SiteVault verwendet eine leistungsstarke Suchmaschine, die Ihnen beim Auffinden von Dokumenten und Anhängen hilft. Sie können über die primäre Suchleiste einfache Suchen durchführen oder mithilfe der erweiterten Suche detailliertere Suchen durchführen. Über die primäre Suchleiste können Sie möglicherweise auch den Dokumenttyp auswählen, nach dem Sie suchen möchten.

Informationen zur Dokumentsuche

Wenn Sie nach Dokumenten suchen, wählen Sie in der Suchleiste entweder „Alle Dokumente “ oder einen bestimmten Dokumenttyp aus. Die Dokumentsuche findet Dokumente mit Feldwerten, die den Suchbegriffen entsprechen, und hebt dann bei der Anzeige der Suchergebnisse übereinstimmenden Text hervor. Die Suche und Hervorhebung umfassen alle Wörter, die als Synonyme für Ihre Suchbegriffe konfiguriert sind, sowie Wörter, die durch Stammerkennung übereinstimmen.

Für detailliertere Suchen, die Dokumentinhalte (Volltextsuche) und Anhänge umfassen können, können Sie die Erweiterte Suche verwenden.

In einigen Situationen wandelt SiteVault Ihre Suchbegriffe mithilfe der intelligenten Filterung in relevante Filter um.

Informationen zum Durchsuchen von Berichten

Um in Berichten zu suchen, wählen Sie „Berichte“ in der Suchleiste aus. SiteVault durchsucht den Namen, den Berichtstyp, die Beschreibung und die meisten Felder des Berichts. SiteVault zeigt die übereinstimmenden Berichte in einer gefilterten Ansicht auf der Registerkarte „Berichte“ an. Um diese Ansicht für die zukünftige Verwendung zu speichern, klicken Sie auf „Ansicht speichern unter“.

Verwenden der einfachen Suche

Mit der einfachen Suche können Sie einfache Abfragen durchführen, indem Sie in Dokumentfeldern suchen.

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü der Suchleiste die Dokumente aus, nach denen Sie suchen möchten.
2. Klicken Sie in das Suchfeld in der primären Navigationsleiste. SiteVault zeigt automatisch die zuletzt angezeigten Dokumente an. Wenn Sie nach einem dieser Dokumente suchen, klicken Sie in der Vorschauliste darauf. Wenn nicht, fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.
3. Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Suchfeld ein. Um nach einer exakten Zeichenfolge zu suchen, setzen Sie die Begriffe in Anführungszeichen ( „Patientenaufklärung“ ). Die Vorschauliste wird mit jedem eingegebenen Zeichen aktualisiert und schlägt Suchbegriffe und bis zu fünf (5) relevante Ergebnisse vor.
4. Wählen Sie ein Dokument aus der Vorschauliste aus, drücken Sie die Eingabetaste, um alle Ergebnisse anzuzeigen, oder klicken Sie auf „Erweiterte Suche“, um eine komplexere Abfrage durchzuführen.
5. Optional: Wenn der Suchergebnissatz zu groß ist, wenden Sie Filter auf der Suchergebnisseite an, um das Dokument leichter zu finden. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie Ihre Suche ändern, eine neue Suche starten oder eine erweiterte Suche einleiten.
6. Klicken Sie auf der Suchergebnisseite auf den Dokumentnamen, um ihn anzuzeigen.

Wenn die Suchergebnisse zu umfangreich sind, können Sie auf der Suchergebnisseite Filter anwenden, um bestimmte Dokumente leichter zu finden. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie Ihre Suche ändern oder eine neue Suche starten.

Wenn Sie in den meisten Bereichen von SiteVault in das Suchfeld klicken, werden standardmäßig alle Dokumente auf der Registerkarte „Bibliothek“ durchsucht.

Verwenden der erweiterten Suche

Mit der erweiterten Suche können Sie komplexere Abfragen für Dokumente durchführen, indem Sie in bestimmten Feldern (einschließlich Anhängen) suchen, den Suchoperator ändern und innerhalb des Dokumentinhalts suchen.

1. Klicken Sie in der Suchleiste auf das Fernglassymbol oder in der Suchvorschauliste auf „Erweiterte Suche“. SiteVault behält die Filtereinstellungen bei, wenn Sie eine erweiterte Suche starten.
2. Geben Sie so viele Kriterien ein wie nötig. Wenn konfiguriert, können Sie eine erweiterte Suche auf einer bestimmten Registerkarte oder Sammlung durchführen, indem Sie diese aus der Dropdown-Liste „Suchen in “ auswählen.
3. Um zusätzlich zu der eingegebenen feldspezifischen Suche eine allgemeine Suche durchzuführen, wählen Sie im Suchbereich „Inhalt einschließen“ aus und geben Sie die Suchbegriffe entweder in die Felder „Eines dieser Wörter“ oder „Alle dieser Wörter“ ein, je nachdem, welchen Suchoperator Sie verwenden möchten. Sie können bei Bedarf beide Felder verwenden.

Standardmäßig umfassen Suchvorgänge nur Dokumente und Dokumentfelder. Wählen Sie „Inhalt einschließen“, um bei Verwendung der erweiterten Suche Dokumentinhalte einzuschließen. Wählen Sie „Anhänge einschließen“, um nach Übereinstimmungen in Dokumentanhängen zu suchen.

Wenn Sie einen Suchbegriff in das Feld „Alle Wörter“ eingeben und dabei sowohl „Inhalt einschließen“ als auch „Anhänge einschließen“ ausgewählt haben, führt SiteVault für jeden Suchbereich eine separate Suche durch. Darüber hinaus wird eine dritte Suche in den Metadaten des Dokuments durchgeführt. Der Suchbegriff muss in mindestens einem der Suchbereiche vorkommen, um Ergebnisse zu generieren.

Suchen innerhalb einer gespeicherten Ansicht

SiteVault ermöglicht Ihnen die Suche in jeder Standard- oder gespeicherten Ansicht. Dabei bleiben alle Filter und Ansichtseinstellungen bei der Suche erhalten. Wählen Sie dazu die Ansicht aus, in der Sie suchen möchten. Der Name der Ansicht wird in der Suchleiste angezeigt, damit Sie wissen, in welcher Ansicht Sie suchen.

Nachdem Sie Ihre Suchergebnisse erhalten haben, können Sie weitere Filter hinzufügen und entfernen. Klicken Sie auf Ansicht speichern, um die Ansicht mit allen neuen Filtereinstellungen zu aktualisieren.

SiteVault wendet keine intelligente Filterung an, wenn bereits mindestens ein Filter angewendet wurde.

Fehlende Dokumente

Wenn Sie ein Dokument über die Suche nicht finden können, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Ihnen wurde keine Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments zugewiesen. In Ihren Suchergebnissen werden nur Dokumente angezeigt, für die Sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben. Ihnen kann eine Rolle für das Dokument zugewiesen werden, die keine Berechtigungen für den aktuellen Status des Dokuments hat.
• Ihr Suchbegriff stimmt nicht überein, da in Ihrer Sucheingabe, in den Dokumentfeldern oder im Dokumentinhalt ein Rechtschreibfehler vorliegt. SiteVault schlägt keine alternativen Schreibweisen wie die Google-Suche vor.
• Das Dokument existiert nicht oder wurde gelöscht.

Einschränkungen

Die maximale Länge jedes Suchbegriffs beträgt 250 Zeichen.