문서 수명 주기는 문서가 수명 동안 거치는 상태( 초안, 검토 중 등)의 시퀀스입니다. 수명 주기는 간단할 수도 있고(사용자가 수동으로 상태 사이를 이동해야 하는 두 상태) 복잡할 수도 있습니다(보안 및 워크플로가 다른 여러 상태로 문서를 자동으로 다른 상태로 이동).

문서 수명 주기

모든 문서에는 수명 주기가 있습니다. 수명 주기는 문서의 동작을 제어하므로 올바른 수명 주기를 문서에 연결하는 것이 중요합니다. SiteVault 에서 수명 주기는 하나 이상의 문서 유형에 연결됩니다. 문서는 수명 주기와 관련된 모든 비즈니스 규칙을 상속하여 최소한의 노력만 필요한 반복 가능한 프로세스를 보장합니다.

라이프사이클 상태

라이프사이클 내의 정렬된 상태는 사용자가 문서를 만들고, 검토하고, 승인하고, 결국 보관하거나 교체할 때 문서가 전환되는 단계를 나타냅니다. 일련의 비즈니스 규칙이 각 상태에 적용되며 해당 상태에서 문서에 발생하는 작업을 정의합니다. SiteVault 자동으로 해당 상태에 진입하는 모든 문서에 이를 적용합니다.

주 간 이동

문서는 다양한 방법으로 주 간에 이동합니다.

• 사용자는 구성된 사용자 작업을 사용하여 문서의 상태를 명시적으로 변경합니다. 이는 개별 문서에서 또는 대량 작업의 일부로 발생할 수 있습니다.
• 문서는 워크플로 구성에 하나 이상의 상태 변경이 포함된 워크플로에 들어갑니다.
• 관련 문서의 상태가 변경되면 문서는 자동으로 이동됩니다.

모든 경우에 SiteVault 새 상태와 관련된 비즈니스 로직을 자동으로 실행합니다. 상태 변경 및 시작 워크플로 옵션의 이름은 다를 수 있습니다. 문서의 상태를 변경한 후 새 상태를 보려면 페이지를 새로 고쳐야 할 수 있습니다.

라이프사이클 단계 및 단계 그룹

수명 주기 단계를 사용하면 조직에서 문서 및 개체 수명 주기 상태를 정렬된 단계 모음으로 그룹화할 수 있습니다. 그런 다음 Vault 수명 주기 단계 셰브론 패널을 통해 문서 정보 페이지에서 문서 또는 개체 레코드의 현재 단계를 시각적으로 표현합니다. 활성 단계를 클릭하면 열려 있는 작업을 포함하여 현재 문서에 대한 워크플로 정보가 표시됩니다.