Los ciclos de vida de los documentos son las secuencias de estados ( Borrador, En revisión, etc.) que atraviesa un documento a lo largo de su vida. Un ciclo de vida puede ser simple (dos estados que requieren que los usuarios cambien manualmente de uno a otro) o complejo (varios estados con diferentes niveles de seguridad y flujos de trabajo que cambian automáticamente el estado del documento).

Ciclos de vida de los documentos

Cada documento tiene un ciclo de vida. Dado que los ciclos de vida controlan el comportamiento de un documento, es importante asociar el ciclo de vida correcto a cada documento. En SiteVault, los ciclos de vida están vinculados a uno o más tipos de documentos. Los documentos heredan todas las reglas de negocio asociadas al ciclo de vida, lo que garantiza un proceso repetible con mínimo esfuerzo.

Estados del ciclo de vida

Los estados ordenados dentro de un ciclo de vida representan las etapas por las que pasa un documento a medida que los usuarios lo crean, lo revisan, lo aprueban y, finalmente, lo archivan o lo reemplazan. Un conjunto de reglas de negocio se aplica a cada estado y define qué sucede con el documento en ese estado. SiteVault las aplica automáticamente a todos los documentos que entran en ese estado.

Moverse entre estados

Los documentos se trasladan entre estados de diversas maneras:

• Un usuario cambia explícitamente el estado del documento mediante una acción de usuario configurada. Esto puede ocurrir en un documento individual o como parte de una acción masiva.
• Un documento ingresa a un flujo de trabajo donde la configuración del flujo de trabajo incluye uno o más cambios de estado.
• Un documento se mueve automáticamente como resultado de un cambio de estado a un documento relacionado.

En todos los casos, SiteVault ejecuta automáticamente la lógica de negocio asociada al nuevo estado. Tenga en cuenta que los nombres de las opciones de cambio de estado e inicio del flujo de trabajo pueden variar. Tras cambiar el estado de un documento, es posible que deba actualizar la página para ver el nuevo estado.

Etapas del ciclo de vida y grupos de etapas

Las Etapas del Ciclo de Vida permiten a las organizaciones agrupar los estados del ciclo de vida de documentos y objetos en conjuntos ordenados de etapas. Vault representa visualmente la etapa actual de un documento u objeto en la página Información del Documento mediante el panel de cheurones "Etapas del Ciclo de Vida". Al hacer clic en la etapa activa, se muestra la información del flujo de trabajo del documento actual, incluyendo las tareas abiertas.