अध्ययन करते हैं

अवलोकन

एक सारणीबद्ध रिपोर्ट में, प्रत्येक पंक्ति एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड को दर्शाती है: एक दस्तावेज़, दस्तावेज़ संस्करण, अध्ययन, उत्पाद, आदि। एकाधिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट वाली रिपोर्टें पंक्तियों को प्राथमिक ऑब्जेक्ट के आधार पर समूहीकृत करके दिखाती हैं।

कॉलम जोड़ना

डिफ़ॉल्ट रूप से, नई रिपोर्ट में प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए नाम फ़ील्ड दिखाने वाला एक कॉलम शामिल होता है। आप अतिरिक्त फ़ील्ड दिखाने के लिए कॉलम जोड़ सकते हैं।

1. एडिट कॉलम चुनें।
2. डिस्प्ले करने के लिए कॉलम संपादित करें संवाद बॉक्स में, फ़ील्ड को उनके संबंधित ऑब्जेक्ट (उत्पाद, दस्तावेज़, आदि) के अनुसार समूहीकृत और रंग-कोडित किया जाता है।
3. उपलब्ध कॉलमों में से फ़ील्ड चुनें और उन्हें प्रदर्शित कॉलमों में ले जाएं। ध्यान दें कि यहां दिया गया 'पुनर्स्थापित करें' लिंक प्रदर्शित कॉलमों को अंतिम सहेजे गए मानों पर वापस ले जाता है।
4. सेव चुनें।

पंक्ति वर्ण सीमाएँ

कॉलम की कोई अधिकतम संख्या निर्धारित नहीं है। SiteVault प्रति पंक्ति अधिकतम 21,884 वर्णों की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, रिपोर्ट चलाने का प्रयास करते समय दर्शकों को निम्न त्रुटि संदेश दिखाई दे सकता है: "रिपोर्ट की कुछ पंक्तियों में वर्णों की कुल संख्या अधिकतम सीमा से अधिक है। कृपया कुछ कॉलम हटाकर रिपोर्ट को पुनः चलाएँ।" कुछ प्रकार के फ़ील्ड (पिकलिस्ट, ऑब्जेक्ट संदर्भ और उपयोगकर्ता संदर्भ) बड़ी संख्या में वर्णों का उपयोग करते हैं। रिपोर्ट बनाते या संपादित करते समय, ध्यान रखें कि आप इनमें से कितने फ़ील्ड शामिल कर रहे हैं; 10 से अधिक फ़ील्ड शामिल करने पर त्रुटियाँ हो सकती हैं।

कॉलम उपनाम सेट करना

आप रिपोर्ट व्यूअर में किसी कॉलम का नाम बदल सकते हैं और कॉलम एलियास सेट करके रिपोर्ट के परिणाम निर्यात कर सकते हैं। यह सुविधा केवल तभी उपलब्ध होगी जब आप रिपोर्ट बनाते समय 'उन्नत विकल्प' के अंतर्गत 'फ़िल्टर और कॉलम एलियास सक्षम करें' का चयन करेंगे।

1. कॉलम हेडर में पेंसिल आइकन का चयन करें।
2. एक उपनाम दर्ज करें। क्लियर पर क्लिक करके उपनाम हटा दें।
3. ओके चुनें।

समूह जोड़ना

अपने दस्तावेज़ों को किसी विशिष्ट फ़ील्ड के आधार पर व्यवस्थित करने के लिए समूहों का उपयोग करें। आप दो स्तरों तक समूह बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, आप किसी दस्तावेज़ रिपोर्ट को उत्पाद के आधार पर और फिर मार्केटिंग अभियान के आधार पर समूहित कर सकते हैं।

1. ग्रुप रोज़ बाय ड्रॉपडाउन मेनू का चयन करें और एक फ़ील्ड चुनें।
2. "Add field to group by" का चयन करके और दूसरा ग्रुपिंग फ़ील्ड चुनकर एक सेकेंडरी ग्रुपिंग जोड़ें।
3. सेव चुनें।

फ़ील्ड पर फ़ंक्शन परिभाषित करना

यदि आप किसी सारणीबद्ध रिपोर्ट में पंक्तियों को समूहित करते हैं, तो आप टेक्स्ट, संख्या और दिनांक फ़ील्ड पर कई एग्रीगेट फ़ंक्शन जोड़ सकते हैं। आप प्रति फ़ील्ड केवल एक फ़ंक्शन का चयन कर सकते हैं। SiteVault लंबे या रिच टेक्स्ट फ़ील्ड पर एग्रीगेट फ़ंक्शन का समर्थन नहीं करता है। एग्रीगेट फ़ंक्शन जोड़ने के लिए, रिपोर्ट संपादक में किसी समूह पर फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन का चयन करें और एक फ़ंक्शन चुनें।

परिणामों को क्रमबद्ध करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, रिपोर्ट प्राथमिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के नाम मान के आधार पर सॉर्ट होती हैं। आप सॉर्टिंग का क्रम बदल सकते हैं।

प्राथमिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए परिणामों को क्रमबद्ध करने के लिए:

1. किसी कॉलम के आधार पर सॉर्ट करने के लिए कॉलम हेडर चुनें। SiteVault इस कॉलम के मान के आधार पर (आरोही क्रम में) सॉर्ट करता है।
2. अवरोही क्रम में सॉर्ट करने के लिए, कॉलम हेडर को फिर से चुनें। कॉलम हेडर पर एक तीर का निशान होता है जो वर्तमान सॉर्टिंग को दर्शाता है (ऊपर की ओर जाने पर आरोही क्रम और नीचे की ओर जाने पर अवरोही क्रम)।
3. सेव चुनें।

यदि आप रिपोर्ट की पंक्तियों पर समूहीकरण लागू करते हैं, तो आप समूहों के लिए सॉर्ट क्रम निर्धारित कर सकते हैं:

1. सॉर्ट ग्रुप्स बाय ड्रॉपडाउन सूची में, सॉर्ट करने का क्रम चुनें।
2. सेव चुनें।

आप किसी भी ऐसे ऑब्जेक्ट के फ़ील्ड पर सॉर्ट कर सकते हैं जिसका संदर्भ प्राइमरी रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट देता है।

कॉलम की चौड़ाई सेट करना

रिपोर्ट बिल्डर में कॉलम की चौड़ाई निर्धारित करके, SiteVault सेटिंग को सहेज लेता है और जब भी कोई उपयोगकर्ता रिपोर्ट देखता है तो उसे लागू करता है। उपयोगकर्ता रिपोर्ट देखते समय कॉलम की चौड़ाई को संशोधित भी कर सकते हैं, लेकिन ये परिवर्तन सहेजे नहीं जाते हैं।

1. अपने कर्सर को दो कॉलम के बीच वाली लाइन पर ले जाएं।
2. कॉलम का आकार बदलने के लिए लाइन को खींचें।
3. सेव चुनें।