Cuando los usuarios cargan (y clasifican) documentos en el eBinder de Estudios o clasifican documentos existentes sin clasificar, el sistema verifica automáticamente si los documentos existentes coinciden para reducir la probabilidad de cargar archivos duplicados en su eISF. Esto también garantiza un proceso de control de versiones más uniforme para todos los usuarios.
- Las verificaciones se realizan solo cuando un usuario carga (y clasifica) un documento en el Study eBinder o clasifica un documento existente no clasificado en el Study eBinder.
- No se realizan comprobaciones al crear un documento en la Biblioteca.
- Las verificaciones no se realizan al cargar un documento no clasificado en la Bandeja de entrada de documentos de Study eBinder.
- No se realizan verificaciones en los siguientes tipos de documentos del Sitio: Memorando de política, Procedimientos operativos estándar, Instrucciones de trabajo.
Hay dos tipos de comprobaciones de duplicados: comprobación de archivos duplicados y comprobación de tipo de documento duplicado.
Comprobación de archivos duplicados
SiteVault comprobará si el archivo fuente que se está subiendo coincide exactamente con el archivo fuente de un documento existente. Si se encuentra una coincidencia, recibirá una alerta informándole de la coincidencia y la opción de cancelar o continuar con la subida. Esta comprobación se realiza en todos los tipos de documentos eISF.
Comprobación del tipo de documento duplicado
SiteVault comprobará si los campos (o metadatos) del documento rellenados por el usuario coinciden con un documento existente. Si se encuentra una coincidencia, recibirá una alerta informándole de la coincidencia y la opción de actualizar la versión del documento existente, cancelar la carga del documento o cargarlo como un documento nuevo e independiente. Esta comprobación solo se realiza en tipos de documentos específicos (ver más abajo).
Documentos habilitados con la verificación de tipo de documento duplicado
- 1572 o equivalente
- CV
- Delegación de autoridad
- Formulario de consentimiento informado (en blanco)
- Folleto del investigador
- Cumplimiento de IRB/IEC
- Composición del IRB/IEC
- Certificación de laboratorio
- Registro de visitas de seguimiento
- Licencia médica
- Registro de inscripción de participantes
- Protocolo
- Firma e iniciales
- Evidencia de capacitación (no específica del estudio)
