CTMS es una potente herramienta diseñada para simplificar la gestión de tus estudios. Podrás notar que las herramientas para crear cronogramas y gestionar presupuestos parecen fáciles de usar, con solo unos clics. El sistema está diseñado para ser intuitivo. Sin embargo, aquí tienes un secreto clave para el éxito: el verdadero trabajo debe realizarse antes de empezar a hacer clic.

Por qué la planificación es el paso más importante

Piense en SiteVault CTMS como un asistente muy flexible e inteligente. Puede gestionar diversas formas de hacer las cosas, ya que cada estudio, cada sitio y cada patrocinador tiene necesidades únicas. Esta flexibilidad es una gran ventaja, pero significa que debe decidir cómo quiere usarla. Los cronogramas y presupuestos de CTMS pueden revisarse según sea necesario, pero para ahorrar tiempo y evitar retrasos en la aprobación, le sugerimos que dedique su valioso tiempo a estos importantes pasos de planificación:

1. Domina el protocolo y el cronograma de estudio

• Familiarícese profundamente con el protocolo del estudio: comprenda cada detalle de cómo se desarrollará el estudio para permanecer dentro de sus pautas.
• Diseña un horario inteligente: Piensa en cómo puedes usar la repetición con inteligencia. Por ejemplo, si muchas visitas implican los mismos pasos y actividades, ¿cómo puedes organizar tu horario para que sea eficiente?
• Prepárese para lo inesperado: Asegúrese de que su agenda incluya eventos no programados o imprevistos. Estos eventos ocurren según sea necesario y no se incluyen en un grupo de visitas ni en una visita. Asegúrese de que su equipo sepa cuándo usar visitas no programadas.

2. Define tu estrategia de facturación

• ¿Cómo se facturará este estudio? Revise el acuerdo con su patrocinador. Decida si detallará cada actividad de los participantes para su facturación o si utilizará "visitas acumuladas" (donde una sola visita cubre un grupo de actividades). Su decisión afectará la configuración de su presupuesto y la generación de facturas.
• Conozca sus retenciones y costos generales: CTMS puede tener en cuenta las retenciones y los costos generales; tenga esa información lista antes de comenzar con su presupuesto.

3. Agregue el cronograma y el presupuesto antes de inscribir a los participantes

• El proceso de traducir el protocolo y el cronograma de eventos a SiteVault CTMS puede descubrir requisitos ambiguos, actividad no compensada y preguntas que su sitio querrá plantear al patrocinador.
• Comenzar temprano garantiza que estará listo para registrar las visitas de los participantes inmediatamente al iniciar la inscripción, lo que puede acelerar la facturación de su sitio.

La recompensa: operaciones fluidas

Dedicar tiempo a esta planificación inicial garantiza que, al comenzar a usar CTMS, el sistema funcione a la perfección. Esta planificación minuciosa le ayudará a evitar contratiempos, ahorrar tiempo a largo plazo y garantizar una gestión financiera precisa y eficiente.

En resumen: el sistema está listo para satisfacer sus necesidades, pero primero debe planificar para desbloquear todo su potencial.