Багатодокументний робочий процес дозволяє одночасно надсилати кілька документів через робочий процес кільком учасникам.

SiteVault пропонує кілька документів у таких робочих процесах:

• Прочитайте та зрозумійте: надішліть один або кілька документів дослідження членам команди дослідження. Кожен одержувач повинен підтвердити, що він прочитав і зрозумів кожен навчальний документ.
• Надіслати на рецензування: надішліть один або кілька документів колегам, які можуть надати відгук за допомогою інструмента анотації.
• Надіслати для електронного підпису: надішліть один або кілька документів кільком підписантам для затвердження запису (не нагляд PI ).

Вибір документів

• Запуск робочих процесів із бібліотеки: під час запуску робочого циклу документів із бібліотеки SiteVault включає всі документи у вашому поточному поданні. Наприклад, якщо ви запускаєте робочий процес із вибраного, SiteVault включає всі документи з вашого вибраного в робочий процес документів. Якщо ви виконуєте пошук або застосовуєте фільтри перед початком робочого процесу, SiteVault включає лише відповідні документи.
• Запуск робочих процесів із кошика: під час запуску робочого циклу документів із кошика SiteVault включає всі документи у вашому кошику. Це дає змогу вибрати документи, які потрібно включити до конверта документообігу.

Обмеження багатодокументного робочого процесу

• Деякі робочі цикли документів доступні лише для певних станів життєвого циклу документів.
• Ви не можете запустити документообіг у таких ситуаціях:
  • Якщо будь-який із вибраних документів уже в активному робочому процесі
  • Якщо вибрано більше 100 документів
  • Якщо робочий цикл документів пов’язано з певним життєвим циклом, робочий цикл може дозволяти лише документи в певному стані або з певними налаштованими полями. Ви не зможете запустити робочий процес, якщо один або кілька документів не відповідають вказаним умовам

Завдання робочого процесу з декількома документами

Запустіть робочий процес для кількох документів

1. Відфільтруйте вибрані документи в бібліотеці або кошику.
2. У меню «Дії» виберіть «Почати робочий процес». У робочий процес можна включити до 100 документів.
3. У діалоговому вікні «Пуск» виберіть певний робочий процес зі спадного списку «Робочий процес». SiteVault відображає лише робочі процеси, які є активними та дійсними для вибраних документів.
4. Виберіть Продовжити.
5. Якщо буде запропоновано, надайте Опис. SiteVault використовує це значення як назву для запису конверта.
6. Призначте одержувача(ів) завдання.
7. Якщо є, додайте інструкції до завдання. Ці інструкції з’являться в сповіщеннях «Усі» та «Мої завдання», а також на стрічці завдань документа.
8. Заповніть необхідні значення полів або змінні.
9. Виберіть Пуск.

Виконайте призначені завдання

У робочому циклі документів у вас можуть бути завдання, які вимагають надання вердикту завдання для кожного документа в конверті робочого циклу. Ви можете легко побачити, які документи ви переглянули в засобі перегляду кількох документів. Заголовки документів, які ви ще не переглядали, виділені жирним шрифтом, а заголовки переглянутих документів – нежирним.

1. Після запуску робочого циклу документа перейдіть до Головна > Мої завдання.
2. Натисніть кнопку «Завершити» або «Продовжити», щоб відкрити засіб перегляду документообігу.
3. Якщо у вас є доступне завдання: у заголовку робочого циклу натисніть «Прийняти». Зауважте, що після того, як ви прийняли завдання, ви можете натиснути «Скасувати прийняття», щоб скасувати його. Після звільнення завдання знову стає доступним для будь-якого з призначених користувачів.
4. Натисніть кнопку «Завершити» в заголовку робочого процесу.
5. Відкриється діалогове вікно підтвердження. Перегляньте повідомлення та натисніть «Завершити», щоб продовжити.
6. Якщо ваш робочий процес вимагає електронного підпису: введіть своє ім’я користувача та пароль, щоб надати електронний підпис.

Перегляд часової шкали для робочих процесів документів

Сторінка завдань робочого циклу документів містить параметр «Перегляд часової шкали», щоб забезпечити перегляд подій, пов’язаних із робочим процесом, з висоти пташиного польоту. На часовій шкалі відображається максимум 100 завдань.

Доступ до перегляду часової шкали

Щоб відкрити це подання на сторінці завдань робочого процесу документа, натисніть кнопку « Перегляд часової шкали» на панелі інструментів вибору макета.

Дії в перегляді часової шкали

У режимі перегляду часової шкали ви можете натиснути «Переглянути звіт про історію робочого циклу» для рядка робочого процесу, щоб переглянути деталі робочого циклу та завдань за допомогою звіту. Ви також можете використовувати меню «Дії» в активних робочих процесах і завданнях, щоб отримати доступ до пов’язаних параметрів, таких як «Скасувати робочий процес», «Скасувати завдання», «Додати учасників», «Оновити термін виконання» та «Перепризначити».

Оновити терміни виконання завдань

1. Перейдіть до вікна часової шкали робочого процесу.
2. У меню «Деталі завдання» виберіть «Оновити термін виконання завдання».
3. У діалоговому вікні виберіть нову дату в полі Термін виконання завдання.
4. Натисніть Оновити.
5. Vault сповіщає власника завдання про оновлений термін виконання.

Видалити документи

Коли ви видаляєте документ із робочого циклу документів, Vault використовує стан скасування робочого циклу, щоб перемістити документ у відповідний стан життєвого циклу. Якщо конверт містить лише один документ, ви не можете його вийняти.

1. Наведіть курсор миші на назву документа в списку ліворуч від засобу перегляду.
2. Натисніть піктограму X.
3. У вікні підтвердження натисніть «Продовжити», щоб підтвердити. Цю дію не можна відмінити.

Скасувати робочі процеси

Іноді необхідно зупинити активний робочий процес і видалити всі невиконані завдання зі списків учасників. Коли ви скасовуєте робочий цикл, вміст робочого циклу повертається до стану, у якому він був до його початку.

1. Перейдіть до розділу «Домашня сторінка» > «Активні робочі процеси» або до подання « Шкала робочого процесу».
2. Натисніть меню « Дії» та виберіть «Скасувати робочий процес».
3. Якщо буде запропоновано, надайте коментар щодо скасування.
4. У діалоговому вікні натисніть «Продовжити».

Замініть власника робочого процесу

Якщо у вас є відповідні дозволи, ви можете замінити власника активного робочого процесу. Vault перепризначає всі поточні завдання, які були призначені групі учасників Workflow Owner, новому власнику, і всі майбутні завдання буде призначено новому власнику.

1. У меню « Дії » робочого циклу виберіть «Замінити власника робочого циклу».
2. У діалоговому вікні виберіть користувача, який замінить поточного власника робочого процесу. Лише користувачі з дозволами на запуск цього типу робочого циклу доступні як заміна власників.
3. Натисніть Надіслати.

Учасники робочого процесу електронною поштою

Ця дія дозволяє надіслати електронний лист одному чи багатьом учасникам робочого циклу, щоб нагадати їм про наближення або прострочення термінів виконання завдань або повідомити їх про зміни робочого циклу.

1. Перейдіть до розділу «Домашня сторінка» > «Активні робочі процеси», вікна «Подання часової шкали» на сторінці «Інформація про документ» або панелі «Активні робочі процеси».
2. У меню « Дії » робочого циклу виберіть «Надіслати електронною поштою учасникам».
3. У діалоговому вікні виберіть Одержувачі електронного листа.
4. У полі Повідомлення введіть повідомлення.
5. Щоб додати себе до числа одержувачів, установіть прапорець Надіслати копію мені.
6. Натисніть Надіслати.

Групи учасників

Під час надсилання електронних листів учасникам робочого циклу ви можете побачити такі групи одержувачів, доступні для вибору:

• Доступні власники завдань: користувачі, які мають доступне завдання для прийняття.
• Власники завершених завдань: користувачі, які виконали поточне або попереднє завдання.
• Власники завдань, що очікують на розгляд: користувачі або групи, які прийняли доступне завдання, але ще не виконали його. Майбутні завдання не включені.
• Власники невиконаних завдань: користувачі, які ще не виконали призначене завдання. Майбутні завдання не включені.