Життєві цикли документів – це послідовності станів ( чернетка, на розгляді тощо), які документ проходить протягом свого життя. Життєвий цикл може бути простим (два стани, що вимагають від користувачів ручного переміщення між станами) або складним (кілька станів з різною безпекою та робочими процесами, які автоматично переміщують документ до іншого стану).

Життєві цикли документів

Кожен документ має життєвий цикл. Оскільки життєві цикли контролюють поведінку документа, важливо пов'язати правильний життєвий цикл з документом. У SiteVault життєві цикли пов'язані з одним або кількома типами документів. Документи успадковують усі бізнес-правила, пов'язані з життєвим циклом, забезпечуючи повторюваний процес, який вимагає мінімальних зусиль.

Стани життєвого циклу

Упорядковані стани в життєвому циклі представляють етапи, через які проходить документ, коли користувачі створюють, переглядають, затверджують і зрештою архівують або замінюють його. До кожного стану застосовується набір бізнес-правил, які визначають, що відбувається з документом у цьому стані. SiteVault автоматично застосовує їх до кожного документа, який переходить у цей стан.

Переїзд між штатами

Документи переміщуються між штатами різними способами:

• Користувач явно змінює стан документа за допомогою налаштованої дії користувача. Це може відбуватися з окремим документом або як частина масової дії.
• Документ потрапляє до робочого процесу, конфігурація якого включає одну або декілька змін стану.
• Документ переміщується автоматично в результаті зміни стану пов'язаного документа.

У всіх випадках SiteVault автоматично виконує бізнес-логіку, пов’язану з новим станом. Зверніть увагу, що назви параметрів зміни стану та запуску робочого процесу можуть відрізнятися. Після зміни стану документа вам може знадобитися оновити сторінку, щоб переглянути новий статус.

Етапи життєвого циклу та групи етапів

Етапи життєвого циклу дозволяють організаціям групувати стани життєвого циклу документів та об’єктів у впорядковані колекції етапів. Vault потім візуально представляє поточний етап запису документа або об’єкта на сторінці інформації про документ за допомогою панелі Chevron «Етапи життєвого циклу». Натискання на активний етап відображає інформацію про робочий процес для поточного документа, включаючи будь-які відкриті завдання.