CTMS è uno strumento potente progettato per semplificare la gestione dei tuoi studi. Potresti notare che gli strumenti per creare orari e gestire i budget sembrano facili da usare, bastano pochi clic. Il sistema è stato creato per essere intuitivo. Tuttavia, ecco un segreto fondamentale per il successo: il vero lavoro dovrebbe essere svolto prima di iniziare a cliccare.
Perché la pianificazione è il passo più importante
Considera SiteVault CTMS come un assistente estremamente flessibile e intelligente. È in grado di gestire diverse modalità operative, poiché ogni studio, ogni sede e ogni sponsor hanno esigenze specifiche. Questa flessibilità rappresenta un enorme vantaggio, ma implica anche che tu debba decidere come utilizzarla. I programmi e i budget CTMS possono essere modificati in base alle necessità, ma per risparmiare tempo ed evitare ritardi nelle approvazioni, ti consigliamo di dedicare il tuo tempo prezioso a queste importanti fasi di pianificazione:
1. Padroneggiare il protocollo e il programma di studio
- Acquisisci una conoscenza approfondita del protocollo di studio: comprendi ogni dettaglio del suo svolgimento in modo da rispettare le linee guida.
- Progetta un programma intelligente: pensa a come puoi utilizzare la ripetizione in modo efficace. Ad esempio, se molte visite prevedono gli stessi passaggi e le stesse attività, come puoi organizzare il tuo programma per renderlo efficiente?
- Preparatevi agli imprevisti: assicuratevi che il vostro programma includa eventi "non programmati" o "ad hoc" (non pianificati). Questi eventi si verificano in base alle necessità e non rientrano in un Gruppo di Visita o in una Visita programmata. Assicuratevi che il vostro team sappia quando ricorrere alle visite non programmate.
2. Definisci la tua strategia di fatturazione
- Come verrà fatturata questa ricerca? Esaminate l'accordo con il vostro sponsor. Decidete se elencherete ogni singola attività svolta dai partecipanti ai fini della fatturazione, oppure se utilizzerete le "visite cumulative" (in cui un'unica tariffa per visita copre un gruppo di attività). La vostra scelta in questo caso influenzerà la configurazione del budget e la generazione delle fatture.
- Conosci le tue ritenute e i costi generali: CTMS può gestire ritenute e costi generali; assicurati di avere queste informazioni a portata di mano prima di iniziare a redigere il budget.
3. Aggiungi programma e budget prima di iscrivere i partecipanti
- Il processo di traduzione del protocollo e del calendario degli eventi in SiteVault CTMS può far emergere requisiti ambigui, attività non retribuite e domande che il vostro sede vorrà porre allo sponsor.
- Iniziando per tempo, sarete pronti a registrare immediatamente le visite dei partecipanti all'inizio delle iscrizioni, il che può accelerare la fatturazione del vostro sede.
Il vantaggio: operazioni senza intoppi
Dedicare del tempo a questa pianificazione preliminare garantisce che, una volta iniziato a utilizzare CTMS, il sistema funzioni senza intoppi. Questa attenta pianificazione vi aiuterà a evitare problemi, a risparmiare tempo nel lungo periodo e ad assicurare una gestione finanziaria accurata ed efficiente.
In sintesi: il sistema è pronto a soddisfare le tue esigenze, ma prima devi pianificare per sfruttarne appieno il potenziale.
Quando sei pronto, consulta la sezione "Inizia a usare CTMS"!
