Примітка. Кроки в цьому розділі призначені для створення нових документів. Якщо ви додаєте оновлену версію документа, який вже існує в SiteVault, замість цього підвищте версію документа.
Хоча ви можете створювати документи в Бібліотеці документів, електронна папка Study дозволяє одночасне завантаження та затвердження документів.
Завантаження документів у бібліотеку
- Документи доступу > Бібліотека.
- Виберіть «Створити».
- У діалоговому вікні виберіть «Завантажити», а потім натисніть «Продовжити».
- Або перетягніть файли в синю область, або виберіть « Вибрати». Завантаження кількох файлів створює кілька документів.
- Виберіть «Класифікувати документи зараз», знайдіть і виберіть тип документа, а потім натисніть «Далі».
- Заповніть обов'язкові та будь-які додаткові поля за потреби.
- Якщо потрібне засвідчення копії, заповніть поле «Копія» або «Оригінал». Використовуйте текст, що наводиться курсором, для отримання інструкцій.
- Виберіть Зберегти.
SiteVault створює документ у статусі «Чернетка». За потреби ви можете перемістити документ у його затверджений/остаточний стан з Бібліотеки (див. нижче) або з електронної папки «Дослідження» (доступне масове затвердження).
Завершити або схвалити документ у бібліотеці
- Документи доступу > Бібліотека.
- Знайдіть та виберіть документ.
- У меню «Усі дії» документа виберіть «Змінити статус на {XXXX}», де «XXXX» – це кінцевий статус типу документа.
- Заповніть поле «Дата документа».
-
Додаткові дії
- Якщо подальші дії не потрібні, виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
-
Якщо потрібне
засвідчення копії, виберіть
«Виконати засвідчення копії».
- Заповніть засвідчення копії.
- Виберіть «Зберегти», щоб завершити процес.
Ви також можете затверджувати/фіналізовувати документи окремо або масово з електронної папки Study.
