SiteVault utiliza un potente motor de búsqueda para ayudarle a encontrar documentos y archivos adjuntos. Puede realizar búsquedas básicas desde la barra de búsqueda principal o búsquedas más detalladas con la Búsqueda avanzada. Desde la barra de búsqueda principal, también puede seleccionar el tipo de documento que desea encontrar.
Acerca de las búsquedas de documentos
Al buscar documentos, seleccione " Todos los documentos" o un tipo específico en la barra de búsqueda. La búsqueda de documentos encuentra documentos cuyos valores de campo coinciden con los términos de búsqueda y resalta el texto coincidente al mostrar los resultados. La búsqueda y el resaltado incluyen las palabras configuradas como sinónimos de los términos de búsqueda, así como las palabras que coinciden por lematización.
Para búsquedas más detalladas que puedan incluir contenido del documento (búsqueda de texto completo) y archivos adjuntos, puede utilizar la Búsqueda avanzada.
En algunas situaciones, SiteVault convierte sus términos de búsqueda en filtros relevantes mediante el filtrado inteligente.
Acerca de la búsqueda de informes
Para buscar en los informes, seleccione Informes en la barra de búsqueda. SiteVault busca por nombre, tipo, descripción y la mayoría de los campos del informe. SiteVault muestra los informes coincidentes en una vista filtrada en la pestaña Informes. Para guardar esta vista, haga clic en Guardar vista como.
Uso de la búsqueda básica
La búsqueda básica le permite realizar consultas simples buscando dentro de los campos del documento.
- En el menú desplegable de la barra de búsqueda, seleccione los documentos que desea buscar.
- Haz clic en el campo de búsqueda de la barra de navegación principal. SiteVault muestra automáticamente los documentos vistos recientemente. Si buscas alguno, haz clic en él en la lista de vista previa. De lo contrario, continúa con los siguientes pasos.
- Empiece a escribir uno o más términos en el cuadro de búsqueda. Para buscar una cadena exacta, utilice comillas dobles (por ejemplo, "educación del paciente" ). La lista de vista previa se actualiza con cada carácter que introduce para sugerir términos de búsqueda y hasta cinco (5) resultados relevantes.
- Seleccione un documento de la lista de vista previa, presione Entrar para ver todos los resultados o haga clic en Búsqueda avanzada para realizar una consulta más compleja.
- Opcional: Si el conjunto de resultados de búsqueda es demasiado extenso, aplique filtros en la página de resultados para facilitar la búsqueda del documento. SiteVault conserva la configuración de los filtros al modificar la búsqueda, iniciar una nueva o iniciar una búsqueda avanzada.
- Desde la página de resultados de búsqueda, haga clic en el nombre del documento para verlo.
Si el conjunto de resultados de búsqueda es demasiado extenso, puede aplicar filtros en la página de resultados para encontrar documentos específicos. SiteVault conserva la configuración de los filtros al modificar la búsqueda o iniciar una nueva.
Al hacer clic en el campo de búsqueda en la mayoría de las áreas de SiteVault, la búsqueda se establece de manera predeterminada en todos los documentos en la pestaña Biblioteca.
Uso de la búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada le permite realizar consultas más complejas de documentos buscando dentro de campos específicos, incluidos los archivos adjuntos, cambiando el operador de búsqueda y buscando dentro del contenido del documento.
- Haga clic en el icono de los binoculares en la barra de búsqueda o en Búsqueda avanzada en la lista de vista previa. SiteVault conserva la configuración de filtros al iniciar una Búsqueda avanzada.
- Complete todos los criterios que necesite. Si está configurado, puede realizar una búsqueda ampliada en una pestaña o colección específica seleccionándola en el menú desplegable Buscar en.
- Para realizar una búsqueda general además de la búsqueda específica de campo que ha introducido, seleccione "Incluir contenido en el ámbito de búsqueda" e introduzca los términos de búsqueda en los campos " Cualquiera de estas palabras" o "Todas estas palabras", según el operador de búsqueda que desee utilizar. Puede usar ambos campos si es necesario.
De forma predeterminada, las búsquedas solo incluyen documentos y campos de documentos. Seleccione "Incluir contenido" para incluir el contenido del documento al usar la Búsqueda avanzada. Seleccione "Incluir archivos adjuntos" para buscar coincidencias en los archivos adjuntos.
Si introduce un término de búsqueda en el campo "Todas las palabras" con las opciones " Incluir contenido" e "Incluir archivos adjuntos " seleccionadas, SiteVault realiza una búsqueda independiente para cada ámbito de búsqueda. Además, se realiza una tercera búsqueda en los metadatos del documento. El término de búsqueda debe aparecer en al menos uno de los ámbitos de búsqueda para generar resultados.
Búsqueda dentro de una vista guardada
SiteVault le permite buscar en cualquier vista estándar o guardada, conservando todos los filtros y la configuración de la vista al realizar la búsqueda. Para ello, seleccione la vista en la que desea buscar. El nombre de la vista aparece en la barra de búsqueda para indicarle en qué vista está buscando.
Después de recibir los resultados de su búsqueda, puede continuar agregando y eliminando filtros. Haga clic en "Guardar vista" para actualizar la vista con la nueva configuración de filtros.
SiteVault no aplica el filtrado inteligente si ya hay al menos un filtro aplicado.
Acerca de los documentos faltantes
Si no puede encontrar un documento mediante una búsqueda, existen varias posibilidades:
- No se le ha asignado permiso para ver el documento. Solo aparecen en los resultados de búsqueda los documentos que tiene permiso para ver. Es posible que se le haya asignado un rol en el documento que no tenga permisos para su estado actual.
- Tu término de búsqueda no coincide debido a un error ortográfico en la entrada de búsqueda, en los campos del documento o en el contenido del mismo. SiteVault no sugiere alternativas ortográficas como la búsqueda de Google.
- El documento no existe o ha sido eliminado.
Limitaciones
La longitud máxima de cada término de búsqueda es de 250 caracteres.