Ein Workflow für mehrere Dokumente ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente gleichzeitig über einen Workflow an mehrere Teilnehmer zu senden.
SiteVault bietet die Unterstützung mehrerer Dokumente für die folgenden Workflows:
- Lesen und Verstehen: Senden Sie ein oder mehrere Studiendokumente an die Mitglieder des Studienteams. Jeder Empfänger muss bestätigen, dass er jedes Studiendokument gelesen und verstanden hat.
- Zur Überprüfung senden: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an Kollegen, die mithilfe des Anmerkungstools Feedback geben können.
- Zur elektronischen Signatur senden: Senden Sie ein oder mehrere Dokumente an mehrere Unterzeichner, um einen Datensatz genehmigen zu lassen (nicht PI Aufsicht).
Auswahl von Dokumenten
- Workflows aus der Bibliothek starten: Wenn Sie einen Dokumentworkflow aus der Bibliothek starten, bezieht SiteVault alle Dokumente Ihrer aktuellen Ansicht mit ein. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow aus Ihren Favoriten starten, werden alle Dokumente aus Ihren Favoriten in den Workflow aufgenommen. Wenn Sie vor dem Start des Workflows eine Suche durchführen oder Filter anwenden, SiteVault SiteVault die übereinstimmenden Dokumente ein.
- Workflows aus dem Warenkorb starten: Wenn Sie einen Dokumentenworkflow aus dem Warenkorb starten, bezieht SiteVault alle Dokumente in Ihrem Warenkorb mit ein. So können Sie die Dokumente auswählen, die in den Dokumentenworkflow aufgenommen werden sollen.
Einschränkungen im Workflow mit mehreren Dokumenten
- Manche Dokumenten-Workflows sind nur in bestimmten Phasen des Dokumentenlebenszyklus verfügbar.
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In den folgenden Situationen kann kein Dokumentenworkflow gestartet werden:
- Wenn sich eines der ausgewählten Dokumente bereits in einem aktiven Workflow befindet
- Wenn mehr als 100 Dokumente ausgewählt werden
- Wenn ein Dokumentenworkflow einem bestimmten Lebenszyklus zugeordnet ist, kann er nur Dokumente in einem bestimmten Status oder mit bestimmten konfigurierten Feldern zulassen. Der Workflow kann nicht gestartet werden, wenn ein oder mehrere Dokumente die festgelegten Bedingungen nicht erfüllen.
Workflow-Aufgaben für mehrere Dokumente
Einen Workflow für mehrere Dokumente starten
- Filtern Sie die ausgewählten Dokumente in der Bibliothek oder im Warenkorb.
- Wählen Sie im Menü „Aktionen “ die Option „Workflow starten“. Sie können bis zu 100 Dokumente in den Workflow einbeziehen.
- Wählen Sie im Startdialog einen bestimmten Workflow aus dem Dropdown-Menü „Workflow“ aus. SiteVault zeigt nur Workflows an, die für die ausgewählten Dokumente aktiv und gültig sind.
- Wählen Sie „Weiter“.
- Geben Sie bei Aufforderung eine Beschreibung an. SiteVault verwendet diesen Wert als Namen für den Umschlagdatensatz.
- Aufgabenempfänger zuweisen.
- Fügen Sie, falls verfügbar, Aufgabenanweisungen hinzu. Diese Anweisungen werden in den Benachrichtigungen „Alle Aufgaben“ und „Meine Aufgaben“ sowie im Menüband „Dokumentaufgaben“ angezeigt.
- Füllen Sie alle erforderlichen Feldwerte oder Variablen aus.
- Wählen Sie Start.
Zugewiesene Aufgaben erledigen
Innerhalb eines Dokumentenworkflows können Aufgaben vorkommen, bei denen Sie für jedes Dokument im Workflow-Umschlag ein Ergebnis abgeben müssen. Im Mehrfachdokumenten-Viewer sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente Sie bereits angesehen haben. Die Titel noch nicht angesehener Dokumente werden fett, die Titel bereits angesehener Dokumente normal angezeigt.
- Nach dem Start eines Dokumenten-Workflows navigieren Sie zu Startseite > Meine Aufgaben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ oder „Weiter“, um den Dokumentenworkflow-Viewer zu öffnen.
- Wenn eine Aufgabe verfügbar ist: Klicken Sie in der Workflow-Kopfzeile auf „Annehmen “. Beachten Sie, dass Sie die Annahme einer Aufgabe rückgängig machen können, um sie freizugeben. Nach der Freigabe steht die Aufgabe wieder allen zugewiesenen Benutzern zur Verfügung.
- Klicken Sie in der Workflow-Kopfzeile auf die Schaltfläche „Fertigstellen “.
- Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog. Lesen Sie die Nachricht und klicken Sie auf „Fertigstellen“, um fortzufahren.
- Falls Ihr Workflow eine elektronische Signatur erfordert: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um eine elektronische Signatur zu erstellen.
Zeitleistenansicht für Dokumenten-Workflows
Die Aufgabenseite des Dokumentenworkflows enthält die Option „Zeitleistenansicht“, die einen Überblick über workflowbezogene Ereignisse bietet. Die Zeitleistenansicht zeigt maximal 100 Aufgaben an.
Zugriff auf die Zeitleistenansicht
Um diese Ansicht innerhalb einer Dokumentworkflow-Aufgabenseite zu öffnen, klicken Sie in der Layoutauswahl-Symbolleiste auf die Schaltfläche „Zeitleistenansicht“.
Aktionen in der Zeitleistenansicht
In der Zeitleistenansicht können Sie für eine Workflow-Zeile auf „Workflowverlaufsbericht anzeigen“ klicken, um die Workflow- und Aufgabendetails in einem Bericht einzusehen. Über die Aktionsmenüs aktiver Workflows und Aufgaben können Sie außerdem auf verwandte Optionen wie „Workflow abbrechen“, „Aufgabe abbrechen“, „Teilnehmer hinzufügen“, „Fälligkeitsdatum aktualisieren“ und „Neu zuweisen“ zugreifen.
Aktualisierung der Fälligkeitstermine für Aufgaben
- Navigieren Sie zur Zeitleistenansicht des Workflows.
- Wählen Sie im Menü „Aktionen“ der Aufgabe die Option „Fälligkeitsdatum der Aufgabe aktualisieren“.
- Wählen Sie im Dialogfeld ein neues Datum im Feld „Aufgabenfälligkeitsdatum“ aus.
- Klicken Sie auf Aktualisieren.
- Vault benachrichtigt den Aufgabeninhaber über das aktualisierte Fälligkeitsdatum.
Dokumente entfernen
Wenn Sie ein Dokument aus einem Dokumentenworkflow entfernen, verwendet Vault den Status „Workflow abbrechen“, um das Dokument in den entsprechenden Lebenszyklusstatus zu verschieben. Enthält der Umschlag nur ein einziges Dokument, kann dieses nicht entfernt werden.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Dokuments in der Liste auf der linken Seite des Viewers.
- Klicken Sie auf das X- Symbol.
- Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf „Weiter“, um zu bestätigen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Workflows abbrechen
Manchmal ist es notwendig, einen laufenden Workflow zu stoppen und alle ausstehenden Aufgaben aus den Listen der Teilnehmer zu entfernen. Wenn Sie einen Workflow abbrechen, wird der Workflow-Inhalt in den Zustand vor dem Start des Workflows zurückversetzt.
- Navigieren Sie zu Startseite > Aktive Workflows oder zur Workflow-Zeitleistenansicht.
- Klicken Sie auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Workflow abbrechen“.
- Geben Sie gegebenenfalls einen Kommentar zur Stornierung an.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf Weiter.
Workflow-Inhaber ersetzen
Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie den Besitzer eines aktiven Workflows ersetzen. Vault weist alle aktuellen Aufgaben, die der Teilnehmergruppe „Workflow-Besitzer“ zugewiesen waren, dem neuen Besitzer zu, und alle zukünftigen Aufgaben werden ebenfalls dem neuen Besitzer zugewiesen.
- Wählen Sie im Menü „Aktionen“ des Workflows die Option „Workflow-Besitzer ersetzen“.
- Wählen Sie im Dialogfeld einen Benutzer aus, der den aktuellen Workflow-Inhaber ersetzen soll. Nur Benutzer mit Berechtigungen zum Starten dieses Workflow-Typs stehen als Ersatzinhaber zur Verfügung.
- Klicken Sie auf Absenden.
Teilnehmer des E-Mail-Workflows
Mit dieser Aktion können Sie eine E-Mail an einen oder mehrere Workflow-Teilnehmer senden, um sie an bevorstehende oder bereits überfällige Aufgabentermine zu erinnern oder um sie über Workflow-Änderungen zu informieren.
- Navigieren Sie zu Startseite > Aktive Workflows, zur Zeitleistenansicht der Dokumentinformationsseite oder zum Bedienfeld „Aktive Workflows“.
- Wählen Sie im Menü „Aktionen“ des Workflows die Option „Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen“.
- Wählen Sie im Dialogfeld die Empfänger der E-Mail aus.
- Geben Sie im Feld „Nachricht“ eine Nachricht ein.
- Um sich selbst als Empfänger hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Eine Kopie an mich senden“.
- Klicken Sie auf Senden.
Teilnehmergruppen
Beim Versenden von E-Mails an Workflow-Teilnehmer stehen Ihnen möglicherweise die folgenden Empfängergruppen zur Auswahl:
- Verfügbare Aufgabeninhaber: Benutzer, die eine Aufgabe zur Annahme haben.
- Abgeschlossene Aufgabeninhaber: Benutzer, die die aktuelle oder die vorherige Aufgabe abgeschlossen haben.
- Offene Aufgabenverantwortliche: Benutzer oder Gruppen, die eine verfügbare Aufgabe angenommen, aber noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.
- Unvollständige Aufgabeninhaber: Benutzer, die eine ihnen zugewiesene Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben. Zukünftige Aufgaben sind nicht enthalten.
