Dokumentlebenszyklen sind die Abfolgen von Zuständen ( Entwurf, In überprüfen usw. ), die ein Dokument während seines Lebens durchläuft. Ein Lebenszyklus kann einfach (zwei Zustände, zwischen denen Benutzer manuell wechseln müssen) oder komplex (mehrere Zustände mit unterschiedlicher Sicherheit und Workflows, die das Dokument automatisch in einen anderen Zustand versetzen) sein.

Dokument-Lebenszyklen

Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus. Da Lebenszyklen das Verhalten eines Dokuments steuern, ist es wichtig, einem Dokument den richtigen Lebenszyklus zuzuordnen. In SiteVault sind Lebenszyklen mit einem oder mehreren Dokumenttypen verknüpft. Dokumente erben alle mit dem Lebenszyklus verbundenen Geschäftsregeln, wodurch ein wiederholbarer Prozess mit minimalem Aufwand gewährleistet wird.

Lebenszykluszustände

Die geordneten Zustände innerhalb eines Lebenszyklus stellen die Phasen dar, die ein Dokument durchläuft, wenn Benutzer es erstellen, überprüfen, genehmigen und schließlich archivieren oder ersetzen. Für jeden Zustand gilt eine Reihe von Geschäftsregeln, die definieren, was mit dem Dokument in diesem Zustand geschieht. SiteVault wendet sie automatisch auf jedes Dokument an, das in den Zustand wechselt.

Wechseln zwischen Zuständen

Dokumente werden auf verschiedene Weise zwischen Status verschoben:

• Ein Benutzer ändert den Status des Dokuments explizit mithilfe einer konfigurierten Benutzeraktion. Dies kann für ein einzelnes Dokument oder als Teil einer Massenaktion erfolgen.
• Ein Dokument gelangt in einen Workflow, dessen Workflow-Konfiguration eine oder mehrere Statusänderungen umfasst.
• Ein Dokument wird aufgrund eines Status Änderung automatisch in ein verwandtes Dokument verschoben.

In allen Fällen führt SiteVault automatisch die mit dem neuen Status verknüpfte Geschäftslogik aus. Beachten Sie, dass die Namen der Status Änderung und der Start-Workflow-Optionen variieren können. Nachdem Sie den Status eines Dokuments geändert haben, müssen Sie möglicherweise die Seite aktualisieren, um den neuen Status anzuzeigen.

Lebenszyklusphasen und Phasengruppen

Mithilfe von Lebenszyklusphasen können Organisationen die Lebenszykluszustände von Dokumenten und Objekten in geordnete Phasensammlungen gruppieren. Vault stellt dann die aktuelle Phase eines Dokument- oder Objektdatensatzes auf der Dokumentinfoseite über das Chevron-Bedienfeld „Lebenszyklusphasen“ visuell dar. Durch Klicken auf die aktive Phase werden Workflow-Informationen für das aktuelle Dokument angezeigt, einschließlich aller offenen Aufgaben.