SiteVault utilizza un potente motore di ricerca per aiutarti a trovare documenti e allegati. Puoi effettuare ricerche di base dalla barra di ricerca principale o ricerche più dettagliate utilizzando la Ricerca avanzata. Dalla barra di ricerca principale, potresti anche essere in grado di selezionare il tipo di documento che desideri trovare.
Informazioni sulle ricerche di documenti
Durante la ricerca di documenti, è possibile selezionare " Tutti i documenti" o un tipo di documento specifico nella barra di ricerca. La ricerca di documenti trova i documenti con valori di campo corrispondenti ai termini di ricerca e quindi evidenzia il testo corrispondente nei risultati di ricerca. La ricerca e l'evidenziazione includono tutte le parole configurate come sinonimi per i termini di ricerca, nonché le parole corrispondenti per derivazione.
Per ricerche più dettagliate che possono includere il contenuto del documento (ricerca full-text) e gli allegati, è possibile utilizzare la Ricerca avanzata.
In alcune situazioni, SiteVault converte i termini di ricerca in filtri pertinenti utilizzando il filtro intelligente.
Informazioni sulla ricerca nei report
Per cercare tra i report, seleziona "Report" nella barra di ricerca. SiteVault esegue la ricerca in base al nome del report, al tipo di report, alla descrizione e alla maggior parte dei campi. SiteVault visualizza i report corrispondenti in una vista filtrata nella scheda Report. Per salvare questa vista per un utilizzo futuro, fai clic su "Salva vista con nome".
Utilizzo della ricerca di base
La ricerca di base consente di eseguire query semplici effettuando ricerche all'interno dei campi del documento.
- Nel menu a discesa della barra di ricerca, seleziona i documenti che desideri cercare.
- Fai clic nel campo di ricerca nella barra di navigazione principale. SiteVault visualizza automaticamente i documenti visualizzati più di recente. Se stai cercando uno di questi, cliccaci sopra dall'elenco di anteprima. In caso contrario, procedi con i passaggi successivi.
- Inizia a digitare uno o più termini nella casella di ricerca. Per cercare una stringa esatta, racchiudi i termini tra virgolette ( "educazione del paziente" ). L'elenco di anteprima si aggiorna a ogni carattere inserito per suggerire termini di ricerca e fino a cinque (5) risultati pertinenti.
- Scegli un documento dall'elenco di anteprima, premi Invio per visualizzare tutti i risultati oppure fai clic su Ricerca avanzata per eseguire una query più complessa.
- Facoltativo: se il set di risultati della ricerca è troppo ampio, applica filtri nella pagina dei risultati per facilitare la ricerca del documento. SiteVault conserva le impostazioni dei filtri quando modifichi la ricerca, ne avvii una nuova o avvii una ricerca avanzata.
- Dalla pagina dei risultati della ricerca, fare clic sul nome del documento per visualizzarlo.
Se il set di risultati di ricerca è troppo ampio, puoi applicare filtri alla pagina dei risultati di ricerca per trovare documenti specifici. SiteVault conserva le impostazioni dei filtri quando modifichi la ricerca o ne avvii una nuova.
Facendo clic sul campo di ricerca nella maggior parte delle aree di SiteVault, la ricerca predefinita riguarda tutti i documenti nella scheda Libreria.
Utilizzo della ricerca avanzata
La ricerca avanzata consente di eseguire query più complesse sui documenti, effettuando ricerche all'interno di campi specifici, inclusi gli allegati, modificando l'operatore di ricerca ed effettuando ricerche all'interno del contenuto del documento.
- Fai clic sull'icona del binocolo nella barra di ricerca o su Ricerca avanzata nell'elenco di anteprima della ricerca. SiteVault conserva le impostazioni del filtro quando avvii una Ricerca avanzata.
- Inserisci tutti i criteri necessari. Se configurato, puoi eseguire una ricerca estesa su una scheda o una raccolta specifica selezionandola dal menu a discesa Cerca in.
- Per eseguire una ricerca generale oltre alla ricerca specifica per campo che hai inserito, seleziona " Includi contenuto nell'ambito di ricerca" e inserisci i termini di ricerca nei campi " Qualsiasi di queste parole" o "Tutte queste parole", a seconda dell'operatore di ricerca che desideri utilizzare. Puoi utilizzare entrambi i campi, se necessario.
Per impostazione predefinita, le ricerche includono solo documenti e campi di documenti. Seleziona Includi contenuto per includere il contenuto del documento quando utilizzi la Ricerca avanzata. Seleziona Includi allegati per cercare corrispondenze negli allegati del documento.
Se si inserisce un termine di ricerca nel campo "Tutte le parole" con entrambe le opzioni "Includi contenuto" e "Includi allegati" selezionate, SiteVault esegue una ricerca separata per ciascun ambito di ricerca. Inoltre, viene eseguita una terza ricerca nei metadati del documento. Il termine di ricerca deve comparire in almeno uno degli ambiti di ricerca per generare risultati.
Ricerca all'interno di una vista salvata
SiteVault consente di effettuare ricerche in qualsiasi vista standard o salvata, mantenendo tutti i filtri e le impostazioni di vista durante la ricerca. Per farlo, seleziona la vista in cui desideri effettuare la ricerca. Il nome della vista appare nella barra di ricerca per indicare in quale vista stai effettuando la ricerca.
Dopo aver ricevuto i risultati della ricerca, puoi continuare ad aggiungere e rimuovere filtri. Fai clic su "Salva vista" per aggiornare la vista con le nuove impostazioni dei filtri.
SiteVault non applica il filtro intelligente se è già stato applicato almeno un filtro.
Informazioni sui documenti mancanti
Se non riesci a trovare un documento tramite la ricerca, ci sono diverse possibilità:
- Non ti è stata assegnata l'autorizzazione per visualizzare il documento. Nei risultati di ricerca compaiono solo i documenti per cui hai l'autorizzazione. Potresti essere assegnato a un ruolo sul documento che non dispone di autorizzazioni per lo stato attuale del documento.
- Il termine di ricerca non corrisponde a causa di un errore di ortografia nella voce di ricerca, nei campi del documento o nel contenuto del documento. SiteVault non suggerisce ortografie alternative come la ricerca Google.
- Il documento non esiste o è stato eliminato.
Limitazioni
La lunghezza massima di ogni termine di ricerca è di 250 caratteri.