SiteVault utilizza un potente motore di ricerca per aiutarti a trovare documenti e allegati. Puoi effettuare ricerche di base dalla barra di ricerca principale o effettuare ricerche più dettagliate utilizzando la Ricerca avanzata. Dalla barra di ricerca principale, potresti anche essere in grado di selezionare il tipo di documento che desideri trovare.

Informazioni sulle ricerche di documenti

Quando cerchi documenti, seleziona Tutti i documenti o un tipo di documento specifico nella barra di ricerca. La ricerca di documenti trova documenti con valori di campo che corrispondono ai termini di ricerca e quindi evidenzia il testo corrispondente quando vengono visualizzati i risultati di ricerca. La ricerca e l'evidenziazione includono tutte le parole configurate come sinonimi per i termini di ricerca, nonché le parole corrispondenti per derivazione.

Per ricerche più dettagliate che possono includere il contenuto del documento (ricerca full-text) e gli allegati, è possibile utilizzare la Ricerca avanzata.

In alcune situazioni, SiteVault converte i termini di ricerca in filtri pertinenti utilizzando il filtro intelligente.

Informazioni sulla ricerca nei report

Per cercare nei report, seleziona Report nella barra di ricerca. SiteVault cerca nel nome del report, nel tipo di report, nella descrizione e nella maggior parte dei campi. SiteVault visualizza i report corrispondenti in una vista filtrata nella scheda Report. Per salvare questa vista per un uso futuro, fai clic su Salva vista con nome.

Utilizzo della ricerca di base

La Ricerca di base consente di effettuare semplici ricerche all'interno dei campi del documento.

1. Nel menu a discesa della barra di ricerca, seleziona i documenti che desideri cercare.
2. Fai clic nel campo di ricerca nella barra di navigazione principale. SiteVault visualizza automaticamente i documenti visualizzati più di recente. Se stai cercando uno di questi, fai clic su di esso dall'elenco di anteprima. In caso contrario, continua con i passaggi successivi.
3. Inizia a digitare uno o più termini nella casella di ricerca. Per cercare una stringa esatta, usa le virgolette doppie attorno ai termini ( "educazione del paziente" ). L'elenco di anteprima si aggiorna con ogni carattere inserito per suggerire termini di ricerca e fino a cinque (5) risultati pertinenti.
4. Scegli un documento dall'elenco di anteprima, premi Invio per visualizzare tutti i risultati oppure fai clic su Ricerca avanzata per eseguire una query più complessa.
5. Facoltativo: se il set di risultati della ricerca è troppo grande, applica filtri sulla pagina dei risultati della ricerca per facilitare la ricerca del documento. SiteVault conserva le impostazioni del filtro quando modifichi la ricerca, ne avvii una nuova o avvii una Ricerca avanzata.
6. Dalla pagina dei risultati della ricerca, fare clic sul nome del documento per visualizzarlo.

Se il set di risultati di ricerca è troppo grande, puoi applicare filtri sulla pagina dei risultati di ricerca per aiutarti a trovare documenti specifici. SiteVault conserva le impostazioni dei filtri quando modifichi la tua ricerca o ne avvii una nuova.

Facendo clic sul campo di ricerca nella maggior parte delle aree di SiteVault, la ricerca predefinita riguarda tutti i documenti nella scheda Libreria.

Utilizzo della ricerca avanzata

La Ricerca avanzata consente di eseguire query più complesse sui documenti, effettuando ricerche all'interno di campi specifici, inclusi gli allegati, modificando l'operatore di ricerca e cercando all'interno del contenuto del documento.

1. Fai clic sull'icona del binocolo dalla barra di ricerca o su Ricerca avanzata dall'elenco di anteprima della ricerca. SiteVault conserva le impostazioni del filtro quando avvii una Ricerca avanzata.
2. Inserisci tutti i criteri che ti servono. Se configurato, puoi eseguire una ricerca estesa su una scheda o una raccolta specifica selezionandola dal menu a discesa Cerca in.
3. Per effettuare una ricerca generale oltre alla ricerca specifica per campo che hai inserito, seleziona Includi contenuto nell'ambito di ricerca e inserisci i termini di ricerca nei campi Una qualsiasi di queste parole o Tutte queste parole, a seconda dell'operatore di ricerca che vuoi usare. Puoi usare entrambi i campi se necessario.

Per impostazione predefinita, le ricerche includono solo documenti e campi di documenti. Seleziona Includi contenuto per includere il contenuto del documento quando utilizzi Ricerca avanzata. Seleziona Includi allegati per cercare corrispondenze negli allegati del documento.

Se inserisci un termine di ricerca nel campo Tutte le parole con Includi contenuto e Includi allegati selezionati, SiteVault esegue una ricerca separata per ogni ambito di ricerca. Inoltre, viene eseguita una terza ricerca nei metadati del documento. Il termine di ricerca deve comparire in almeno uno degli ambiti di ricerca per generare risultati.

Ricerca all'interno di una vista salvata

SiteVault consente di effettuare ricerche all'interno di qualsiasi vista standard o salvata, mantenendo tutti i filtri e le impostazioni di vista quando si esegue la ricerca. Per farlo, selezionare la vista in cui si desidera effettuare la ricerca. Il nome della vista appare nella barra di ricerca per far sapere in quale vista si sta effettuando la ricerca.

Dopo aver ricevuto i risultati della ricerca, puoi continuare ad aggiungere e rimuovere filtri. Fai clic su Salva vista per aggiornare la vista con eventuali nuove impostazioni del filtro.

SiteVault non applica il filtro intelligente se è già stato applicato almeno un filtro.

Informazioni sui documenti mancanti

Se non riesci a trovare un documento tramite la ricerca, ci sono diverse possibilità:

• Non ti è stata assegnata l'autorizzazione per visualizzare il documento. Nei risultati della ricerca compaiono solo i documenti per cui hai l'autorizzazione per la visualizzazione. Puoi essere assegnato a un ruolo sul documento che non ha autorizzazioni per lo stato corrente del documento.
• Il termine di ricerca non corrisponde a causa di un errore di ortografia nella voce di ricerca, nei campi del documento o nel contenuto del documento. SiteVault non suggerisce ortografie alternative come la ricerca Google.
• Il documento non esiste o è stato eliminato.

Limitazioni

La lunghezza massima di ogni termine di ricerca è di 250 caratteri.