Un contrôleur ou un utilisateur externe peut demander l'accès aux documents relatifs aux processus métier de votre site, tels que les procédures opérationnelles standard (POS), les instructions de travail ou les notes de service. Ces documents sont stockés dans le classeur électronique « Documents du Site », qui n'est pas accessible aux utilisateurs externes. Vous pouvez toutefois partager ces documents individuellement avec les contrôleurs et les utilisateurs externes; ils pourront y accéder via un rapport. Lorsqu'un document est partagé, il est visible par tous les contrôleurs et utilisateurs externes de votre site.
Les documents en cours de traitement (y compris les processus de lecture et de compréhension) n'afficheront pas l'option de modification de la visibilité tant que tous les processus actifs n'auront pas été terminés ou annulés.
Les surveillants peuvent trouver des instructions pour consulter ces documents sur la page « Trouver les documents prêts à être examinés ».
Remarque: Pour effectuer les opérations d’octroi et de révocation, les administrateurs du Site doivent avoir sélectionné le site dans le sélecteur de Vault. Les administrateurs des organismes de recherche peuvent effectuer ces opérations aux niveaux Recherche et Site.
Accorder l'accès aux documents du Site
- Administration et Site Support
- Localisez le document que vous souhaitez partager.
- Sélectionnez le menu Actions (…) du document.
- Sélectionnez Surveillance des subventions/Visibilité des utilisateurs externes.
- Sélectionnez Continuer. Le champ « Partagé avec les utilisateurs externes » est défini sur Oui et le document est désormais visible pour les utilisateurs externes.
Révoquer l'accès aux documents du Site
- Administration et Site Support
- Localisez le document que vous ne souhaitez plus partager.
- Sélectionnez le menu Actions (…) du document.
- Sélectionnez Révoquer la visibilité du moniteur/utilisateur externe.
- Sélectionnez Continuer. Le champ « Partagé avec les utilisateurs externes/de surveillance » du document est défini sur Non et le document n'est plus visible pour les utilisateurs externes/de surveillance.
Déterminer si un document de Site est partagé
- Ouvrez le document.
- Vérifiez le champ « Partagé avec le moniteur/les utilisateurs externes? » du document.
Trouver tous les documents du Site partagé
- Accédez au classeur électronique du Site
- Sélectionner les procédures opérationnelles standard et les politiques
- Vérifiez la colonne « Partagé avec le moniteur/les utilisateurs externes? ». Si elle n'est pas visible, utilisez le menu Actions (…) pour modifier les colonnes.
