बहु-दस्तावेज़ वर्कफ़्लो आपको वर्कफ़्लो के माध्यम से एकाधिक प्रतिभागियों को एक साथ कई दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देता है।

SiteVault निम्नलिखित वर्कफ़्लो पर बहु-दस्तावेज़ प्रदान करता है:

• पढ़ें और समझें: अध्ययन दल के सदस्यों को एक या अधिक अध्ययन दस्तावेज़ भेजें। प्रत्येक प्राप्तकर्ता को यह पुष्टि करनी होगी कि उन्होंने प्रत्येक अध्ययन दस्तावेज़ को पढ़ा और समझा है।
• समीक्षा के लिए भेजें: एक या अधिक दस्तावेज़ उन सहकर्मियों को भेजें जो एनोटेशन टूल का उपयोग करके फ़ीडबैक दे सकते हैं।
• ई-हस्ताक्षर के लिए भेजें: किसी रिकॉर्ड को अनुमोदित करने के लिए एक या अनेक दस्तावेज़ों को एकाधिक हस्ताक्षरकर्ताओं को भेजें (अनदेखी नहीं)।

दस्तावेज़ों का चयन

• लाइब्रेरी से वर्कफ़्लो शुरू करना: लाइब्रेरी से दस्तावेज़ वर्कफ़्लो शुरू करते समय, SiteVault आपके वर्तमान दृश्य में सभी दस्तावेज़ों को शामिल करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप पसंदीदा से वर्कफ़्लो शुरू करते हैं, तो SiteVault दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में आपके पसंदीदा में सभी दस्तावेज़ों को शामिल करता है। यदि आप वर्कफ़्लो शुरू करने से पहले खोज करते हैं या फ़िल्टर लागू करते हैं, तो SiteVault केवल मेल खाने वाले दस्तावेज़ों को शामिल करता है।
• कार्ट से वर्कफ़्लो शुरू करना: कार्ट से दस्तावेज़ वर्कफ़्लो शुरू करते समय, SiteVault आपके कार्ट में सभी दस्तावेज़ शामिल करता है। यह आपको उन दस्तावेज़ों का चयन करने की अनुमति देता है जिन्हें आप दस्तावेज़ वर्कफ़्लो लिफ़ाफ़े में शामिल करना चाहते हैं।

बहु-दस्तावेज़ वर्कफ़्लो सीमाएँ

• कुछ दस्तावेज़ वर्कफ़्लो केवल विशिष्ट दस्तावेज़ जीवनचक्र स्थितियों पर ही उपलब्ध होते हैं।
• आप निम्न स्थितियों में दस्तावेज़ वर्कफ़्लो प्रारंभ नहीं कर सकते:
  • यदि चयनित दस्तावेज़ों में से कोई भी पहले से ही सक्रिय वर्कफ़्लो में है
  • यदि 100 से अधिक दस्तावेज़ चयनित हैं
  • यदि कोई दस्तावेज़ वर्कफ़्लो किसी विशिष्ट जीवनचक्र से संबद्ध है, तो वर्कफ़्लो केवल एक निश्चित स्थिति में या कॉन्फ़िगर किए गए विशिष्ट फ़ील्ड वाले दस्तावेज़ों को ही अनुमति दे सकता है। यदि एक या अधिक दस्तावेज़ निर्दिष्ट शर्तों को पूरा नहीं करते हैं, तो आप वर्कफ़्लो शुरू नहीं कर पाएँगे

बहु-दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य

एकाधिक दस्तावेज़ों के लिए वर्कफ़्लो प्रारंभ करें

1. लाइब्रेरी या कार्ट में चयनित दस्तावेज़ों को फ़िल्टर करें.
2. एक्शन मेनू से, वर्कफ़्लो शुरू करें चुनें। आप वर्कफ़्लो में 100 दस्तावेज़ तक शामिल कर सकते हैं।
3. प्रारंभ संवाद में, वर्कफ़्लो ड्रॉप-डाउन से एक विशिष्ट वर्कफ़्लो का चयन करें। SiteVault केवल उन वर्कफ़्लो को प्रदर्शित करता है जो चयनित दस्तावेज़ों के लिए सक्रिय और मान्य हैं।
4. जारी रखें चुनें.
5. यदि संकेत दिया जाए, तो विवरण प्रदान करें। SiteVault इस मान का उपयोग लिफ़ाफ़ा रिकॉर्ड के नाम के रूप में करता है।
6. कार्य प्राप्तकर्ता(ओं) को निर्दिष्ट करें।
7. यदि उपलब्ध हो, तो कार्य निर्देश जोड़ें। ये निर्देश सभी और मेरे कार्य अधिसूचनाओं के साथ-साथ दस्तावेज़ कार्य रिबन पर भी दिखाई देंगे।
8. किसी भी आवश्यक फ़ील्ड मान या चर भरें.
9. प्रारंभ चुनें.

सौंपे गए कार्य पूरे करें

दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के भीतर, आपके पास ऐसे कार्य हो सकते हैं जिनके लिए आपको वर्कफ़्लो लिफ़ाफ़े में प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए कार्य निर्णय प्रदान करने की आवश्यकता होती है। आप आसानी से देख सकते हैं कि आपने मल्टी-डॉक्यूमेंट व्यूअर में कौन से दस्तावेज़ देखे हैं। जिन दस्तावेज़ों को आपने अभी तक नहीं देखा है उनके शीर्षक बोल्ड में दिखाई देते हैं जबकि देखे गए दस्तावेज़ शीर्षक बोल्ड नहीं दिखाई देते हैं।

1. दस्तावेज़ वर्कफ़्लो शुरू करने के बाद, होम > मेरे कार्य पर जाएँ.
2. दस्तावेज़ वर्कफ़्लो व्यूअर खोलने के लिए पूर्ण करें या जारी रखें बटन पर क्लिक करें।
3. यदि आपके पास कोई उपलब्ध कार्य है: वर्कफ़्लो हेडर में, स्वीकार करें पर क्लिक करें। ध्यान दें कि एक बार जब आप किसी कार्य को स्वीकार कर लेते हैं, तो आप उसे जारी करने के लिए स्वीकृति पूर्ववत करें पर क्लिक कर सकते हैं। जारी होने के बाद, कार्य फिर से किसी भी असाइन किए गए उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध हो जाता है।
4. वर्कफ़्लो हेडर में पूर्ण बटन पर क्लिक करें.
5. एक पुष्टिकरण संवाद खुलता है। संदेश की समीक्षा करें और आगे बढ़ने के लिए पूर्ण पर क्लिक करें।
6. यदि आपका वर्कफ़्लो ई-हस्ताक्षर के लिए संकेत देता है: ई-हस्ताक्षर प्रदान करने के लिए अपना उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दर्ज करें।

दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के लिए समयरेखा दृश्य

दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य पृष्ठ में वर्कफ़्लो-संबंधित ईवेंट का एक विस्तृत दृश्य प्रदान करने के लिए टाइमलाइन दृश्य विकल्प शामिल है। टाइमलाइन दृश्य अधिकतम 100 कार्य दिखाता है।

टाइमलाइन दृश्य तक पहुँचना

दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य पृष्ठ के भीतर इस दृश्य को खोलने के लिए, लेआउट चयनकर्ता टूलबार से टाइमलाइन दृश्य बटन पर क्लिक करें।

टाइमलाइन दृश्य में क्रियाएँ

टाइमलाइन व्यू से, आप रिपोर्ट का उपयोग करके वर्कफ़्लो और कार्य विवरण की समीक्षा करने के लिए वर्कफ़्लो पंक्ति के लिए वर्कफ़्लो इतिहास रिपोर्ट देखें पर क्लिक कर सकते हैं। आप सक्रिय वर्कफ़्लो और कार्यों पर क्रिया मेनू का उपयोग संबंधित विकल्पों जैसे कि वर्कफ़्लो रद्द करें, कार्य रद्द करें, प्रतिभागियों को जोड़ें, नियत तिथि अपडेट करें और पुनः असाइन करें तक पहुँचने के लिए भी कर सकते हैं।

कार्य की नियत तिथियाँ अपडेट करें

1. वर्कफ़्लो के टाइमलाइन दृश्य पर नेविगेट करें.
2. कार्य विवरण क्रिया मेनू से, कार्य नियत तिथि अद्यतन करें का चयन करें.
3. संवाद में, कार्य नियत तिथि फ़ील्ड में एक नई तिथि चुनें।
4. अपडेट पर क्लिक करें.
5. Vault कार्य स्वामी को अद्यतन नियत तिथि की सूचना देता है।

दस्तावेज़ हटाएँ

जब आप किसी दस्तावेज़ को दस्तावेज़ वर्कफ़्लो से हटाते हैं, तो Vault दस्तावेज़ को उचित जीवनचक्र स्थिति में ले जाने के लिए वर्कफ़्लो रद्द स्थिति का उपयोग करता है। यदि लिफ़ाफ़े में केवल एक ही दस्तावेज़ है, तो आप उसे हटा नहीं सकते।

1. व्यूअर के बाईं ओर सूची में दस्तावेज़ के नाम पर माउस घुमाएँ।
2. X आइकन पर क्लिक करें.
3. पुष्टिकरण विंडो में, पुष्टि करने के लिए जारी रखें पर क्लिक करें। यह क्रिया उलटी नहीं जा सकती।

वर्कफ़्लो रद्द करें

कभी-कभी किसी सक्रिय वर्कफ़्लो को रोकना और प्रतिभागियों की सूचियों से सभी लंबित कार्यों को हटाना आवश्यक होता है। जब आप कोई वर्कफ़्लो रद्द करते हैं, तो वर्कफ़्लो सामग्री उस स्थिति में वापस आ जाती है, जिसमें वह वर्कफ़्लो शुरू होने से पहले थी।

1. होम > सक्रिय वर्कफ़्लोज़ या वर्कफ़्लो टाइमलाइन दृश्य पर जाएँ।
2. क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें और वर्कफ़्लो रद्द करें का चयन करें.
3. यदि कहा जाए तो रद्दीकरण के लिए टिप्पणी प्रदान करें।
4. संवाद में, जारी रखें पर क्लिक करें.

वर्कफ़्लो स्वामी को बदलें

यदि आपके पास सही अनुमतियाँ हैं, तो आप किसी सक्रिय वर्कफ़्लो के स्वामी को प्रतिस्थापित कर सकते हैं। Vault वर्कफ़्लो स्वामी प्रतिभागी समूह को असाइन किए गए सभी वर्तमान कार्यों को नए स्वामी को पुनः असाइन करता है, और सभी भविष्य के कार्य नए स्वामी को असाइन किए जाएँगे।

1. वर्कफ़्लो के क्रिया मेनू से, वर्कफ़्लो स्वामी बदलें चुनें.
2. संवाद में, वर्तमान वर्कफ़्लो स्वामी को बदलने के लिए कोई उपयोगकर्ता चुनें। केवल इस प्रकार के वर्कफ़्लो को प्रारंभ करने की अनुमति वाले उपयोगकर्ता ही प्रतिस्थापन स्वामी के रूप में उपलब्ध हैं।
3. सबमिट पर क्लिक करें.

ईमेल वर्कफ़्लो प्रतिभागी

यह क्रिया आपको एक या अनेक वर्कफ़्लो प्रतिभागियों को ईमेल भेजने की अनुमति देती है, ताकि उन्हें आने वाली या बीत चुकी कार्य की नियत तिथियों की याद दिलाई जा सके या वर्कफ़्लो में होने वाले परिवर्तनों के बारे में सूचित किया जा सके।

1. होम > सक्रिय वर्कफ़्लोज़, दस्तावेज़ जानकारी पृष्ठ के टाइमलाइन दृश्य, या सक्रिय वर्कफ़्लोज़ पैनल पर जाएँ।
2. वर्कफ़्लो के क्रिया मेनू से, प्रतिभागियों को ईमेल करें चुनें.
3. संवाद बॉक्स में, ईमेल के प्राप्तकर्ता चुनें.
4. संदेश फ़ील्ड में, संदेश दर्ज करें.
5. स्वयं को प्राप्तकर्ता के रूप में शामिल करने के लिए, मुझे एक प्रति भेजें चेकबॉक्स का चयन करें।
6. भेजें पर क्लिक करें.

प्रतिभागी समूह

वर्कफ़्लो प्रतिभागियों को ईमेल भेजते समय, आपको चयन के लिए निम्नलिखित प्राप्तकर्ता समूह उपलब्ध दिखाई दे सकते हैं:

• उपलब्ध कार्य स्वामी: वे उपयोगकर्ता जिनके पास स्वीकार करने के लिए कोई कार्य उपलब्ध है।
• पूर्ण कार्य स्वामी: वे उपयोगकर्ता जिन्होंने वर्तमान या पिछला कार्य पूरा कर लिया है।
• लंबित कार्य स्वामी: ऐसे उपयोगकर्ता या समूह जिन्होंने उपलब्ध कार्य स्वीकार कर लिया है, लेकिन अभी तक उसे पूरा नहीं किया है। भविष्य के कार्य इसमें शामिल नहीं हैं।
• अपूर्ण कार्य स्वामी: वे उपयोगकर्ता जिन्होंने अभी तक असाइन किया गया कार्य पूरा नहीं किया है। भविष्य के कार्य इसमें शामिल नहीं हैं।