SiteVault le ofrece varias maneras de cargar y finalizar todos los documentos que necesita para su centro o su organización de investigación. En esta página, encontrará una breve descripción general de las herramientas que se utilizan para administrar el progreso de los documentos y los pasos para crearlos y finalizarlos.

Ciclos de vida de documentos, flujos de trabajo y cambios de estado

El proceso de finalización de un documento se logra haciendo avanzar el documento desde su estado inicial (borrador o recibido del patrocinador/CRO) a su estado estable (actual, final, etc.). SiteVault utiliza ciclos de vida, flujos de trabajo y cambios de estado para completar este proceso.

• Cuando se crea un nuevo documento en SiteVault, al documento se le asigna un ciclo de vida según el tipo de documento.
• Los documentos pasan por una serie de estados de ciclo de vida (o estados ) según las acciones que realice (flujos de trabajo, cambios de estado, etc.).
• Un flujo de trabajo puede incluir varios pasos, mientras que un cambio de estado es una acción directa de estado a estado.
• Los documentos en estado Borrador generalmente requieren revisiones, actualizaciones o aprobaciones adicionales.
• Los documentos en su estado estable se consideran registros oficiales del estudio y están disponibles para revisiones del monitor.
• Los documentos se pueden mover al estado Reemplazado cuando se ha finalizado una versión más nueva del documento. Esto sucede automáticamente cuando se apilan versiones de documentos.

Tareas de creación y finalización de documentos

La información de esta sección tiene como objetivo proporcionar instrucciones para crear nuevos documentos y moverlos a su estado estable. Si está agregando una versión actualizada de un documento que ya existe en SiteVault, actualice la versión del documento.

Crear nuevos documentos a partir de archivos cargados

Puede crear documentos desde la Biblioteca de documentos o desde el eBinder de estudio. Los documentos cargados en la biblioteca se crean en estado de borrador; los documentos cargados en el eBinder de estudio pueden pasar a su estado estable como parte del proceso de carga.

• Para conocer los pasos para cargar documentos en Study eBinder, consulte Study eBinder.
  
• Para conocer los pasos para cargar documentos en la Biblioteca, consulte Biblioteca de documentos.

Mueva los documentos a su estado estable (final)

Mover documentos a su estado estable garantiza que estén disponibles para que los vean los usuarios que solo tienen permisos para ver la versión de estado estable del documento (por ejemplo, un patrocinador, un monitor o un participante del estudio).

De la biblioteca de documentos

1. Localice y seleccione el documento en la Biblioteca.
2. En el menú Todo Acciones, seleccione Cambiar estado a {XXXX}, donde XXXX es el estado final del tipo de documento.
3. Complete el campo Fecha del documento.
4. Adicional Acciones
   • Si no se requieren más acciones, seleccione Guardar para completar el proceso.
   • Si se requiere certificación de copia, seleccione Realizar certificación de copia.
     • Completar la certificación de copia.
     • Seleccione Guardar para completar el proceso.

Del eBinder de estudio

1. Localice el documento en el eBinder.
2. Desde el menú Documento Acciones (…), seleccione Cambiar estado a {XXXX}, donde XXXX es el estado final del tipo de documento.
3. Complete el campo Fecha del documento.
4. Adicional Acciones:
   • Si no se requieren más acciones, seleccione Guardar para completar el proceso.
   • Si se requiere certificación de copia, seleccione Realizar certificación de copia.
     • Completar la certificación de copia.
     • Seleccione Guardar para completar el proceso.