अवलोकन

सारणीबद्ध रिपोर्ट में, प्रत्येक पंक्ति एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती है: एक दस्तावेज़, दस्तावेज़ संस्करण, अध्ययन, उत्पाद, आदि। एकाधिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट वाली रिपोर्टें प्राथमिक ऑब्जेक्ट द्वारा समूहीकृत पंक्तियों को दिखाती हैं।

कॉलम जोड़ना

डिफ़ॉल्ट रूप से, नई रिपोर्ट में प्रत्येक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए नाम फ़ील्ड दिखाने वाला एक कॉलम शामिल होता है। आप अतिरिक्त फ़ील्ड दिखाने के लिए कॉलम जोड़ सकते हैं।

1. कॉलम संपादित करें का चयन करें.
2. प्रदर्शित करने के लिए कॉलम संपादित करें संवाद में, फ़ील्ड को उनके संबंधित ऑब्जेक्ट (उत्पाद, दस्तावेज़, आदि) के अनुसार समूहीकृत और रंग-कोडित किया जाता है।
3. उपलब्ध कॉलम से फ़ील्ड चुनें और उन्हें प्रदर्शित कॉलम में ले जाएँ। ध्यान दें कि यहाँ "पुनर्स्थापित करें" लिंक प्रदर्शित कॉलम को अंतिम सहेजे गए मानों पर वापस ले जाता है।
4. सहेजें चुनें.

पंक्ति वर्ण सीमाएँ

स्तंभों की कोई अधिकतम संख्या नहीं है। SiteVault प्रति पंक्ति केवल 21,884 वर्णों की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, रिपोर्ट चलाने का प्रयास करते समय दर्शकों को निम्न त्रुटि संदेश दिखाई दे सकता है: "रिपोर्ट की कुछ पंक्तियों में वर्णों की कुल संख्या अधिकतम सीमा से अधिक है। कुछ स्तंभ हटाएँ और रिपोर्ट पुनः चलाएँ।" कुछ फ़ील्ड प्रकार (पिकलिस्ट, ऑब्जेक्ट संदर्भ और उपयोगकर्ता संदर्भ) बड़ी संख्या में वर्णों का उपयोग करते हैं। रिपोर्ट बनाते या संपादित करते समय, ध्यान रखें कि आप इनमें से कितने फ़ील्ड शामिल करते हैं; लगभग 10 से अधिक फ़ील्ड शामिल करने से त्रुटियाँ हो सकती हैं।

कॉलम उपनाम सेट करना

आप रिपोर्ट व्यूअर में किसी कॉलम का नाम बदल सकते हैं और कॉलम उपनाम सेट करके रिपोर्ट परिणाम निर्यात कर सकते हैं। यह केवल तभी उपलब्ध होता है जब आप रिपोर्ट बनाते समय उन्नत विकल्प के अंतर्गत फ़िल्टर और कॉलम उपनाम सक्षम करें चुनते हैं।

1. कॉलम हेडर में पेंसिल आइकन का चयन करें।
2. एक उपनाम दर्ज करें। साफ़ करें पर क्लिक करके उपनाम हटाएँ।
3. ठीक चुनें.

समूह जोड़ना

अपने दस्तावेज़ों को किसी विशिष्ट फ़ील्ड के अनुसार व्यवस्थित करने के लिए समूहों का उपयोग करें। आप अधिकतम दो स्तर तक समूहीकरण बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, आप किसी दस्तावेज़ रिपोर्ट को उत्पाद और फिर मार्केटिंग अभियान के अनुसार समूहीकृत कर सकते हैं।

1. ड्रॉपडाउन मेनू द्वारा पंक्तियों को समूहित करें का चयन करें और एक फ़ील्ड चुनें।
2. समूह में फ़ील्ड जोड़ें का चयन करके और अन्य समूहीकरण फ़ील्ड चुनकर द्वितीयक समूहीकरण जोड़ें.
3. सहेजें चुनें.

फ़ील्ड पर फ़ंक्शन परिभाषित करना

यदि आप किसी सारणीबद्ध रिपोर्ट में पंक्तियों को समूहीकृत करते हैं, तो आप टेक्स्ट, संख्या और दिनांक फ़ील्ड पर कई एग्रीगेट फ़ंक्शन जोड़ सकते हैं। आप प्रति फ़ील्ड केवल एक फ़ंक्शन चुन सकते हैं। SiteVault लंबे या रिच टेक्स्ट फ़ील्ड पर एग्रीगेट फ़ंक्शन का समर्थन नहीं करता है। एग्रीगेट फ़ंक्शन जोड़ने के लिए, रिपोर्ट संपादक में किसी समूह पर फ़ंक्शन ड्रॉपडाउन चुनें और एक फ़ंक्शन चुनें।

परिणामों को क्रमबद्ध करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, रिपोर्ट प्राथमिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के नाम मान के आधार पर सॉर्ट होती हैं। आप एक अलग सॉर्ट क्रम सेट कर सकते हैं।

प्राथमिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट के लिए परिणाम सॉर्ट करने के लिए:

1. उस कॉलम के अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए एक कॉलम हेडर चुनें। SiteVault इस कॉलम के मान के अनुसार (आरोही क्रम में) क्रमबद्ध करता है।
2. अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने के लिए, स्तंभ शीर्षलेख को फिर से चुनें। स्तंभ शीर्षलेख में एक तीर दिखाई देता है जो वर्तमान क्रम को दर्शाता है (आरोही के लिए ऊपर और अवरोही के लिए नीचे)।
3. सहेजें चुनें.

यदि आप रिपोर्ट पंक्तियों पर समूहीकरण लागू करते हैं, तो आप समूहों के लिए सॉर्ट क्रम सेट कर सकते हैं:

1. ड्रॉपडाउन सूची के अनुसार समूह क्रमबद्ध करें में, क्रमबद्ध क्रम चुनें.
2. सहेजें चुनें.

आप किसी भी फ़ील्ड पर अप ऑब्जेक्ट के लिए सॉर्ट कर सकते हैं जिसे प्राथमिक रिपोर्टिंग ऑब्जेक्ट संदर्भित करता है।

कॉलम की चौड़ाई सेट करना

रिपोर्ट बिल्डर में कॉलम की चौड़ाई निर्धारित करके, SiteVault सेटिंग को सहेज लेता है और जब कोई उपयोगकर्ता रिपोर्ट देखता है तो उसे लागू कर देता है। उपयोगकर्ता देखते समय कॉलम की चौड़ाई में बदलाव भी कर सकते हैं, लेकिन ये बदलाव सेव नहीं होते।

1. अपने कर्सर को दो कॉलमों के बीच की रेखा पर ले जाएं।
2. स्तंभों का आकार बदलने के लिए रेखा खींचें.
3. सहेजें चुनें.