मल्टी-डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो आपको एक ही समय में कई दस्तावेज़ों को कई प्रतिभागियों को वर्कफ़्लो के माध्यम से भेजने की अनुमति देता है।
SiteVault निम्नलिखित वर्कफ़्लो पर मल्टी-डॉक्यूमेंट सुविधा प्रदान करता है:
- पढ़ें और समझें: अध्ययन टीम के सदस्यों को एक या अधिक अध्ययन दस्तावेज़ भेजें। प्रत्येक प्राप्तकर्ता को यह पुष्टि करनी होगी कि उन्होंने प्रत्येक अध्ययन दस्तावेज़ को पढ़ और समझ लिया है।
- समीक्षा के लिए भेजें: एक या अनेक दस्तावेज़ उन सहकर्मियों को भेजें जो एनोटेशन टूल का उपयोग करके प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
- ई-हस्ताक्षर के लिए भेजें: किसी रिकॉर्ड को अनुमोदित करने के लिए एक या अनेक दस्तावेज़ कई हस्ताक्षरकर्ताओं को भेजें ( PI की निगरानी नहीं)।
दस्तावेज़ों का चयन करना
- लाइब्रेरी से वर्कफ़्लो शुरू करना: लाइब्रेरी से दस्तावेज़ वर्कफ़्लो शुरू करते समय, SiteVault आपके वर्तमान दृश्य में मौजूद सभी दस्तावेज़ों को शामिल करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप पसंदीदा दस्तावेज़ों से वर्कफ़्लो शुरू करते हैं, तो SiteVault आपके पसंदीदा दस्तावेज़ों में मौजूद सभी दस्तावेज़ों को वर्कफ़्लो में शामिल करता है। यदि आप वर्कफ़्लो शुरू करने से पहले खोज करते हैं या फ़िल्टर लागू करते हैं, तो SiteVault केवल मिलान करने वाले दस्तावेज़ों को ही शामिल करता है।
- कार्ट से वर्कफ़्लो शुरू करना: कार्ट से दस्तावेज़ वर्कफ़्लो शुरू करते समय, SiteVault आपके कार्ट में मौजूद सभी दस्तावेज़ों को शामिल कर लेता है। इससे आप उन दस्तावेज़ों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में शामिल करना चाहते हैं।
बहु-दस्तावेज़ वर्कफ़्लो की सीमाएँ
- कुछ दस्तावेज़ वर्कफ़्लो केवल विशिष्ट दस्तावेज़ जीवनचक्र स्थितियों पर ही उपलब्ध होते हैं।
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आप निम्नलिखित स्थितियों में दस्तावेज़ वर्कफ़्लो प्रारंभ नहीं कर सकते:
- यदि चयनित दस्तावेज़ों में से कोई भी पहले से ही सक्रिय वर्कफ़्लो में है
- यदि 100 से अधिक दस्तावेज़ चुने गए हैं
- यदि कोई दस्तावेज़ वर्कफ़्लो किसी विशिष्ट जीवनचक्र से संबद्ध है, तो वर्कफ़्लो केवल एक निश्चित स्थिति में या विशिष्ट फ़ील्ड कॉन्फ़िगर किए गए दस्तावेज़ों को ही अनुमति दे सकता है। यदि एक या अधिक दस्तावेज़ निर्दिष्ट शर्तों को पूरा नहीं करते हैं, तो आप वर्कफ़्लो प्रारंभ नहीं कर पाएंगे।
बहु-दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य
कई दस्तावेज़ों के लिए वर्कफ़्लो शुरू करें
- लाइब्रेरी या कार्ट में चयनित दस्तावेज़ों को फ़िल्टर करें।
- एक्शन मेनू से, स्टार्ट वर्कफ़्लो चुनें। आप वर्कफ़्लो में अधिकतम 100 दस्तावेज़ शामिल कर सकते हैं।
- स्टार्ट डायलॉग बॉक्स में, वर्कफ़्लो ड्रॉप-डाउन से एक विशिष्ट वर्कफ़्लो चुनें। SiteVault केवल उन्हीं वर्कफ़्लो को प्रदर्शित करता है जो चयनित दस्तावेज़ों के लिए सक्रिय और मान्य हैं।
- जारी रखें चुनें।
- यदि पूछा जाए, तो विवरण प्रदान करें। SiteVault इस मान का उपयोग लिफाफा रिकॉर्ड के नाम के रूप में करता है।
- कार्य प्राप्तकर्ता(ओं) को निर्दिष्ट करें।
- यदि उपलब्ध हो, तो कार्य निर्देश जोड़ें। ये निर्देश ' सभी कार्य' और 'मेरे कार्य' सूचनाओं के साथ-साथ दस्तावेज़ कार्य रिबन पर भी दिखाई देंगे।
- आवश्यक फ़ील्ड मान या चर भरें।
- प्रारंभ चुनें।
सौंपे गए कार्यों को पूरा करें
किसी दस्तावेज़ वर्कफ़्लो में, ऐसे कार्य हो सकते हैं जिनके लिए आपको वर्कफ़्लो एनवेलप में मौजूद प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए कार्य निर्णय देना आवश्यक हो। आप मल्टी-डॉक्यूमेंट व्यूअर में आसानी से देख सकते हैं कि आपने कौन-कौन से दस्तावेज़ देखे हैं। जिन दस्तावेज़ों को आपने अभी तक नहीं देखा है, उनके शीर्षक बोल्ड में दिखाई देते हैं, जबकि देखे गए दस्तावेज़ों के शीर्षक अनबोल्ड दिखाई देते हैं।
- किसी दस्तावेज़ वर्कफ़्लो को शुरू करने के बाद, होम > मेरे कार्य पर जाएं।
- डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो व्यूअर खोलने के लिए कंप्लीट या कंटिन्यू बटन पर क्लिक करें।
- यदि आपके पास कोई उपलब्ध कार्य है: वर्कफ़्लो हेडर में, स्वीकार करें पर क्लिक करें। ध्यान दें कि एक बार कार्य स्वीकार करने के बाद, आप उसे रद्द करने के लिए स्वीकृति रद्द करें पर क्लिक कर सकते हैं। एक बार रद्द होने के बाद, कार्य फिर से किसी भी निर्दिष्ट उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध हो जाता है।
- वर्कफ़्लो हेडर में मौजूद " पूर्ण करें " बटन पर क्लिक करें।
- एक पुष्टिकरण डायलॉग बॉक्स खुलेगा। संदेश की समीक्षा करें और आगे बढ़ने के लिए 'पूर्ण करें' पर क्लिक करें।
- यदि आपके वर्कफ़्लो में ई-हस्ताक्षर की आवश्यकता हो: ई-हस्ताक्षर प्रदान करने के लिए अपना उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दर्ज करें।
दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के लिए टाइमलाइन दृश्य
दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य पृष्ठ में वर्कफ़्लो से संबंधित घटनाओं का एक व्यापक अवलोकन प्रदान करने के लिए टाइमलाइन व्यू विकल्प शामिल है। टाइमलाइन व्यू में अधिकतम 100 कार्य प्रदर्शित किए जा सकते हैं।
टाइमलाइन दृश्य तक पहुंचना
किसी दस्तावेज़ वर्कफ़्लो कार्य पृष्ठ के भीतर इस दृश्य को खोलने के लिए, लेआउट चयनकर्ता टूलबार से टाइमलाइन व्यू बटन पर क्लिक करें।
टाइमलाइन दृश्य में क्रियाएँ
टाइमलाइन व्यू से, आप किसी वर्कफ़्लो पंक्ति के लिए वर्कफ़्लो इतिहास रिपोर्ट देखें पर क्लिक करके रिपोर्ट के माध्यम से वर्कफ़्लो और कार्य विवरण की समीक्षा कर सकते हैं। सक्रिय वर्कफ़्लो और कार्यों पर मौजूद एक्शन मेनू का उपयोग करके आप वर्कफ़्लो रद्द करें, कार्य रद्द करें, प्रतिभागी जोड़ें, नियत तिथि अपडेट करें और पुनः असाइन करें जैसे संबंधित विकल्पों तक पहुँच सकते हैं।
कार्य की नियत तिथियों को अपडेट करें
- वर्कफ़्लो के टाइमलाइन दृश्य पर जाएं।
- टास्क डिटेल्स एक्शन मेनू से, अपडेट टास्क ड्यू डेट चुनें।
- डायलॉग बॉक्स में, टास्क ड्यू डेट फ़ील्ड में एक नई तारीख चुनें।
- अपडेट पर क्लिक करें।
- Vault, कार्य के स्वामी को अद्यतन नियत तिथि के बारे में सूचित करता है।
दस्तावेज़ हटाएँ
जब आप किसी दस्तावेज़ वर्कफ़्लो से कोई दस्तावेज़ हटाते हैं, Vault वर्कफ़्लो रद्द करने की स्थिति का उपयोग करके दस्तावेज़ को उपयुक्त जीवनचक्र स्थिति में ले जाता है। यदि लिफ़ाफ़े में केवल एक ही दस्तावेज़ है, तो आप उसे हटा नहीं सकते।
- व्यूअर के बाईं ओर की सूची में दस्तावेज़ के नाम पर माउस ले जाएं।
- X आइकन पर क्लिक करें।
- पुष्टि विंडो में, पुष्टि करने के लिए जारी रखें पर क्लिक करें। यह कार्रवाई अपरिवर्तनीय है।
वर्कफ़्लो रद्द करें
कभी-कभी सक्रिय वर्कफ़्लो को रोकना और सभी लंबित कार्यों को प्रतिभागियों की सूची से हटाना आवश्यक हो जाता है। वर्कफ़्लो रद्द करने पर, वर्कफ़्लो की सामग्री वर्कफ़्लो शुरू होने से पहले की स्थिति में वापस आ जाती है।
- होम > सक्रिय वर्कफ़्लो या वर्कफ़्लो टाइमलाइन दृश्य पर जाएं।
- एक्शन मेनू पर क्लिक करें और वर्कफ़्लो रद्द करें चुनें।
- यदि पूछा जाए, तो रद्द करने के संबंध में एक टिप्पणी प्रदान करें।
- संवाद बॉक्स में, जारी रखें पर क्लिक करें।
वर्कफ़्लो स्वामी को बदलें
यदि आपके पास उचित अनुमतियाँ हैं, तो आप सक्रिय वर्कफ़्लो के स्वामी को बदल सकते हैं। Vault वर्कफ़्लो स्वामी प्रतिभागी समूह को सौंपे गए सभी वर्तमान कार्यों को नए स्वामी को पुनः सौंप देता है, और भविष्य के सभी कार्य भी नए स्वामी को सौंप दिए जाएँगे।
- वर्कफ़्लो के एक्शन मेनू से, वर्कफ़्लो स्वामी बदलें चुनें।
- इस डायलॉग बॉक्स में, वर्तमान वर्कफ़्लो स्वामी को बदलने के लिए एक उपयोगकर्ता का चयन करें। केवल वही उपयोगकर्ता प्रतिस्थापन स्वामी के रूप में उपलब्ध हैं जिनके पास इस प्रकार के वर्कफ़्लो को प्रारंभ करने की अनुमति है।
- सबमिट पर क्लिक करें।
ईमेल वर्कफ़्लो प्रतिभागी
इस सुविधा का उपयोग करके आप वर्कफ़्लो में शामिल एक या अधिक लोगों को ईमेल भेजकर उन्हें आने वाली या बीत चुकी कार्य नियत तिथियों की याद दिला सकते हैं या वर्कफ़्लो में हुए परिवर्तनों के बारे में सूचित कर सकते हैं।
- होम > एक्टिव वर्कफ़्लो पर जाएं, डॉक इन्फो पेज के टाइमलाइन व्यू पर जाएं, या एक्टिव वर्कफ़्लो पैनल पर जाएं।
- वर्कफ़्लो के एक्शन मेनू से, ईमेल पार्टिसिपेंट्स चुनें।
- संवाद बॉक्स में, ईमेल के प्राप्तकर्ताओं का चयन करें।
- संदेश वाले फ़ील्ड में एक संदेश लिखें।
- यदि आप स्वयं को प्राप्तकर्ता के रूप में शामिल करना चाहते हैं, तो "मुझे एक प्रति भेजें" चेकबॉक्स का चयन करें।
- भेजें पर क्लिक करें।
प्रतिभागी समूह
वर्कफ़्लो में शामिल प्रतिभागियों को ईमेल भेजते समय, आपको चयन के लिए निम्नलिखित प्राप्तकर्ता समूह दिखाई दे सकते हैं:
- उपलब्ध कार्य स्वामी: वे उपयोगकर्ता जिनके पास स्वीकार करने के लिए कोई कार्य उपलब्ध है।
- कार्य पूर्ण करने वाले उपयोगकर्ता: वे उपयोगकर्ता जिन्होंने वर्तमान या पिछला कार्य पूर्ण कर लिया है।
- लंबित कार्य स्वामी: वे उपयोगकर्ता या समूह जिन्होंने उपलब्ध कार्य स्वीकार कर लिया है, लेकिन अभी तक उसे पूरा नहीं किया है। भविष्य के कार्य इसमें शामिल नहीं हैं।
- अधूरे कार्य के स्वामी: वे उपयोगकर्ता जिन्होंने अभी तक अपना सौंपा गया कार्य पूरा नहीं किया है। भविष्य के कार्य इसमें शामिल नहीं हैं।
