Життєвий цикл документа – це послідовність станів ( Чернетка, Перегляд тощо), які проходить документ протягом свого життя. Життєвий цикл може бути простим (два стани, які вимагають від користувачів вручну переходити між станами) або складним (кілька станів із різною безпекою та робочими процесами, які автоматично переміщують документ в інший стан).

Життєві цикли документів

Кожен документ має життєвий цикл. Оскільки життєві цикли контролюють поведінку документа, важливо пов’язати правильний життєвий цикл з документом. У SiteVault життєві цикли пов’язані з одним або кількома типами документів. Документи успадковують усі бізнес-правила, пов’язані з життєвим циклом, забезпечуючи повторюваний процес, який вимагає мінімальних зусиль.

Стани життєвого циклу

Упорядковані стани в межах життєвого циклу представляють етапи, через які проходить документ, коли користувачі створюють, переглядають, затверджують і зрештою архівують або замінюють його. Набір бізнес-правил застосовується до кожного стану та визначає, що відбувається з документом у цьому стані. SiteVault автоматично застосовує їх до кожного документа, який надходить до штату.

Переміщення між державами

Документи переміщуються між станами різними способами:

• Користувач явно змінює стан документа за допомогою налаштованої дії користувача. Це може статися в окремому документі або як частина групової дії.
• Документ входить до робочого циклу, де конфігурація робочого циклу включає одну або кілька змін стану.
• Документ автоматично переміщується в результаті зміни стану до пов’язаного документа.

У всіх випадках SiteVault автоматично виконує бізнес-логіку, пов’язану з новим станом. Зауважте, що назви параметрів зміни стану та запуску робочого процесу можуть відрізнятися. Після зміни стану документа може знадобитися оновити сторінку, щоб переглянути новий статус.

Етапи життєвого циклу та групи етапів

Етапи життєвого циклу дозволяють організаціям групувати стани життєвого циклу документів і об’єктів у впорядковані набори етапів. Потім Vault візуально представляє поточний етап запису документа або об’єкта на сторінці «Інформація про документ» на панелі «Шеврон» етапів життєвого циклу. При натисканні на активну стадію відображається інформація про робочий процес для поточного документа, включаючи будь-які відкриті завдання.