Ein Multidokumenten-Workflow ermöglicht Ihnen, mehrere Dokumente über einen Workflow gleichzeitig an mehrere Teilnehmer zu senden.

SiteVault bietet Multidokumente für die folgenden Arbeitsabläufe:

• Lesen und verstehen: Senden Sie ein oder mehrere Studiendokumente an die Mitglieder des Studienteams. Jeder Empfänger muss bestätigen, dass er jedes Studiendokument gelesen und verstanden hat.
• Senden an überprüfen: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an Kollegen, die mithilfe des Anmerkungstools Feedback geben können.
• Zur elektronischen Signatur senden: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an mehrere Unterzeichner, um einen Datensatz zu genehmigen (keine PI-Aufsicht).

Dokumente auswählen

• Starten von Workflows aus der Bibliothek: Wenn Sie einen Dokument-Workflow aus der Bibliothek starten, schließt SiteVault alle Dokumente in Ihrer aktuellen Ansicht ein. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow aus Favoriten starten, schließt SiteVault alle Dokumente in Ihren Favoriten in den Dokument-Workflow ein. Wenn Sie vor dem Starten des Workflows eine Suche durchführen oder Filter anwenden, schließt SiteVault nur die übereinstimmenden Dokumente ein.
• Starten von Workflows vom Warenkorb aus: Wenn Sie einen Dokument-Workflow vom Warenkorb aus starten, schließt SiteVault alle Dokumente in Ihren Warenkorb ein. So können Sie die Dokumente auswählen, die Sie in den Dokument-Workflow-Umschlag aufnehmen möchten.

Einschränkungen beim Workflow für mehrere Dokumente

• Einige Dokument-Workflows sind nur in bestimmten Dokument-Lebenszykluszuständen verfügbar.
• In den folgenden Situationen können Sie keinen Dokument-Workflow starten:
  • Wenn sich eines der ausgewählten Dokumente bereits in einem aktiven Workflow befindet
  • Wenn mehr als 100 Dokumente ausgewählt sind
  • Wenn ein Dokument-Workflow mit einem bestimmten Lebenszyklus verknüpft ist, lässt der Workflow möglicherweise nur Dokumente in einem bestimmten Status oder mit bestimmten konfigurierten Feldern zu. Sie können den Workflow nicht starten, wenn ein oder mehrere Dokumente die angegebenen Bedingungen nicht erfüllen.

Workflow-Aufgaben für mehrere Dokumente

Starten eines Workflows für mehrere Dokumente

1. Filtern Sie nach den ausgewählten Dokumenten in der Bibliothek oder im Warenkorb.
2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ die Option „Workflow starten“ aus. Sie können bis zu 100 Dokumente in den Workflow einschließen.
3. Wählen Sie im Startdialogfeld einen bestimmten Workflow aus der Dropdown-Liste „Workflow“ aus. SiteVault zeigt nur Workflows an, die aktiv und für die ausgewählten Dokumente gültig sind.
4. Wählen Sie Weiter.
5. Geben Sie bei entsprechender Aufforderung eine Beschreibung ein. SiteVault verwendet diesen Wert als Namen für den Umschlagdatensatz.
6. Weisen Sie Aufgabenempfänger zu.
7. Fügen Sie, sofern verfügbar, Aufgabenanweisungen hinzu. Diese Anweisungen werden in den Benachrichtigungen „Alle “ und „Meine Aufgaben“ sowie in der Menüleiste der Dokumentaufgabe angezeigt.
8. Füllen Sie alle erforderlichen Feldwerte oder Variablen aus.
9. Wählen Sie Start.

Zugewiesene Aufgaben erledigen

Innerhalb eines Dokument-Workflows können Sie Aufgaben haben, die erfordern, dass Sie für jedes Dokument im Workflow-Umschlag eine Aufgabenbewertung abgeben. Sie können im Multi-Dokument-Viewer leicht sehen, welche Dokumente Sie angesehen haben. Die Titel von Dokumenten, die Sie noch nicht angesehen haben, werden fett dargestellt, während die Titel angesehener Dokumente nicht fett dargestellt werden.

1. Navigieren Sie nach dem Starten eines Dokumenten-Workflows zu Start > Meine Aufgaben.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abschließen“ oder „Fortfahren“, um den Dokument-Workflow-Viewer zu öffnen.
3. Wenn Sie eine verfügbare Aufgabe haben: Klicken Sie in der Kopfzeile des Workflows auf Akzeptieren. Beachten Sie, dass Sie, nachdem Sie eine Aufgabe akzeptiert haben, auf „Akzeptanz rückgängig machen“ klicken können, um sie freizugeben. Nach der Freigabe ist die Aufgabe wieder für alle zugewiesenen Benutzer verfügbar.
4. Klicken Sie in der Kopfzeile des Workflows auf die Schaltfläche „Abschließen“.
5. Ein Bestätigungsdialogfeld wird geöffnet. überprüfen die Nachricht und klicken Sie auf „Fertig“, um fortzufahren.
6. Wenn Ihr Workflow eine elektronische Signatur erfordert: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um eine elektronische Signatur bereitzustellen.

Zeitleisten-Ansicht für Dokument-Workflows

Die Aufgabenseite des Dokument-Workflows enthält die Option „Zeitleisten-Ansicht“, die eine Übersicht über workflowbezogene Ereignisse bietet. In der Zeitleisten-Ansicht werden maximal 100 Aufgaben angezeigt.

Zugriff auf die Zeitleistenansicht

Um diese Ansicht innerhalb einer Dokument-Workflow-Aufgabenseite zu öffnen, klicken Sie in der Layout-Auswahlsymbolleiste auf die Schaltfläche „Zeitleisten-Ansicht“.

Aktionen in der Zeitleistenansicht

In der Zeitleistenansicht können Sie auf „Workflow-Verlaufsbericht anzeigen“ für eine Workflow-Zeile klicken, um die Workflow- und Aufgabendetails mithilfe eines Berichts anzuzeigen. Sie können auch die Aktionsmenüs für aktive Workflows und Aufgaben verwenden, um verwandte Optionen anzuzeigen, z. B. „Workflow abbrechen“, „Aufgabe abbrechen“, „Teilnehmer hinzufügen“, „Fälligkeitsdatum“ und „Neu zuweisen“.

Aktualisierung Fälligkeitsdaten für Aufgaben

1. Navigieren Sie zur Zeitleisten-Ansicht des Workflows.
2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ der Aufgabe die Option Aktualisierung Fälligkeitsdatum der Aufgabe aus.
3. Wählen Sie im Dialogfeld im Feld „Fälligkeitsdatum der Aufgabe“ ein neues Datum aus.
4. Klicken Sie auf Aktualisierung.
5. Vault benachrichtigt den Aufgabeneigentümer über das aktualisierte Fälligkeitsdatum.

Dokumente entfernen

Wenn Sie ein Dokument aus einem Dokumentworkflow entfernen, verwendet Vault den Workflow-Abbruchstatus, um das Dokument in einen entsprechenden Lebenszyklusstatus zu verschieben. Wenn der Umschlag nur ein einzelnes Dokument enthält, können Sie es nicht entfernen.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Dokuments in der Liste auf der linken Seite des Viewers.
2. Klicken Sie auf das X- Symbol.
3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster zur Bestätigung auf Weiter. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflows abbrechen

Manchmal ist es notwendig, einen aktiven Workflow zu stoppen und alle ausstehenden Aufgaben aus den Teilnehmerlisten zu entfernen. Wenn Sie einen Workflow abbrechen, wird der Workflow-Inhalt in den Zustand zurückversetzt, in dem er sich vor dem Start des Workflows befand.

1. Navigieren Sie zu „Start“ > „Aktive Workflows“ oder zur Workflow-Zeitleisten -Ansicht.
2. Klicken Sie auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Workflow abbrechen“ aus.
3. Geben Sie bei entsprechender Aufforderung einen Kommentar zur Stornierung ein.
4. Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter.

Ersetzen des Workflow-Eigentümers

Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie den Besitzer eines aktiven Workflows ersetzen. Vault weist alle aktuellen Aufgaben, die der Workflow-Besitzergruppe Teilnehmer zugewiesen waren, dem neuen Besitzer zu und alle zukünftigen Aufgaben werden dem neuen Besitzer zugewiesen.

1. Wählen Sie im Menü „Aktionen “ des Workflows die Option „Workflow-Eigentümer ersetzen“ aus.
2. Wählen Sie im Dialogfeld einen Benutzer aus, der den aktuellen Workflow-Eigentümer ersetzen soll. Als Ersatzeigentümer stehen nur Benutzer zur Verfügung, die über die Berechtigung zum Starten dieses Workflow-Typs verfügen.
3. Klicken Sie auf „Senden“.

Workflow-Teilnehmer per E-Mail kontaktieren

Mit dieser Aktion können Sie einem oder mehreren Workflow-Teilnehmern eine E-Mail(-Adresse) senden, um sie an nahende oder überfällige Aufgabenfälligkeiten zu erinnern oder sie über Workflow-Änderungen zu benachrichtigen.

1. Navigieren Sie zu „Start“ > „Aktive Workflows“, zur Zeitleisten-Ansicht der Dokumentinfoseite oder zum Bereich „Aktive Workflows“.
2. Wählen Sie im Menü „ Aktionen “ des Workflows die Option „E-Mail an Teilnehmer“ aus.
3. Wählen Sie im Dialogfeld die Empfänger der E-Mail(-Adresse) aus.
4. Geben Sie im Feld „Nachricht“ eine Nachricht ein.
5. Um sich selbst als Empfänger hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine Kopie an mich selbst senden.
6. Klicken Sie auf Senden.

Teilnehmer Gruppen

Beim Senden von E-Mails an Workflow-Teilnehmer stehen Ihnen möglicherweise die folgenden Empfängergruppen zur Auswahl:

• Verfügbare Aufgabenbesitzer: Benutzer, die eine Aufgabe zum Annehmen verfügbar haben.
• Besitzer abgeschlossener Aufgaben: Benutzer, die die aktuelle oder vorherige Aufgabe abgeschlossen haben.
• Besitzer ausstehender Aufgaben: Benutzer oder Gruppen, die eine verfügbare Aufgabe angenommen, aber noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.
• Besitzer nicht abgeschlossener Aufgaben: Benutzer, die eine zugewiesene Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.