दस्तावेज़ जीवनचक्र अवस्थाओं ( ड्राफ़्ट, समीक्षाधीन, आदि) का अनुक्रम है, जिनसे दस्तावेज़ अपने जीवन के दौरान गुज़रता है। जीवनचक्र सरल हो सकता है (दो अवस्थाएँ जिसके लिए उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से अवस्थाओं के बीच जाना पड़ता है) या जटिल (विभिन्न सुरक्षा और वर्कफ़्लो वाली कई अवस्थाएँ जो दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से दूसरी अवस्था में ले जाती हैं)।

दस्तावेज़ जीवनचक्र

हर दस्तावेज़ का एक जीवनचक्र होता है। चूँकि जीवनचक्र दस्तावेज़ के व्यवहार को नियंत्रित करते हैं, इसलिए दस्तावेज़ से सही जीवनचक्र को जोड़ना महत्वपूर्ण है। SiteVault में, जीवनचक्र एक या अधिक दस्तावेज़ प्रकारों से जुड़े होते हैं। दस्तावेज़ जीवनचक्र से जुड़े सभी व्यावसायिक नियमों को प्राप्त करते हैं, जिससे एक दोहराई जाने वाली प्रक्रिया सुनिश्चित होती है जिसके लिए न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है।

जीवनचक्र स्थितियाँ

जीवनचक्र के भीतर क्रमबद्ध स्थितियाँ उन चरणों का प्रतिनिधित्व करती हैं जिनसे दस्तावेज़ गुजरता है, जब उपयोगकर्ता इसे बनाते हैं, समीक्षा करते हैं, स्वीकृत करते हैं और अंततः इसे संग्रहीत या प्रतिस्थापित करते हैं। प्रत्येक स्थिति पर व्यावसायिक नियमों का एक सेट लागू होता है और परिभाषित करता है कि उस स्थिति में दस्तावेज़ के साथ क्या होता है। SiteVault स्वचालित रूप से उन्हें उस स्थिति में प्रवेश करने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ पर लागू करता है।

राज्यों के बीच आवागमन

दस्तावेज़ विभिन्न तरीकों से राज्यों के बीच स्थानांतरित होते हैं:

• उपयोगकर्ता कॉन्फ़िगर किए गए उपयोगकर्ता क्रिया का उपयोग करके दस्तावेज़ की स्थिति को स्पष्ट रूप से बदलता है। यह किसी व्यक्तिगत दस्तावेज़ पर या बल्क क्रिया के भाग के रूप में हो सकता है।
• एक दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में प्रवेश करता है जहाँ वर्कफ़्लो कॉन्फ़िगरेशन में एक या अधिक स्थिति परिवर्तन शामिल होते हैं।
• संबंधित दस्तावेज़ में स्थिति परिवर्तन के परिणामस्वरूप दस्तावेज़ स्वचालित रूप से स्थानांतरित हो जाता है।

सभी मामलों में, SiteVault स्वचालित रूप से नई स्थिति से जुड़े व्यावसायिक तर्क को निष्पादित करता है। ध्यान दें कि स्थिति परिवर्तन और वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के विकल्पों के नाम अलग-अलग हो सकते हैं। दस्तावेज़ की स्थिति बदलने के बाद, आपको नई स्थिति देखने के लिए पृष्ठ को रीफ़्रेश करना पड़ सकता है।

जीवनचक्र चरण और चरण समूह

लाइफ़साइकिल स्टेज संगठनों को दस्तावेज़ और ऑब्जेक्ट लाइफ़साइकिल अवस्थाओं को चरणों के क्रमबद्ध संग्रह में समूहीकृत करने की अनुमति देते हैं। Vault फिर लाइफ़साइकिल स्टेज शेवरॉन पैनल के माध्यम से दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ में दस्तावेज़ या ऑब्जेक्ट रिकॉर्ड के वर्तमान चरण को दृश्यमान रूप से प्रदर्शित करता है। सक्रिय चरण पर क्लिक करने से वर्तमान दस्तावेज़ के लिए वर्कफ़्लो जानकारी प्रदर्शित होती है, जिसमें कोई भी खुला कार्य शामिल है।