SiteVault verwendet eine leistungsstarke Suchmaschine, die Ihnen beim Auffinden von Dokumenten und Anhängen hilft. Sie können einfache Suchen über die primäre Suchleiste oder detailliertere Suchen über die erweiterte Suche durchführen. In der primären Suchleiste können Sie möglicherweise auch den gewünschten Dokumenttyp auswählen.

Informationen zur Dokumentsuche

Bei der Suche nach Dokumenten wählen Sie in der Suchleiste entweder „ Alle Dokumente“ oder einen bestimmten Dokumenttyp aus. Die Dokumentsuche findet Dokumente mit Feldwerten, die den Suchbegriffen entsprechen, und hebt den übereinstimmenden Text in den Suchergebnissen hervor. Die Suche und Hervorhebung umfasst alle Wörter, die als Synonyme für Ihre Suchbegriffe konfiguriert sind, sowie Wörter, die durch Wortstammerkennung gefunden wurden.

Für detailliertere Suchen, die Dokumentinhalte (Volltextsuche) und Anhänge umfassen können, können Sie die erweiterte Suche verwenden.

In einigen Situationen wandelt SiteVault Ihre Suchbegriffe mithilfe der intelligenten Filterung in relevante Filter um.

Informationen zum Durchsuchen von Berichten

Um in Berichten zu suchen, wählen Sie „Berichte“ in der Suchleiste. SiteVault durchsucht den Berichtsnamen, den Berichtstyp, die Beschreibung und die meisten Felder. SiteVault zeigt die übereinstimmenden Berichte in einer gefilterten Ansicht auf der Registerkarte „Berichte“ an. Um diese Ansicht für die spätere Verwendung zu speichern, klicken Sie auf „Ansicht speichern unter“.

Verwenden der einfachen Suche

Mit der einfachen Suche können Sie einfache Abfragen durchführen, indem Sie in Dokumentfeldern suchen.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü der Suchleiste die Dokumente aus, nach denen Sie suchen möchten.
2. Klicken Sie in das Suchfeld in der Hauptnavigationsleiste. SiteVault zeigt automatisch die zuletzt aufgerufenen Dokumente an. Wenn Sie eines davon suchen, klicken Sie in der Vorschauliste darauf. Andernfalls fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.
3. Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Suchfeld ein. Um nach einer exakten Zeichenfolge zu suchen, setzen Sie die Begriffe in Anführungszeichen (z . B. „Patientenaufklärung“ ). Die Vorschauliste wird mit jedem eingegebenen Zeichen aktualisiert und schlägt Suchbegriffe und bis zu fünf (5) relevante Ergebnisse vor.
4. Wählen Sie ein Dokument aus der Vorschauliste aus, drücken Sie die Eingabetaste, um alle Ergebnisse anzuzeigen, oder klicken Sie auf „Erweiterte Suche“, um eine komplexere Abfrage durchzuführen.
5. Optional: Wenn die Suchergebnisse zu umfangreich sind, können Sie Filter auf der Suchergebnisseite anwenden, um das Dokument leichter zu finden. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie Ihre Suche ändern, eine neue Suche starten oder eine erweiterte Suche starten.
6. Klicken Sie auf der Suchergebnisseite auf den Dokumentnamen, um ihn anzuzeigen.

Wenn die Suchergebnisse zu umfangreich sind, können Sie Filter auf der Suchergebnisseite anwenden, um bestimmte Dokumente zu finden. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie Ihre Suche ändern oder eine neue Suche starten.

Wenn Sie in den meisten Bereichen von SiteVault in das Suchfeld klicken, werden standardmäßig alle Dokumente auf der Registerkarte „Bibliothek“ durchsucht.

Verwenden der erweiterten Suche

Mit der erweiterten Suche können Sie komplexere Abfragen für Dokumente durchführen, indem Sie in bestimmten Feldern (einschließlich Anhängen) suchen, den Suchoperator ändern und innerhalb des Dokumentinhalts suchen.

1. Klicken Sie in der Suchleiste auf das Fernglassymbol oder in der Suchvorschau auf die erweiterte Suche. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie eine erweiterte Suche starten.
2. Geben Sie so viele Kriterien wie nötig ein. Sofern konfiguriert, können Sie eine erweiterte Suche für eine bestimmte Registerkarte oder Sammlung durchführen, indem Sie diese aus der Dropdown-Liste „Suchen in “ auswählen.
3. Um zusätzlich zu Ihrer feldspezifischen Suche eine allgemeine Suche durchzuführen, wählen Sie im Suchbereich „Inhalt einschließen“ aus und geben Sie die Suchbegriffe entweder in die Felder „Beliebiges dieser Wörter“ oder „Alle dieser Wörter“ ein, je nachdem, welchen Suchoperator Sie verwenden möchten. Sie können bei Bedarf beide Felder verwenden.

Standardmäßig werden bei der Suche nur Dokumente und Dokumentfelder berücksichtigt. Wählen Sie „Inhalt einschließen“, um bei der erweiterten Suche Dokumentinhalte einzuschließen. Wählen Sie „Anhänge einschließen“, um nach Übereinstimmungen in Dokumentanhängen zu suchen.

Wenn Sie einen Suchbegriff in das Feld „Alle Wörter“ eingeben und sowohl „Inhalt einschließen“ als auch „Anhänge einschließen“ ausgewählt haben, führt SiteVault für jeden Suchbereich eine separate Suche durch. Zusätzlich wird eine dritte Suche in den Metadaten des Dokuments durchgeführt. Der Suchbegriff muss in mindestens einem der Suchbereiche vorkommen, um Ergebnisse zu generieren.

Suchen innerhalb einer gespeicherten Ansicht

SiteVault ermöglicht die Suche in jeder Standard- oder gespeicherten Ansicht. Dabei bleiben alle Filter und Ansichtseinstellungen erhalten. Wählen Sie dazu die gewünschte Ansicht aus. Der Name der Ansicht wird in der Suchleiste angezeigt.

Nachdem Sie Ihre Suchergebnisse erhalten haben, können Sie weitere Filter hinzufügen und entfernen. Klicken Sie auf „Ansicht speichern“, um die Ansicht mit den neuen Filtereinstellungen zu aktualisieren.

SiteVault wendet keine intelligente Filterung an, wenn bereits mindestens ein Filter angewendet wurde.

Fehlende Dokumente

Wenn Sie ein Dokument über die Suche nicht finden können, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Ihnen wurde keine Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments zugewiesen. In Ihren Suchergebnissen werden nur Dokumente angezeigt, für die Sie eine Anzeigeberechtigung besitzen. Ihnen kann eine Rolle für das Dokument zugewiesen werden, die keine Berechtigungen für den aktuellen Status des Dokuments besitzt.
• Ihr Suchbegriff stimmt aufgrund eines Rechtschreibfehlers in Ihrer Sucheingabe, den Dokumentfeldern oder dem Dokumentinhalt nicht überein. SiteVault schlägt keine alternativen Schreibweisen wie die Google-Suche vor.
• Das Dokument existiert nicht oder wurde gelöscht.

Einschränkungen

Die maximale Länge jedes Suchbegriffs beträgt 250 Zeichen.