I cicli di vita dei documenti sono le sequenze di stati ( Bozza, In revisione, ecc.) che un documento attraversa durante la sua vita. Un ciclo di vita può essere semplice (due stati che richiedono agli utenti di spostarsi manualmente tra gli stati) o complesso (più stati con diverse misure di sicurezza e flussi di lavoro che spostano automaticamente il documento in un altro stato).

Cicli di vita dei documenti

Ogni documento ha un ciclo di vita. Poiché i cicli di vita controllano il comportamento di un documento, è importante associare il ciclo di vita corretto a un documento. In SiteVault, i cicli di vita sono collegati a uno o più tipi di documento. I documenti ereditano tutte le regole aziendali associate al ciclo di vita, garantendo un processo ripetibile che richiede uno sforzo minimo.

Stati del ciclo di vita

Gli stati ordinati all'interno di un ciclo di vita rappresentano le fasi attraverso cui transita un documento mentre gli utenti lo creano, lo esaminano, lo approvano e infine lo archiviano o lo sostituiscono. Un set di regole aziendali si applica a ogni stato e definisce cosa accade al documento in quello stato. SiteVault le applica automaticamente a ogni documento che entra nello stato.

Spostamento tra gli stati

I documenti vengono spostati tra gli stati in vari modi:

• Un utente modifica esplicitamente lo stato del documento utilizzando un'azione utente configurata. Ciò può verificarsi su un singolo documento o come parte di un'azione di massa.
• Un documento entra in un flusso di lavoro in cui la configurazione del flusso di lavoro include una o più modifiche di stato.
• Un documento viene spostato automaticamente in seguito a una modifica di stato di un documento correlato.

In tutti i casi, SiteVault esegue automaticamente la logica aziendale associata al nuovo stato. Nota che i nomi delle opzioni di modifica stato e di avvio flusso di lavoro possono variare. Dopo aver modificato lo stato di un documento, potrebbe essere necessario aggiornare la pagina per visualizzare il nuovo stato.

Fasi del ciclo di vita e gruppi di fasi

Le fasi del ciclo di vita consentono alle organizzazioni di raggruppare gli stati del ciclo di vita di documenti e oggetti in raccolte ordinate di fasi. Vault rappresenta quindi visivamente la fase corrente di un documento o di un record di oggetto nella pagina Doc Info tramite il pannello Chevron delle fasi del ciclo di vita. Facendo clic sulla fase attiva vengono visualizzate le informazioni sul flusso di lavoro per il documento corrente, inclusi eventuali i task aperti.