Der Lebenszyklus eines Dokuments beschreibt die Abfolge von Zuständen ( Entwurf, In Bearbeitung usw.), die ein Dokument im Laufe seiner Lebensdauer durchläuft. Ein Lebenszyklus kann einfach sein (zwei Zustände, zwischen denen Benutzer manuell wechseln müssen) oder komplex (mehrere Zustände mit unterschiedlichen Sicherheitsvorkehrungen und Workflows, die das Dokument automatisch in einen anderen Zustand überführen).
Dokumentenlebenszyklen
Jedes Dokument durchläuft einen Lebenszyklus. Da Lebenszyklen das Verhalten eines Dokuments steuern, ist es wichtig, dem Dokument den richtigen Lebenszyklus zuzuordnen. In SiteVault sind Lebenszyklen mit einem oder mehreren Dokumenttypen verknüpft. Dokumente erben alle mit dem jeweiligen Lebenszyklus verbundenen Geschäftsregeln, wodurch ein wiederholbarer Prozess mit minimalem Aufwand gewährleistet wird.
Lebenszykluszustände
Die geordneten Status innerhalb eines Lebenszyklus stellen die Phasen dar, die ein Dokument durchläuft, während Benutzer es erstellen, prüfen, genehmigen und schließlich archivieren oder ersetzen. Für jeden Status gelten bestimmte Geschäftsregeln, die festlegen, was mit dem Dokument in diesem Status geschieht. SiteVault wendet diese Regeln automatisch auf jedes Dokument an, das in diesen Status eintritt.
Umzug zwischen Bundesstaaten
Dokumente gelangen auf verschiedene Weise zwischen den Bundesstaaten hin und her:
- Ein Benutzer ändert den Dokumentstatus explizit mithilfe einer konfigurierten Benutzeraktion. Dies kann für ein einzelnes Dokument oder im Rahmen einer Massenaktion erfolgen.
- Ein Dokument gelangt in einen Workflow, dessen Workflow-Konfiguration eine oder mehrere Statusänderungen beinhaltet.
- Ein Dokument wird automatisch verschoben, wenn sich der Status eines zugehörigen Dokuments ändert.
SiteVault führt in allen Fällen automatisch die mit dem neuen Status verknüpfte Geschäftslogik aus. Beachten Sie, dass die Bezeichnungen der Optionen für Statusänderung und Workflow-Start variieren können. Nach der Änderung des Dokumentstatus müssen Sie die Seite möglicherweise aktualisieren, um den neuen Status anzuzeigen.
Lebenszyklusphasen und Phasengruppen
Lebenszyklusphasen ermöglichen es Organisationen, Dokument- und Objektlebenszykluszustände in geordneten Phasengruppen zusammenzufassen. Vault visualisiert die aktuelle Phase eines Dokuments oder Objektdatensatzes auf der Dokumentinformationsseite im Chevron-Bereich „Lebenszyklusphasen“. Durch Klicken auf die aktive Phase werden Workflow-Informationen für das aktuelle Dokument angezeigt, einschließlich aller offenen Aufgaben.
