दस्तावेज़ जीवनचक्र उन अवस्थाओं ( ड्राफ्ट, समीक्षाधीन, आदि) का क्रम है जिनसे एक दस्तावेज़ अपने जीवनकाल में गुजरता है। एक जीवनचक्र सरल (दो अवस्थाओं के बीच उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से स्थानांतरण की आवश्यकता होती है) या जटिल (विभिन्न सुरक्षा और कार्यप्रवाह वाली कई अवस्थाएँ जो दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से दूसरी अवस्था में ले जाती हैं) हो सकता है।

दस्तावेज़ जीवनचक्र

प्रत्येक दस्तावेज़ का एक जीवनचक्र होता है। चूँकि जीवनचक्र दस्तावेज़ के व्यवहार को नियंत्रित करते हैं, इसलिए दस्तावेज़ के साथ सही जीवनचक्र को जोड़ना महत्वपूर्ण है। SiteVault में, जीवनचक्र एक या अधिक दस्तावेज़ प्रकारों से जुड़े होते हैं। दस्तावेज़ जीवनचक्र से जुड़े सभी व्यावसायिक नियमों को ग्रहण करते हैं, जिससे एक दोहराई जाने वाली प्रक्रिया सुनिश्चित होती है जिसके लिए न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है।

जीवनचक्र अवस्थाएँ

किसी जीवनचक्र में क्रमबद्ध स्थितियाँ उन चरणों का प्रतिनिधित्व करती हैं जिनसे होकर दस्तावेज़ गुजरता है जब उपयोगकर्ता उसे बनाते हैं, उसकी समीक्षा करते हैं, उसे स्वीकृत करते हैं और अंततः उसे संग्रहीत या प्रतिस्थापित करते हैं। प्रत्येक स्थिति पर व्यावसायिक नियमों का एक सेट लागू होता है और यह परिभाषित करता है कि उस स्थिति में दस्तावेज़ का क्या होता है। SiteVault उन्हें उस स्थिति में प्रवेश करने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ पर स्वचालित रूप से लागू करता है।

राज्यों के बीच आवागमन

दस्तावेज़ विभिन्न तरीकों से राज्यों के बीच स्थानांतरित होते हैं:

• एक उपयोगकर्ता कॉन्फ़िगर की गई उपयोगकर्ता क्रिया का उपयोग करके दस्तावेज़ की स्थिति को स्पष्ट रूप से बदल सकता है। यह किसी एकल दस्तावेज़ पर या किसी सामूहिक क्रिया के भाग के रूप में हो सकता है।
• एक दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में प्रवेश करता है जहाँ वर्कफ़्लो कॉन्फ़िगरेशन में एक या अधिक स्थिति परिवर्तन शामिल होते हैं।
• एक दस्तावेज़, संबंधित दस्तावेज़ में स्थिति परिवर्तन के परिणामस्वरूप स्वचालित रूप से स्थानांतरित हो जाता है।

सभी मामलों में, SiteVault नई स्थिति से जुड़े व्यावसायिक तर्क को स्वचालित रूप से निष्पादित करता है। ध्यान दें कि स्थिति परिवर्तन और वर्कफ़्लो प्रारंभ विकल्पों के नाम भिन्न हो सकते हैं। दस्तावेज़ की स्थिति बदलने के बाद, नई स्थिति देखने के लिए आपको पृष्ठ को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है।

जीवनचक्र चरण और चरण समूह

जीवनचक्र चरण संगठनों को दस्तावेज़ और ऑब्जेक्ट जीवनचक्र अवस्थाओं को चरणों के क्रमबद्ध संग्रह में समूहित करने की अनुमति देते हैं। इसके बाद, Vault, जीवनचक्र चरण शेवरॉन पैनल के माध्यम से दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ पर दस्तावेज़ या ऑब्जेक्ट रिकॉर्ड के वर्तमान चरण को दृश्य रूप से प्रदर्शित करता है। सक्रिय चरण पर क्लिक करने से वर्तमान दस्तावेज़ के लिए वर्कफ़्लो जानकारी प्रदर्शित होती है, जिसमें सभी खुले कार्य भी शामिल हैं।