Багатодокументний робочий процес дозволяє одночасно надсилати кілька документів кільком учасникам через робочий процес.
SiteVault пропонує роботу з кількома документами для таких робочих процесів:
- Прочитати та зрозуміти: Надішліть один або декілька дослідницьких документів членам дослідницької групи. Кожен одержувач повинен підтвердити, що він прочитав і зрозумів кожен дослідницький документ.
- Надіслати на рецензію: надішліть один або кілька документів колегам, які можуть надати відгук за допомогою інструмента анотацій.
- Надіслати на електронний підпис: надсилання одного або кількох документів кільком підписантам для затвердження запису (не нагляд PI ).
Вибір документів
- Запуск робочих процесів з бібліотеки: Під час запуску робочого процесу з бібліотеки SiteVault включає всі документи з поточного перегляду. Наприклад, якщо ви запускаєте робочий процес з уподобань, SiteVault включає всі документи з уподобань у робочий процес з документами. Якщо ви виконуєте пошук або застосовуєте фільтри перед запуском робочого процесу, SiteVault включає лише відповідні документи.
- Запуск робочих процесів з кошика: Під час запуску робочого процесу документообігу з кошика SiteVault включає всі документи з вашого кошика. Це дозволяє вибрати документи, які потрібно включити до конверта робочого процесу документообігу.
Обмеження робочого процесу з кількома документами
- Деякі робочі процеси документів доступні лише для певних станів життєвого циклу документів.
-
Ви не можете розпочати робочий процес документа в таких ситуаціях:
- Якщо будь-який із вибраних документів вже знаходиться в активному робочому процесі
- Якщо вибрано більше 100 документів
- Якщо робочий цикл документів пов’язаний із певним життєвим циклом, він може дозволяти лише документи в певному стані або з налаштованими певними полями. Ви не зможете запустити робочий цикл, якщо один або кілька документів не відповідають заданим умовам.
Завдання робочого процесу з кількома документами
Запуск робочого процесу для кількох документів
- Фільтруйте за вибраними документами в Бібліотеці або Кошику.
- У меню «Дії» виберіть «Розпочати робочий процес». Ви можете включити до робочого процесу до 100 документів.
- У діалоговому вікні «Початок» виберіть певний робочий процес із розкривного списку «Робочий процес». SiteVault відображає лише ті робочі процеси, які активні та дійсні для вибраних документів.
- Виберіть «Продовжити».
- Якщо буде запропоновано, введіть Опис. SiteVault використовує це значення як Назву для запису конверта.
- Призначити одержувача(ів) завдання.
- Якщо доступно, додайте інструкції до завдання. Ці інструкції відображатимуться в сповіщеннях « Усі завдання» та «Мої завдання», а також на стрічці завдань документа.
- Заповніть усі обов’язкові значення полів або змінні.
- Виберіть Пуск.
Виконайте призначені завдання
У робочому процесі обробки документів можуть бути завдання, які вимагають надання вердикту для кожного документа в конверті робочого процесу. Ви можете легко побачити, які документи ви переглянули, у засобі перегляду кількох документів. Назви документів, які ви ще не переглядали, відображаються жирним шрифтом, тоді як назви переглянутих документів відображаються нежирним шрифтом.
- Після запуску робочого процесу документа перейдіть до розділу Головна > Мої завдання.
- Натисніть кнопку «Завершити» або «Продовжити», щоб відкрити засіб перегляду робочого процесу документів.
- Якщо у вас є доступне завдання: у заголовку робочого процесу натисніть «Прийняти». Зверніть увагу, що після прийняття завдання можна натиснути «Скасувати прийняття», щоб скасувати його. Після скасування завдання знову стане доступним для будь-якого з призначених користувачів.
- Натисніть кнопку «Завершити» у заголовку робочого процесу.
- Відкриється діалогове вікно підтвердження. Перегляньте повідомлення та натисніть «Завершити», щоб продовжити.
- Якщо ваш робочий процес запитує електронний підпис: введіть своє ім’я користувача та пароль, щоб надати електронний підпис.
Перегляд часової шкали для робочих процесів документів
Сторінка завдання робочого процесу документа містить опцію «Вигляд часової шкали», яка забезпечує повний огляд подій, пов’язаних із робочим процесом. У режимі «Вигляд часової шкали» відображається максимум 100 завдань.
Доступ до перегляду часової шкали
Щоб відкрити це подання на сторінці завдання робочого процесу документа, натисніть кнопку « Вигляд часової шкали» на панелі інструментів вибору макета.
Дії в режимі перегляду часової шкали
У режимі перегляду часової шкали можна натиснути «Переглянути звіт про історію робочого циклу» для рядка робочого циклу, щоб переглянути деталі робочого циклу та завдання за допомогою звіту. Ви також можете використовувати меню «Дії» для активних робочих циклів та завдань, щоб отримати доступ до пов’язаних опцій, таких як «Скасувати робочий цикл», «Скасувати завдання», «Додати учасників», «Оновити термін виконання» та «Перепризначити».
Оновити терміни виконання завдань
- Перейдіть до подання часової шкали робочого процесу.
- У меню « Дії з відомостями про завдання» виберіть «Оновити дату виконання завдання».
- У діалоговому вікні виберіть нову дату в полі «Термін виконання завдання».
- Натисніть «Оновити».
- Vault повідомляє власника завдання про оновлену дату виконання.
Видалити документи
Коли ви видаляєте документ із робочого процесу документообігу, Vault використовує стан скасування робочого процесу, щоб перемістити документ у відповідний стан життєвого циклу. Якщо конверт містить лише один документ, ви не можете його видалити.
- Наведіть курсор на назву документа у списку ліворуч від переглядача.
- Натисніть значок X.
- У вікні підтвердження натисніть «Продовжити» для підтвердження. Цю дію не можна скасувати.
Скасувати робочі процеси
Іноді необхідно зупинити активний робочий процес і видалити всі невиконані завдання зі списків учасників. Коли ви скасовуєте робочий процес, його вміст повертається до стану, в якому він був до його запуску.
- Перейдіть до розділу Головна > Активні робочі цикли або до подання часової шкали робочого циклу.
- Клацніть меню «Дії» та виберіть «Скасувати робочий процес».
- Якщо буде запропоновано, надайте коментар щодо скасування.
- У діалоговому вікні натисніть кнопку «Продовжити».
Заміна власника робочого циклу
Якщо у вас є правильні дозволи, ви можете замінити власника активного робочого процесу. Vault перепризначає всі поточні завдання, призначені групі учасників «Власник робочого процесу», новому власнику, і всі майбутні завдання будуть призначені новому власнику.
- У меню «Дії» робочого процесу виберіть «Замінити власника робочого процесу».
- У діалоговому вікні виберіть користувача, яким потрібно замінити поточного власника робочого процесу. Тільки користувачі з дозволами на запуск цього типу робочого процесу доступні як власники-замінники.
- Натисніть кнопку «Надіслати».
Учасники робочого процесу електронною поштою
Ця дія дозволяє надіслати електронного листа одному або кільком учасникам робочого процесу, щоб нагадати їм про наближення або прострочення термінів виконання завдань або повідомити їх про зміни в робочому процесі.
- Перейдіть до розділу «Головна» > «Активні робочі процеси», до подання часової шкали на сторінці «Інформація про документ» або до панелі «Активні робочі процеси».
- У меню «Дії» робочого процесу виберіть «Надіслати електронного листа учасникам».
- У діалоговому вікні виберіть Одержувачів електронного листа.
- У полі «Повідомлення» введіть текст повідомлення.
- Щоб додати себе до списку одержувачів, установіть прапорець «Надіслати копію мені».
- Натисніть кнопку «Надіслати».
Групи учасників
Під час надсилання електронних листів учасникам робочого процесу ви можете побачити такі групи одержувачів, доступні для вибору:
- Доступні власники завдань: користувачі, які мають завдання, доступне для прийняття.
- Власники виконаних завдань: користувачі, які виконали поточне або попереднє завдання.
- Власники завдань, що очікують виконання: користувачі або групи, які прийняли доступне завдання, але ще не виконали його. Майбутні завдання не враховуються.
- Власники невиконаних завдань: користувачі, які ще не виконали призначене завдання. Майбутні завдання не враховуються.
