SiteVault verwendet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie Dokumente und Anhänge schnell finden. Sie können einfache Suchen über die Hauptsuchleiste durchführen oder mithilfe der erweiterten Suche detailliertere Recherchen vornehmen. Über die Hauptsuchleiste können Sie gegebenenfalls auch den gewünschten Dokumenttyp auswählen.
Informationen zur Dokumentensuche
Bei der Dokumentensuche wählen Sie entweder „Alle Dokumente“ oder einen bestimmten Dokumenttyp in der Suchleiste aus. Die Dokumentensuche findet Dokumente, deren Feldwerte den Suchbegriffen entsprechen, und hebt den übereinstimmenden Text in den Suchergebnissen hervor. Die Suche und Hervorhebung umfasst sowohl Wörter, die als Synonyme für Ihre Suchbegriffe konfiguriert sind, als auch Wörter, die durch Stemming gefunden wurden.
Für detailliertere Suchvorgänge, die Dokumentinhalte (Volltextsuche) und Anhänge umfassen können, steht die erweiterte Suche zur Verfügung.
In manchen Situationen wandelt SiteVault Ihre Suchbegriffe mithilfe von Smart Filtering in relevante Filter um.
Informationen zur Berichtssuche
Um in Berichten zu suchen, wählen Sie in der Suchleiste „Berichte“ aus. SiteVault durchsucht den Berichtsnamen, den Berichtstyp, die Beschreibung und die meisten Felder. Die passenden Berichte werden in einer gefilterten Ansicht auf der Registerkarte „Berichte“ angezeigt. Um diese Ansicht für die spätere Verwendung zu speichern, klicken Sie auf „Ansicht speichern unter“.
Verwendung der einfachen Suche
Die Basissuche ermöglicht es Ihnen, einfache Abfragen durch die Suche innerhalb von Dokumentfeldern durchzuführen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü der Suchleiste die Dokumente aus, die Sie durchsuchen möchten.
- Klicken Sie in das Suchfeld der Hauptnavigationsleiste. SiteVault zeigt automatisch die zuletzt angezeigten Dokumente an. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen, klicken Sie in der Vorschau darauf. Andernfalls fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.
- Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Suchfeld ein. Um nach einer exakten Zeichenfolge zu suchen, setzen Sie die Begriffe in doppelte Anführungszeichen ( „Patientenaufklärung“ ). Die Vorschauliste wird mit jedem eingegebenen Zeichen aktualisiert und schlägt Ihnen Suchbegriffe sowie bis zu fünf (5) relevante Ergebnisse vor.
- Wählen Sie ein Dokument aus der Vorschau-Liste aus, drücken Sie die Eingabetaste, um alle Ergebnisse anzuzeigen, oder klicken Sie auf Erweiterte Suche, um eine komplexere Abfrage durchzuführen.
- Optional: Bei zu vielen Suchergebnissen können Sie Filter anwenden, um das gewünschte Dokument schneller zu finden. SiteVault speichert die Filtereinstellungen, wenn Sie Ihre Suche ändern, eine neue Suche starten oder eine erweiterte Suche durchführen.
- Klicken Sie auf der Suchergebnisseite auf den Dokumentennamen, um das Dokument anzuzeigen.
Ist die Ergebnisliste zu groß, können Sie Filter anwenden, um gezielt Dokumente zu finden. SiteVault speichert die Filtereinstellungen, wenn Sie Ihre Suche ändern oder eine neue Suche starten.
Beim Klicken auf das Suchfeld in den meisten Bereichen von SiteVault wird standardmäßig in allen Dokumenten auf der Registerkarte „Bibliothek“ gesucht.
Erweiterte Suche verwenden
Die erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, komplexere Abfragen für Dokumente durchzuführen, indem Sie in bestimmten Feldern suchen, einschließlich Anhängen, den Suchoperator ändern und im Dokumentinhalt suchen.
- Klicken Sie in der Suchleiste auf das Fernglassymbol oder in der Suchvorschau auf „Erweiterte Suche“. SiteVault speichert die Filtereinstellungen bei der erweiterten Suche.
- Geben Sie so viele Kriterien wie nötig an. Falls konfiguriert, können Sie eine erweiterte Suche auf einer bestimmten Registerkarte oder Sammlung durchführen, indem Sie diese im Dropdown-Menü „ Suchen in “ auswählen.
- Um zusätzlich zu Ihrer feldspezifischen Suche eine allgemeine Suche durchzuführen, wählen Sie im Suchbereich „Inhalte einbeziehen“ aus und geben Sie die Suchbegriffe entweder in das Feld „ Beliebige dieser Wörter“ oder „Alle dieser Wörter“ ein, je nachdem, welchen Suchoperator Sie verwenden möchten. Sie können bei Bedarf beide Felder nutzen.
Standardmäßig werden bei der Suche nur Dokumente und Dokumentfelder berücksichtigt. Aktivieren Sie „Inhalt einbeziehen“, um bei der erweiterten Suche auch den Dokumentinhalt einzuschließen. Aktivieren Sie „Anhänge einbeziehen“, um auch in Dokumentanhängen nach Treffern zu suchen.
Wenn Sie im Feld „Alle Wörter“ einen Suchbegriff eingeben und sowohl „Inhalt einbeziehen“ als auch „Anhänge einbeziehen“ ausgewählt sind, führt SiteVault für jeden Suchbereich eine separate Suche durch. Zusätzlich wird eine dritte Suche in den Metadaten des Dokuments durchgeführt. Der Suchbegriff muss in mindestens einem der Suchbereiche vorkommen, um Ergebnisse zu generieren.
Suchen in einer gespeicherten Ansicht
Mit SiteVault können Sie in jeder Standard- oder gespeicherten Ansicht suchen, wobei alle Filter und Ansichtseinstellungen erhalten bleiben. Wählen Sie dazu die gewünschte Ansicht aus. Der Name der Ansicht wird in der Suchleiste angezeigt, sodass Sie wissen, in welcher Ansicht Sie suchen.
Nachdem Sie Ihre Suchergebnisse erhalten haben, können Sie weiterhin Filter hinzufügen und entfernen. Klicken Sie auf „Ansicht speichern“, um die Ansicht mit den neuen Filtereinstellungen zu aktualisieren.
SiteVault wendet keine intelligente Filterung an, wenn bereits mindestens ein Filter angewendet wurde.
Über fehlende Dokumente
Falls Sie ein Dokument nicht über die Suchfunktion finden können, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Sie haben keine Berechtigung, dieses Dokument anzuzeigen. In Ihren Suchergebnissen werden nur Dokumente angezeigt, für die Sie eine Berechtigung besitzen. Möglicherweise sind Sie einer Rolle für das Dokument zugewiesen, die keine Berechtigungen für den aktuellen Status des Dokuments hat.
- Ihr Suchbegriff wurde aufgrund eines Rechtschreibfehlers in Ihrer Suchanfrage, den Dokumentfeldern oder dem Dokumentinhalt nicht gefunden. SiteVault schlägt im Gegensatz zur Google-Suche keine alternativen Schreibweisen vor.
- Das Dokument existiert nicht oder wurde gelöscht.
Einschränkungen
Die maximale Länge jedes Suchbegriffs beträgt 250 Zeichen.
