문서 수명 주기는 문서가 생성되는 동안 거치는 일련의 상태( 초안, 검토 중 등)를 의미합니다. 수명 주기는 단순할 수도 있고(사용자가 수동으로 상태를 이동해야 하는 두 가지 상태), 복잡할 수도 있습니다(다양한 보안 설정과 워크플로를 통해 문서가 자동으로 다른 상태로 이동하는 여러 상태).
문서 수명 주기
모든 문서에는 수명 주기가 있습니다. 수명 주기는 문서의 동작을 제어하므로 문서에 올바른 수명 주기를 연결하는 것이 중요합니다. SiteVault 에서는 수명 주기가 하나 이상의 문서 유형과 연결됩니다. 문서는 해당 수명 주기와 연결된 모든 비즈니스 규칙을 상속받으므로 최소한의 노력으로 반복 가능한 프로세스를 보장할 수 있습니다.
생명주기 상태
문서 수명 주기 내의 각 단계는 사용자가 문서를 생성, 검토, 승인하고 최종적으로 보관 또는 교체하는 과정을 거칩니다. 각 상태에는 일련의 비즈니스 규칙이 적용되며, 해당 상태에서 문서에 어떤 일이 발생하는지를 정의합니다. SiteVault 이러한 규칙을 해당 상태에 진입하는 모든 문서에 자동으로 적용합니다.
주 간 이동
문서는 다양한 방식으로 국가 간에 이동합니다.
- 사용자가 구성된 사용자 작업을 사용하여 문서의 상태를 명시적으로 변경합니다. 이는 개별 문서에 대해 또는 일괄 작업의 일부로 발생할 수 있습니다.
- 문서가 워크플로에 진입하는데, 워크플로 구성에는 하나 이상의 상태 변경이 포함됩니다.
- 관련 문서의 상태 변화에 따라 문서가 자동으로 이동합니다.
모든 경우에 SiteVault 새 상태와 관련된 비즈니스 로직을 자동으로 실행합니다. 상태 변경 및 워크플로 시작 옵션의 이름은 다를 수 있습니다. 문서 상태를 변경한 후에는 새 상태를 확인하려면 페이지를 새로 고쳐야 할 수 있습니다.
생명주기 단계 및 단계 그룹
수명주기 단계 기능을 사용하면 조직에서 문서 및 객체 수명주기 상태를 순서대로 그룹화할 수 있습니다. Vault 문서 정보 페이지의 수명주기 단계 셰브론 패널을 통해 문서 또는 객체 레코드의 현재 단계를 시각적으로 표시합니다. 활성화된 단계를 클릭하면 현재 문서에 대한 워크플로 정보(미결 작업 포함)가 표시됩니다.
