CRO che consente a sponsor e Sedi di collaborare in un'unica piattaforma.

Quando avverrà questo cambiamento?

Questa modifica entrerà in vigore con la versione 24R2 SiteVault, prevista per il 9 agosto 2024.

Questa modifica ha un impatto sull'utilizzo di SiteVault eISF?

No. I Sedi possono continuare a utilizzare SiteVault eISF come fanno attualmente. Site Connect può essere collegato a SiteVault eISF per scambiare documenti in modo efficiente con il vostro sponsor.

Cosa deve fare il tuo sede prima del rilascio?

Per garantire la continuità, tutti i Sedi che attualmente utilizzano Study Connect devono completare le seguenti operazioni entro il 9 agosto 2024:

1. Invia al tuo sponsor un elenco di tutti i membri del team di studio che necessitano dell'accesso a Site Connect. Come minimo, questo elenco dovrebbe includere:
   • Nome dello studio
   • Nome di battesimo
   • Cognome
   • Indirizzo e-mail
   • Indicazione dell'utente responsabile dello studio (PI).
2. Registrati e partecipa a uno dei webinar di presentazione della versione Site Connect 24R2 per saperne di più.
3. Leggi tutte le domande frequenti (FAQ) qui di seguito. Per qualsiasi ulteriore domanda, contatta sitesuccess@veeva.com.
4. Assicuratevi che i vostri team di studio aggiungano ai segnalibri il Centro assistenza Site Connect.

Cosa succederà dopo il rilascio della versione 24R2?

Dopo l'aggiornamento 24R2, tutti i membri dello staff aggiunti a Site Connect dal vostro sponsor riceveranno un'e-mail di benvenuto a Site Connect contenente un link per accedere a Site Connect utilizzando lo stesso nome utente VeevaID che usano per accedere a SiteVault. A quel punto, tutti i contenuti di aiuto Site Connect saranno disponibili nel Centro assistenza Site Connect.

Video di anteprima Site Connect

Il breve video qui sotto offre un'anteprima dell'esperienza 24R2 Site Connect, disponibile a partire dal 9 agosto 2024.

Registrazione del webinar Site Connect

Guarda il video qui sotto per saperne di più sulle principali modifiche e sui prossimi passi.

FAQ

Come posso assicurarmi di avere accesso a Site Connect prima del 9 agosto 2024?

Invia al tuo sponsor un elenco di tutti i membri del team di studio che si scambiano attivamente documenti e confermano la ricezione delle lettere di sicurezza in Study Connect. Questo elenco dovrebbe includere:

• Nome dello studio
• Nome di battesimo
• Cognome
• Indirizzo e-mail
• Indicazione dell'utente responsabile dello studio (PI).

Tutti i membri del team di studio a cui è stato concesso l'accesso a Site Connect avranno le stesse autorizzazioni. Conferma con il tuo sponsor entro il 9 agosto 2024 che i membri del team di studio siano stati creati in Site Connect. Controlla la tua casella di posta elettronica per l'e-mail di benvenuto a Site Connect dopo il rilascio della versione 24R2.

E se stessi lavorando a più studi correlati con più sponsor?

Se stai lavorando a più di uno studio correlato, devi stabilire l'accesso a Site Connect con ciascuno dei tuoi sponsor. Invia a ciascuno dei tuoi sponsor un elenco di tutti i membri del team di studio che necessitano dell'accesso a Site Connect. Questo elenco dovrebbe includere:

• Nome dello studio
• Nome di battesimo
• Cognome
• Indirizzo e-mail
• Indicazione dell'utente responsabile dello studio (PI).

Entro il 9 agosto 2024, conferma con il tuo sponsor che i membri del team di studio siano stati creati in Site Connect.

A chi posso rivolgermi se ho domande in merito a queste modifiche?

• Prima del rilascio del 9 agosto 2024: per qualsiasi domanda, contattate Sede Solutions all'indirizzo sitesuccess@veeva.com.
• Dopo l'uscita del 9 agosto 2024: contatta il tuo sponsor.

Che fine faranno i miei studi attualmente collegati a SiteVault Study Connect?

Gli studi già presenti in SiteVault Study Connect verranno automaticamente migrati a Site Connect. Se desideri inviare o scaricare documenti dal tuo SiteVault eISF, puoi collegare Site Connect al tuo SiteVault a livello di studio.

Continuerò ad avere accesso a SiteVault eISF?

Sì. Puoi continuare a utilizzare SiteVault eISF come fai oggi.

Posso accedere a Site Connect da SiteVault eISF?

Potrai passare da Site Connect a SiteVault utilizzando il tuo Selettore Vault.

Come posso collegare Site Connect al mio SiteVault eISF?

I Sedi possono collegare il proprio SiteVault eISF a Site Connect selezionando "Connetti a SiteVault" nell'angolo in alto a destra della schermata iniziale dello studio in Site Connect.

1. Seleziona Connetti a SiteVault.
2. Inserisci il tuo USN e seleziona Continua. Puoi trovare il tuo USN nella scheda Amministrazione > Sedi in SiteVault.
3. Seleziona lo studio in SiteVault che desideri collegare allo studio in Site Connect e seleziona Continua. Nota: lo studio deve già esistere in SiteVault affinché venga visualizzato nell'elenco.
4. Riceverai una notifica nella parte superiore dello schermo che ti avvisa che SiteVault è ora connesso per lo studio in questione. La dicitura "Connesso a SiteVault" verrà visualizzata anche nell'angolo in alto a destra della pagina dello studio.

Dove è consigliabile che i Sedi trovino il loro USN?

Gli Sedi possono trovare il proprio USN accedendo a SiteVault e navigando nella scheda Amministrazione > Sedi. L'USN viene visualizzato nella colonna USN. Se si ha accesso a più di un sede in SiteVault, assicurarsi di individuare l'USN corretto per ciascun sito.

A partire dalla versione 24R2, i Sedi potranno trovare il proprio USN anche nell'angolo in alto a destra di SiteVault quando si lavora nel contesto del sede. Se si lavora nel contesto dell'organizzazione di ricerca, verrà visualizzato il messaggio "USN: Non disponibile". Se si ha accesso a più di un sede in SiteVault, assicurarsi di lavorare nel contesto sede corretto affinché venga visualizzato l'USN corretto.

Come faccio a sapere se la connessione tra Site Connect e SiteVault è stata stabilita?

Dopo aver completato la procedura di connessione a SiteVault, riceverai una notifica nella parte superiore dello schermo che conferma l'avvenuta connessione a SiteVault per lo studio in questione. La dicitura "Connesso a SiteVault" verrà visualizzata anche nell'angolo in alto a destra della pagina dello studio.

Come posso utilizzare i documenti gestiti in SiteVault per completare le richieste di documenti o inviare documenti aggiuntivi?

Una volta completata la procedura di connessione di uno studio Site Connect a SiteVault, la scheda Documenti SiteVault verrà visualizzata durante l'esecuzione di azioni sui documenti in Site Connect. Questa scheda mostra i documenti già caricati su SiteVault eISF per lo studio in questione, con il relativo tipo di documento.

I documenti inviati e ricevuti tramite Site Connect saranno automaticamente disponibili in SiteVault nello stato "Ricevuti dallo sponsor/CRO", come lo sono oggi?

Gli utenti Site Connect possono archiviare manualmente i documenti in SiteVault direttamente da Site Connect. Questa operazione di archiviazione in SiteVault può essere eseguita anche in blocco. Una volta archiviati in SiteVault, i documenti saranno disponibili nello stato " Ricevuto dallo sponsor/CRO".

Se desideri consentire anche agli sponsor/CRO di archiviare manualmente i documenti e caricarli da SiteVault, vai alla sezione Impostazioni Sede dello studio in Site Connect e abilita l'impostazione "Consenti allo sponsor/CRO di scambiare documenti direttamente con SiteVault". In questo modo, lo sponsor potrà archiviare i documenti direttamente in SiteVault e caricarli da SiteVault. Nota: l'utente finale che ha abilitato questa impostazione viene tracciato dallo sponsor. Se questo utente viene disattivato in Site Connect, la casella viene deselezionata automaticamente.

Che fine faranno gli studi che utilizzano eCOA tramite Study Connect?

Tutti gli studi che utilizzano ePRO verranno migrati da Study Connect a Site Connect entro la versione 24R2. Visita il Centro assistenza Veeva ePRO per ulteriori informazioni.

Che fine faranno gli studi che utilizzano il eConsent tramite Study Connect?

Tutti gli studi che utilizzano il eConsent) saranno gestiti caso per caso. Il team Sede Solutions di Veeva contatterà individualmente i Sedi per discutere i passi successivi.