SiteVault आपको दस्तावेज़ और अनुलग्नक खोजने में मदद करने के लिए एक शक्तिशाली खोज इंजन का उपयोग करता है। आप प्राथमिक खोज बार से बुनियादी खोज कर सकते हैं या उन्नत खोज का उपयोग करके अधिक विस्तृत खोज कर सकते हैं। प्राथमिक खोज बार से, आप उस दस्तावेज़ का प्रकार भी चुन सकते हैं जिसे आप खोजना चाहते हैं।

दस्तावेज़ खोज के बारे में

दस्तावेज़ों की खोज करते समय, आप खोज बार में या तो सभी दस्तावेज़ या कोई विशिष्ट दस्तावेज़ प्रकार चुनते हैं। दस्तावेज़ खोज फ़ील्ड मानों वाले दस्तावेज़ ढूँढती है जो खोज शब्दों से मेल खाते हैं और फिर खोज परिणाम प्रदर्शित करते समय मेल खाने वाले टेक्स्ट को हाइलाइट करती है। खोज और हाइलाइट में आपके खोज शब्दों के लिए समानार्थी के रूप में कॉन्फ़िगर किए गए किसी भी शब्द के साथ-साथ स्टेमिंग द्वारा मेल खाने वाले शब्द शामिल हैं।

अधिक विस्तृत खोजों के लिए, जिसमें दस्तावेज़ सामग्री (पूर्ण-पाठ खोज) और अनुलग्नक शामिल हो सकते हैं, आप उन्नत खोज का उपयोग कर सकते हैं।

कुछ स्थितियों में, SiteVault स्मार्ट फ़िल्टरिंग का उपयोग करके आपके खोज शब्दों को प्रासंगिक फ़िल्टर में परिवर्तित कर देता है।

खोज रिपोर्ट के बारे में

रिपोर्ट में खोज करने के लिए, खोज बार में रिपोर्ट चुनें। SiteVault रिपोर्ट के नाम, रिपोर्ट प्रकार, विवरण और अधिकांश फ़ील्ड में खोज करता है। SiteVault रिपोर्ट टैब में फ़िल्टर किए गए दृश्य में मेल खाने वाली रिपोर्ट प्रदर्शित करता है। भविष्य में उपयोग के लिए इस दृश्य को सहेजने के लिए, दृश्य को इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें।

बेसिक खोज का उपयोग करना

बेसिक सर्च आपको दस्तावेज़ फ़ील्ड के भीतर खोज करके सरल क्वेरीज़ निष्पादित करने की अनुमति देता है।

1. खोज बार के ड्रॉप-डाउन मेनू में, उन दस्तावेज़ों का चयन करें जिन्हें आप खोजना चाहते हैं।
2. प्राथमिक नेविगेशन बार में खोज फ़ील्ड में क्लिक करें। SiteVault स्वचालित रूप से सबसे हाल ही में देखे गए दस्तावेज़ प्रदर्शित करता है। यदि आप इनमें से किसी एक को ढूँढ रहे हैं, तो पूर्वावलोकन सूची से उस पर क्लिक करें। यदि नहीं, तो अगले चरणों के साथ जारी रखें।
3. खोज बॉक्स में एक या अधिक शब्द टाइप करना शुरू करें। सटीक स्ट्रिंग खोजने के लिए, शब्दों के चारों ओर डबल कोट्स का उपयोग करें ( “रोगी शिक्षा” )। पूर्वावलोकन सूची आपके द्वारा दर्ज किए गए प्रत्येक वर्ण के साथ अपडेट होती है ताकि खोज शब्द और अधिकतम पाँच (5) प्रासंगिक परिणाम सुझाए जा सकें।
4. पूर्वावलोकन सूची से कोई दस्तावेज़ चुनें, सभी परिणाम देखने के लिए Enter दबाएँ, या अधिक जटिल क्वेरी करने के लिए उन्नत खोज पर क्लिक करें।
5. वैकल्पिक: यदि खोज परिणाम सेट बहुत बड़ा है, तो दस्तावेज़ को खोजने में सहायता के लिए खोज परिणाम पृष्ठ पर फ़िल्टर लागू करें। जब आप अपनी खोज को संशोधित करते हैं, एक नई खोज आरंभ करते हैं, या एक उन्नत खोज आरंभ करते हैं, तो SiteVault फ़िल्टर सेटिंग को सुरक्षित रखता है।
6. खोज परिणाम पृष्ठ से, दस्तावेज़ के नाम पर क्लिक करके उसे देखें।

यदि खोज परिणाम सेट बहुत बड़ा है, तो आप विशिष्ट दस्तावेज़ों को खोजने में सहायता के लिए खोज परिणाम पृष्ठ पर फ़िल्टर लागू कर सकते हैं। जब आप अपनी खोज को संशोधित करते हैं या नई खोज आरंभ करते हैं, SiteVault फ़िल्टर सेटिंग सुरक्षित रखता है।

SiteVault के अधिकांश क्षेत्रों में खोज फ़ील्ड पर क्लिक करने पर, लाइब्रेरी टैब में सभी दस्तावेज़ों की खोज डिफ़ॉल्ट हो जाती है।

उन्नत खोज का उपयोग करना

उन्नत खोज आपको अनुलग्नकों सहित विशिष्ट क्षेत्रों में खोज करके, खोज ऑपरेटर को बदलकर, और दस्तावेज़ सामग्री के भीतर खोज करके दस्तावेज़ों के लिए अधिक जटिल क्वेरी करने की अनुमति देता है।

1. सर्च बार से दूरबीन आइकन या सर्च प्रीव्यू सूची से एडवांस्ड सर्च पर क्लिक करें। जब आप एडवांस्ड सर्च शुरू करते हैं तो SiteVault फ़िल्टर सेटिंग को सुरक्षित रखता है।
2. जितने आवश्यक हो उतने मानदंड भरें। यदि कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आप सर्च इन ड्रॉप-डाउन से इसे चुनकर किसी विशिष्ट टैब या संग्रह पर विस्तारित खोज कर सकते हैं।
3. आपके द्वारा दर्ज की गई फ़ील्ड-विशिष्ट खोज के अतिरिक्त सामान्य खोज करने के लिए, खोज क्षेत्र में सामग्री शामिल करें चुनें और खोज शब्दों को इनमें से कोई भी शब्द या इन सभी शब्दों में से किसी भी फ़ील्ड में दर्ज करें, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस खोज ऑपरेटर का उपयोग करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप दोनों फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, खोज में केवल दस्तावेज़ और दस्तावेज़ फ़ील्ड शामिल होते हैं। उन्नत खोज का उपयोग करते समय दस्तावेज़ सामग्री को शामिल करने के लिए सामग्री शामिल करें का चयन करें। दस्तावेज़ अनुलग्नकों में मिलान खोजने के लिए अनुलग्नक शामिल करें का चयन करें।

यदि आप सभी शब्द फ़ील्ड में कोई खोज शब्द दर्ज करते हैं, जिसमें सामग्री शामिल करें और अनुलग्नक शामिल करें दोनों को चुना गया है, तो SiteVault प्रत्येक खोज क्षेत्र के लिए एक अलग खोज करता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ के मेटाडेटा में एक तीसरी खोज की जाती है। परिणाम उत्पन्न करने के लिए खोज शब्द को कम से कम एक खोज क्षेत्र में दिखाई देना चाहिए।

सहेजे गए दृश्य में खोजना

SiteVault आपको किसी भी मानक या सहेजे गए दृश्य में खोज करने की अनुमति देता है, जब आप खोज करते हैं तो सभी फ़िल्टर और दृश्य सेटिंग को संरक्षित करता है। ऐसा करने के लिए, वह दृश्य चुनें जिसमें आप खोजना चाहते हैं। दृश्य का नाम खोज बार में दिखाई देता है ताकि आपको पता चल सके कि आप किस दृश्य में खोज रहे हैं।

अपने खोज परिणाम प्राप्त करने के बाद, आप फ़िल्टर जोड़ना और हटाना जारी रख सकते हैं। किसी भी नई फ़िल्टर सेटिंग के साथ दृश्य को अपडेट करने के लिए दृश्य सहेजें पर क्लिक करें।

यदि पहले से कम से कम एक फ़िल्टर लागू है, तो SiteVault स्मार्ट फ़िल्टरिंग लागू नहीं करता है।

गुम हुए दस्तावेज़ों के बारे में

यदि आपको खोजने पर कोई दस्तावेज़ नहीं मिलता है, तो कई संभावनाएँ हैं:

• आपको दस्तावेज़ देखने की अनुमति नहीं दी गई है। केवल वे दस्तावेज़ ही आपके खोज परिणामों में दिखाई देते हैं जिन्हें देखने की अनुमति आपको है। आपको दस्तावेज़ पर एक ऐसी भूमिका सौंपी जा सकती है जिसके पास दस्तावेज़ की वर्तमान स्थिति के लिए कोई अनुमति नहीं है।
• आपकी खोज प्रविष्टि, दस्तावेज़ के फ़ील्ड या दस्तावेज़ सामग्री में वर्तनी त्रुटि के कारण आपका खोज शब्द मेल नहीं खाता है। SiteVault Google खोज की तरह वैकल्पिक वर्तनी का सुझाव नहीं देता है।
• दस्तावेज़ मौजूद नहीं है या हटा दिया गया है.

सीमाएँ

प्रत्येक खोज शब्द की अधिकतम लंबाई 250 वर्ण है।