I cicli di vita dei documenti sono le sequenze di stati ( Bozza, In revisione, ecc.) che un documento attraversa durante la sua vita. Un ciclo di vita può essere semplice (due stati che richiedono agli utenti di passare manualmente da uno stato all'altro) o complesso (più stati con diverse impostazioni di sicurezza e flussi di lavoro che spostano automaticamente il documento in un altro stato).

Cicli di vita dei documenti

Ogni documento ha un ciclo di vita. Poiché i cicli di vita controllano il comportamento di un documento, è importante associare il ciclo di vita corretto a ciascun documento. In SiteVault, i cicli di vita sono collegati a uno o più tipi di documento. I documenti ereditano tutte le regole aziendali associate al ciclo di vita, garantendo un processo ripetibile che richiede il minimo sforzo.

Stati del ciclo di vita

Gli stati ordinati all'interno di un ciclo di vita rappresentano le fasi che un documento attraversa quando gli utenti lo creano, lo revisionano, lo approvano e infine lo archiviano o lo sostituiscono. A ogni stato si applica un insieme di regole aziendali che definiscono cosa accade al documento in quello stato. SiteVault le applica automaticamente a ogni documento che entra in quello stato.

Spostarsi tra gli stati

I documenti vengono trasferiti da uno stato all'altro in vari modi:

• Un utente modifica esplicitamente lo stato del documento utilizzando un'azione utente configurata. Questa modifica può essere applicata a un singolo documento o a un'azione collettiva.
• Un documento entra in un flusso di lavoro in cui la configurazione del flusso di lavoro include una o più modifiche di stato.
• Un documento viene spostato automaticamente in seguito a una modifica di stato di un documento correlato.

In tutti i casi, SiteVault esegue automaticamente la logica di business associata al nuovo stato. Si noti che i nomi delle opzioni di modifica dello stato e di avvio del flusso di lavoro possono variare. Dopo aver modificato lo stato di un documento, potrebbe essere necessario aggiornare la pagina per visualizzare il nuovo stato.

Fasi del ciclo di vita e gruppi di fasi

Le Fasi del Ciclo di Vita consentono alle organizzazioni di raggruppare gli stati del ciclo di vita di documenti e oggetti in raccolte ordinate di fasi. Vault rappresenta quindi visivamente la fase corrente di un documento o di un record di oggetto nella pagina Informazioni documento tramite il pannello Chevron delle Fasi del Ciclo di Vita. Facendo clic sulla fase attiva vengono visualizzate le informazioni sul flusso di lavoro per il documento corrente, incluse eventuali task aperte.