Dokumentlebenszyklen sind die Abfolge von Zuständen ( Entwurf, In Überprüfung usw.), die ein Dokument während seines Lebenszyklus durchläuft. Ein Lebenszyklus kann einfach (zwei Zustände, zwischen denen Benutzer manuell wechseln müssen) oder komplex (mehrere Zustände mit unterschiedlichen Sicherheitsvorkehrungen und Workflows, die das Dokument automatisch in einen anderen Zustand versetzen) sein.

Dokumentlebenszyklen

Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus. Da Lebenszyklen das Verhalten eines Dokuments steuern, ist es wichtig, jedem Dokument den richtigen Lebenszyklus zuzuordnen. In SiteVault sind Lebenszyklen mit einem oder mehreren Dokumenttypen verknüpft. Dokumente übernehmen alle mit dem Lebenszyklus verbundenen Geschäftsregeln und gewährleisten so einen wiederholbaren Prozess mit minimalem Aufwand.

Lebenszykluszustände

Die geordneten Zustände innerhalb eines Lebenszyklus stellen die Phasen dar, die ein Dokument durchläuft, wenn Benutzer es erstellen, prüfen, genehmigen und schließlich archivieren oder ersetzen. Für jeden Zustand gelten Geschäftsregeln, die definieren, was mit dem Dokument in diesem Zustand geschieht. SiteVault wendet diese Regeln automatisch auf jedes Dokument an, das in den jeweiligen Zustand wechselt.

Wechseln zwischen Zuständen

Dokumente werden auf verschiedene Weise zwischen den Zuständen verschoben:

• Ein Benutzer ändert den Status des Dokuments explizit mithilfe einer konfigurierten Benutzeraktion. Dies kann für ein einzelnes Dokument oder im Rahmen einer Massenaktion erfolgen.
• Ein Dokument gelangt in einen Workflow, dessen Workflow-Konfiguration eine oder mehrere Statusänderungen umfasst.
• Ein Dokument wird aufgrund einer Statusänderung automatisch in ein zugehöriges Dokument verschoben.

SiteVault führt in allen Fällen automatisch die mit dem neuen Status verknüpfte Geschäftslogik aus. Beachten Sie, dass die Namen der Optionen für Statusänderungen und Workflow-Start variieren können. Nach der Statusänderung eines Dokuments müssen Sie die Seite möglicherweise aktualisieren, um den neuen Status anzuzeigen.

Lebenszyklusphasen und Phasengruppen

Mithilfe von Lebenszyklusphasen können Organisationen den Lebenszyklus von Dokumenten und Objekten in geordnete Phasen gruppieren. Vault stellt die aktuelle Phase eines Dokuments oder Objektdatensatzes dann auf der Dokumentinfoseite im Chevron-Bereich „Lebenszyklusphasen“ visuell dar. Durch Klicken auf die aktive Phase werden Workflow-Informationen zum aktuellen Dokument angezeigt, einschließlich aller offenen Aufgaben.