Документи в папці «Вхідні документи» можуть бути класифіковані адміністраторами або членами навчальної групи. Після класифікації документ можна затвердити або надіслати до робочого процесу.
Засіб перегляду документів eBinder дозволяє переглядати всі несекретні документи у папці "Вхідні документи". Коли ви вирішуєте класифікувати документ із засобу перегляду документів eBinder, ви також можете затвердити документ (вибрати стан його завантаження), виконати сертифікацію копій тощо.
Класифікація документа в електронній папці для досліджень
Виконайте такі дії, щоб класифікувати документи у папці «Вхідні документи»:
- Доступ до електронної папки для навчання.
- Виберіть дослідження.
- Виберіть папку «Вхідні документи».
- Виберіть документ, щоб відкрити його в засобі перегляду документів eBinder. ПРИМІТКА. У засобі перегляду документів eBinder доступний ввід за допомогою клавіатури (наприклад, використовуйте клавіші зі стрілками для навігації між документами).
- Виберіть Класифікувати.
- Виберіть тип документа. Ви отримаєте сповіщення, якщо буде знайдено, що існуючий документ дослідження відповідає типу файлу або документа.
-
Виберіть стан завантаження:
- Чернетка: Документ потребує додаткової обробки/перегляду (оновлення, підписи тощо).
- Остаточний стан: (мітка стану залежить від типу документа, обраного на попередньому кроці): Документ завершено, подальша обробка не потрібна.
-
Виконайте будь-які
додаткові дії:
- Щоб виконати засвідчення копії, виберіть Додаткові дії > Виконати засвідчення копії, а потім перевірте, чи є документ точною чи відредагованою копією.
- Заповніть поле «Опис», вказавши дані, яких немає в інших полях документа.
-
Заповніть поле «
Дата документа», вказавши найбільш значущу дату, щоб однозначно ідентифікувати цю версію документа (наприклад, дата версії, дата затвердження, дата завершення журналу, дата зустрічі тощо).
- Якщо можливо, заповніть необов’язкове поле «Дата початку». Ця дата має відображати найдавнішу дату запису або фіксації даних у цьому документі. Найпізнішу дату запису даних у цьому документі слід додати в поля «Дата документа» або «Дата завершення».
- Якщо доступно, поле «Термін дії» з датою, коли документ має закінчитися.
- Якщо документ має мати обмежену видимість, щоб уникнути розкриття конфіденційної інформації (наприклад, дослідження замасковане або засліплене), виберіть «Так» у полі «Обмежено».
- Заповніть усі поля, що залишилися.
- Виберіть «Зберегти», щоб застосувати оновлення та перейти до наступного документа у папці «Вхідні документи». Використовуйте стрілки вгорі (або клавіші зі стрілками), щоб переходити між рештою документів.
Видалення некласифікованого документа з папки "Вхідні документи"
Виконайте такі дії, щоб видалити документи з папки «Вхідні документи»:
- Доступ до електронної папки для навчання.
- Виберіть дослідження.
- Виберіть папку «Вхідні документи».
- Виберіть документ, щоб відкрити його в засобі перегляду документів eBinder. ПРИМІТКА. У засобі перегляду документів eBinder доступний ввід тексту з клавіатури (наприклад, використовуйте клавіші зі стрілками для навігації між документами).
- Щоб видалити документ із папки «Вхідні документи», виберіть «Видалити».
