Los ciclos de vida de los documentos son las secuencias de estados ( borrador, en revisión, etc.) por los que pasa un documento durante su vida. Un ciclo de vida puede ser simple (dos estados que requieren que los usuarios se muevan manualmente entre ellos) o complejo (varios estados con diferentes niveles de seguridad y flujos de trabajo que mueven automáticamente el documento a otro estado).

Ciclos de vida de los documentos

Cada documento tiene un ciclo de vida. Dado que los ciclos de vida controlan el comportamiento de un documento, es importante asociar el ciclo de vida correcto a un documento. En SiteVault, los ciclos de vida están vinculados a uno o más tipos de documentos. Los documentos heredan todas las reglas comerciales asociadas con el ciclo de vida, lo que garantiza un proceso repetible que requiere un mínimo esfuerzo.

Estados del ciclo de vida

Los estados ordenados dentro de un ciclo de vida representan las etapas por las que pasa un documento a medida que los usuarios lo crean, lo revisan, lo aprueban y, finalmente, lo archivan o lo reemplazan. Un conjunto de reglas comerciales se aplica a cada estado y define lo que sucede con el documento en ese estado. SiteVault las aplica automáticamente a cada documento que ingresa al estado.

Mudanzas entre estados

Los documentos se trasladan entre estados de diversas maneras:

• Un usuario cambia explícitamente el estado del documento mediante una acción de usuario configurada. Esto puede ocurrir en un documento individual o como parte de una acción masiva.
• Un documento ingresa a un flujo de trabajo donde la configuración del flujo de trabajo incluye uno o más cambios de estado.
• Un documento se mueve automáticamente como resultado de un cambio de estado a un documento relacionado.

En todos los casos, SiteVault ejecuta automáticamente la lógica empresarial asociada con el nuevo estado. Tenga en cuenta que los nombres de las opciones de cambio de estado e inicio del flujo de trabajo pueden variar. Después de cambiar el estado de un documento, es posible que deba actualizar la página para ver el nuevo estado.

Etapas del ciclo de vida y grupos de etapas

Las etapas del ciclo de vida permiten a las organizaciones agrupar los estados del ciclo de vida de los documentos y objetos en colecciones ordenadas de etapas. Luego, Vault representa visualmente la etapa actual de un documento o registro de objeto en la página Información del documento a través del panel de chevrones Etapas del ciclo de vida. Al hacer clic en la etapa activa, se muestra la información del flujo de trabajo para el documento actual, incluidas las tareas abiertas.