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दस्तावेज़ जीवनचक्र उन अवस्थाओं ( ड्राफ़्ट, समीक्षाधीन, आदि) का क्रम है जिनसे कोई दस्तावेज़ अपने जीवनकाल में गुज़रता है। एक जीवनचक्र सरल (दो अवस्थाएँ जिनमें उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से अवस्थाओं के बीच जाना पड़ता है) या जटिल (विभिन्न सुरक्षा और कार्यप्रवाहों वाली कई अवस्थाएँ जो दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से दूसरी अवस्था में ले जाती हैं) हो सकता है।

दस्तावेज़ जीवनचक्र

प्रत्येक दस्तावेज़ का एक जीवनचक्र होता है। चूंकि जीवनचक्र दस्तावेज़ के व्यवहार को नियंत्रित करते हैं, इसलिए दस्तावेज़ के साथ सही जीवनचक्र को जोड़ना महत्वपूर्ण है। SiteVault में, जीवनचक्र एक या अधिक दस्तावेज़ प्रकारों से जुड़े होते हैं। दस्तावेज़ जीवनचक्र से जुड़े सभी व्यावसायिक नियमों को विरासत में प्राप्त करते हैं, जिससे एक दोहराने योग्य प्रक्रिया सुनिश्चित होती है जिसमें न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है।

जीवनचक्र अवस्थाएँ

किसी दस्तावेज़ के जीवनचक्र में क्रमबद्ध अवस्थाएँ उन चरणों को दर्शाती हैं जिनसे उपयोगकर्ता दस्तावेज़ बनाते, समीक्षा करते, अनुमोदित करते और अंततः संग्रहित या प्रतिस्थापित करते समय गुज़रते हैं। प्रत्येक अवस्था पर व्यावसायिक नियमों का एक समूह लागू होता है और यह परिभाषित करता है कि उस अवस्था में दस्तावेज़ के साथ क्या होता है। SiteVault स्वचालित रूप से उन नियमों को उस अवस्था में प्रवेश करने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ पर लागू करता है।

राज्यों के बीच आवागमन

दस्तावेज़ विभिन्न तरीकों से राज्यों के बीच स्थानांतरित होते हैं:

• उपयोगकर्ता किसी निर्धारित उपयोगकर्ता क्रिया का उपयोग करके दस्तावेज़ की स्थिति को स्पष्ट रूप से बदलता है। यह किसी व्यक्तिगत दस्तावेज़ पर या किसी सामूहिक क्रिया के भाग के रूप में हो सकता है।
• एक दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में प्रवेश करता है जहाँ वर्कफ़्लो कॉन्फ़िगरेशन में एक या अधिक स्थिति परिवर्तन शामिल होते हैं।
• किसी दस्तावेज़ की स्थिति में परिवर्तन होने पर वह स्वचालित रूप से उससे संबंधित दस्तावेज़ में स्थानांतरित हो जाता है।

सभी मामलों में, SiteVault स्वचालित रूप से नई स्थिति से संबंधित व्यावसायिक तर्क को निष्पादित करता है। ध्यान दें कि स्थिति परिवर्तन और कार्यप्रवाह प्रारंभ विकल्पों के नाम भिन्न हो सकते हैं। दस्तावेज़ की स्थिति बदलने के बाद, नई स्थिति देखने के लिए आपको पृष्ठ को रीफ़्रेश करने की आवश्यकता हो सकती है।

जीवनचक्र के चरण और चरण समूह

लाइफ़साइकल स्टेज संगठनों को दस्तावेज़ और ऑब्जेक्ट के लाइफ़साइकल चरणों को क्रमबद्ध समूहों में व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। Vault फिर लाइफ़साइकल स्टेज शेवरॉन पैनल के माध्यम से दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ पर किसी दस्तावेज़ या ऑब्जेक्ट रिकॉर्ड के वर्तमान चरण को दृश्य रूप से प्रदर्शित करता है। सक्रिय चरण पर क्लिक करने से वर्तमान दस्तावेज़ के लिए वर्कफ़्लो जानकारी प्रदर्शित होती है, जिसमें कोई भी खुले कार्य शामिल होते हैं।