SiteVault दस्तावेज़ों और अटैचमेंट को खोजने में आपकी सहायता के लिए एक शक्तिशाली खोज इंजन का उपयोग करता है। आप मुख्य खोज बार से बुनियादी खोज कर सकते हैं या उन्नत खोज का उपयोग करके अधिक विस्तृत खोज कर सकते हैं। मुख्य खोज बार से, आप उस दस्तावेज़ का प्रकार भी चुन सकते हैं जिसे आप खोजना चाहते हैं।
दस्तावेज़ खोजों के बारे में
दस्तावेज़ खोजते समय, आप खोज बार में या तो सभी दस्तावेज़ या किसी विशिष्ट दस्तावेज़ प्रकार का चयन करते हैं। दस्तावेज़ खोज उन दस्तावेज़ों को ढूंढती है जिनके फ़ील्ड मान खोज शब्दों से मेल खाते हैं और फिर खोज परिणाम प्रदर्शित करते समय मेल खाने वाले पाठ को हाइलाइट करती है। खोज और हाइलाइट में आपके खोज शब्दों के लिए पर्यायवाची के रूप में कॉन्फ़िगर किए गए सभी शब्द और स्टेमिंग द्वारा मेल खाने वाले शब्द शामिल होते हैं।
अधिक विस्तृत खोजों के लिए जिनमें दस्तावेज़ की सामग्री (पूर्ण-पाठ खोज) और संलग्न दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं, आप उन्नत खोज का उपयोग कर सकते हैं।
कुछ स्थितियों में, SiteVault स्मार्ट फ़िल्टरिंग का उपयोग करके आपके खोज शब्दों को प्रासंगिक फ़िल्टर में परिवर्तित कर देता है।
रिपोर्ट खोजने के बारे में
रिपोर्ट खोजने के लिए, सर्च बार में 'रिपोर्ट्स ' चुनें। SiteVault रिपोर्ट के नाम, रिपोर्ट के प्रकार, विवरण और अधिकांश फ़ील्ड्स के आधार पर खोज करता है। SiteVault ' रिपोर्ट्स' टैब में फ़िल्टर किए गए व्यू में मिलती-जुलती रिपोर्ट दिखाता है। इस व्यू को भविष्य में उपयोग के लिए सहेजने के लिए, 'व्यू इस रूप में सहेजें' पर क्लिक करें।
बुनियादी खोज का उपयोग करना
बेसिक सर्च आपको दस्तावेज़ के फ़ील्ड के भीतर खोज करके सरल क्वेरी करने की अनुमति देता है।
- सर्च बार के ड्रॉप-डाउन मेनू में, उन दस्तावेज़ों का चयन करें जिन्हें आप खोजना चाहते हैं।
- मुख्य नेविगेशन बार में खोज फ़ील्ड पर क्लिक करें। SiteVault स्वचालित रूप से हाल ही में देखे गए दस्तावेज़ प्रदर्शित करता है। यदि आप इनमें से किसी दस्तावेज़ को खोज रहे हैं, तो पूर्वावलोकन सूची से उस पर क्लिक करें। यदि नहीं, तो अगले चरणों पर आगे बढ़ें।
- खोज बॉक्स में एक या अधिक शब्द टाइप करना शुरू करें। सटीक स्ट्रिंग खोजने के लिए, शब्दों के चारों ओर डबल कोटेशन मार्क लगाएं ( जैसे “patient education” )। आपके द्वारा दर्ज किए गए प्रत्येक अक्षर के साथ पूर्वावलोकन सूची अपडेट होती रहेगी और खोज शब्दों के सुझाव तथा अधिकतम पाँच (5) प्रासंगिक परिणाम दिखाएगी।
- पूर्वावलोकन सूची से एक दस्तावेज़ चुनें, सभी परिणाम देखने के लिए एंटर दबाएं, या अधिक जटिल खोज करने के लिए उन्नत खोज पर क्लिक करें।
- वैकल्पिक: यदि खोज परिणामों का सेट बहुत बड़ा है, तो दस्तावेज़ को खोजने में सहायता के लिए खोज परिणाम पृष्ठ पर फ़िल्टर लागू करें। SiteVault खोज में बदलाव करने, नई खोज शुरू करने या उन्नत खोज शुरू करने पर फ़िल्टर सेटिंग्स को सुरक्षित रखता है।
- खोज परिणामों वाले पृष्ठ से, दस्तावेज़ को देखने के लिए उसके नाम पर क्लिक करें।
यदि खोज परिणामों की सूची बहुत बड़ी है, तो विशिष्ट दस्तावेज़ों को खोजने में सहायता के लिए आप खोज परिणाम पृष्ठ पर फ़िल्टर लगा सकते हैं। खोज में बदलाव करने या नई खोज शुरू करने पर भी SiteVault फ़िल्टर सेटिंग्स को सुरक्षित रखता है।
SiteVault के अधिकांश क्षेत्रों में खोज फ़ील्ड पर क्लिक करने पर, खोज डिफ़ॉल्ट रूप से लाइब्रेरी टैब में मौजूद सभी दस्तावेज़ों पर केंद्रित हो जाती है।
उन्नत खोज का उपयोग करना
एडवांस्ड सर्च आपको विशिष्ट फ़ील्ड्स के भीतर खोज करके, जिसमें अटैचमेंट्स भी शामिल हैं, सर्च ऑपरेटर को बदलकर और दस्तावेज़ की सामग्री के भीतर खोज करके दस्तावेज़ों के लिए अधिक जटिल क्वेरी करने की अनुमति देता है।
- सर्च बार से दूरबीन आइकन पर क्लिक करें या सर्च प्रीव्यू लिस्ट से एडवांस्ड सर्च पर क्लिक करें। एडवांस्ड सर्च शुरू करने पर SiteVault फ़िल्टर सेटिंग्स को सुरक्षित रखता है।
- आवश्यकतानुसार जितनी चाहें उतनी शर्तें भरें। यदि कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आप "इसमें खोजें" ड्रॉप-डाउन से किसी विशिष्ट टैब या संग्रह का चयन करके उस पर विस्तृत खोज कर सकते हैं।
- आपके द्वारा दर्ज की गई फ़ील्ड-विशिष्ट खोज के अतिरिक्त सामान्य खोज करने के लिए, खोज क्षेत्र में सामग्री शामिल करें चुनें और खोज ऑपरेटर के आधार पर, " इनमें से कोई भी शब्द" या "इनमें से सभी शब्द" फ़ील्ड में खोज शब्द दर्ज करें। आवश्यकता पड़ने पर आप दोनों फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, खोज में केवल दस्तावेज़ और दस्तावेज़ फ़ील्ड शामिल होते हैं। उन्नत खोज का उपयोग करते समय दस्तावेज़ सामग्री को शामिल करने के लिए ' सामग्री शामिल करें' चुनें। दस्तावेज़ अटैचमेंट में मिलान खोजने के लिए 'अटैचमेंट शामिल करें' चुनें।
यदि आप "सभी शब्द" फ़ील्ड में खोज शब्द दर्ज करते हैं और "सामग्री शामिल करें" और "संलग्नक शामिल करें" दोनों विकल्प चुनते हैं, तो SiteVault प्रत्येक खोज क्षेत्र के लिए अलग-अलग खोज करता है। इसके अतिरिक्त, दस्तावेज़ के मेटाडेटा में एक तीसरी खोज भी की जाती है। परिणाम प्राप्त करने के लिए खोज शब्द का कम से कम एक खोज क्षेत्र में मौजूद होना आवश्यक है।
सहेजे गए दृश्य के भीतर खोज करना
SiteVault आपको किसी भी मानक या सहेजे गए दृश्य में खोज करने की अनुमति देता है, और खोज करते समय सभी फ़िल्टर और दृश्य सेटिंग्स को सुरक्षित रखता है। ऐसा करने के लिए, वह दृश्य चुनें जिसमें आप खोजना चाहते हैं। खोज बार में दृश्य का नाम दिखाई देगा जिससे आपको पता चलेगा कि आप किस दृश्य में खोज रहे हैं।
खोज परिणाम प्राप्त होने के बाद, आप फ़िल्टर जोड़ और हटा सकते हैं। किसी भी नई फ़िल्टर सेटिंग के साथ दृश्य को अपडेट करने के लिए 'दृश्य सहेजें' पर क्लिक करें।
यदि पहले से ही कम से कम एक फ़िल्टर लागू है, तो SiteVault स्मार्ट फ़िल्टरिंग को लागू नहीं करता है।
गुम दस्तावेजों के बारे में
यदि खोज करने पर भी आपको कोई दस्तावेज़ नहीं मिलता है, तो कई संभावनाएं हैं:
- आपको दस्तावेज़ देखने की अनुमति नहीं दी गई है। खोज परिणामों में केवल वही दस्तावेज़ दिखाई देंगे जिन्हें देखने की अनुमति आपके पास है। आपको दस्तावेज़ पर ऐसी भूमिका सौंपी जा सकती है जिसमें दस्तावेज़ की वर्तमान स्थिति के लिए कोई अनुमति नहीं है।
- आपके खोज शब्द का मिलान नहीं हो रहा है क्योंकि आपकी खोज प्रविष्टि, दस्तावेज़ के फ़ील्ड या दस्तावेज़ की सामग्री में वर्तनी की त्रुटि है। SiteVault, Google खोज की तरह वैकल्पिक वर्तनी का सुझाव नहीं देता है।
- यह दस्तावेज़ मौजूद नहीं है या इसे हटा दिया गया है।
सीमाएँ
प्रत्येक खोज शब्द की अधिकतम लंबाई 250 अक्षर है।
