CTMS est un outil puissant conçu pour simplifier la gestion de vos études. Vous remarquerez que les outils de création d'emplois du temps et de gestion des budgets sont faciles à utiliser et ne nécessitent que quelques clics. Le système est conçu pour être intuitif. Cependant, voici un secret essentiel pour réussir: le travail préparatoire doit être effectué en amont.
Pourquoi la planification est votre étape la plus importante
Considérez SiteVault CTMS comme un assistant très flexible et intelligent. Il s'adapte à de nombreuses méthodes de travail, car chaque étude, chaque site et chaque promoteur a des besoins spécifiques. Cette flexibilité est un atout majeur, mais elle implique que vous deviez définir votre mode d'utilisation. Les plannings et les budgets CTMS sont modifiables au besoin, mais pour gagner du temps et éviter les retards d'approbation, nous vous recommandons de consacrer votre temps précieux à ces étapes de planification essentielles:
1. Maîtriser le protocole et le calendrier de l'étude
- Familiarisez-vous parfaitement avec le protocole de l'étude: comprenez chaque détail de son déroulement afin de rester dans les limites de ses directives.
- Élaborez un planning intelligent: réfléchissez à la manière d’utiliser judicieusement la répétition. Par exemple, si de nombreuses visites impliquent les mêmes étapes et activités, comment pouvez-vous organiser votre planning pour optimiser leur déroulement?
- Préparez-vous aux imprévus: prévoyez des interventions ponctuelles ou improvisées dans votre planning. Ces interventions ont lieu selon les besoins et ne font pas partie d’un groupe de visite ou d’une visite planifiée. Assurez-vous que votre équipe sache quand recourir à ces visites ponctuelles.
2. Définissez votre stratégie de facturation
- Comment cette étude est-elle facturée? Consultez l’accord conclu avec votre promoteur. Déterminez si vous facturerez chaque activité des participants individuellement ou si vous utiliserez des forfaits (où un seul forfait couvre plusieurs activités). Ce choix influencera l’établissement de votre budget et la génération des factures.
- Connaissez vos retenues et vos frais généraux: CTMS peut gérer les retenues et les frais généraux; préparez ces informations avant de commencer votre budget.
3. Ajouter un calendrier et un budget avant d'inscrire les participants
- Le processus de traduction du protocole et du calendrier des événements vers SiteVault CTMS peut révéler des exigences ambiguës, des activités non rémunérées et des questions que votre site souhaitera soulever auprès du sponsor.
- Commencer tôt vous permet d'être prêt à enregistrer immédiatement les visites des participants dès le début des inscriptions, ce qui peut accélérer la facturation de votre site.
Le résultat: des opérations sans accroc
Consacrer du temps à cette planification initiale garantit un fonctionnement optimal du système CTMS dès sa mise en service. Cette planification rigoureuse vous permettra d'éviter les imprévus, de gagner du temps à long terme et d'assurer une gestion financière précise et efficace.
En résumé: le système est prêt à répondre à vos besoins, mais vous devez d’abord planifier pour exploiter pleinement son potentiel.
Lorsque vous serez prêt à commencer, consultez la section « Premiers pas avec CTMS »!
