Cykle życia dokumentów to sekwencje stanów ( wersja robocza, w trakcie przeglądu itd.), przez które dokument przechodzi w trakcie swojego istnienia. Cykl życia może być prosty (dwa stany wymagające ręcznego przechodzenia między nimi przez użytkowników) lub złożony (wiele stanów z różnymi zabezpieczeniami i przepływami pracy, które automatycznie przenoszą dokument do innego stanu).

Cykle życia dokumentów

Każdy dokument ma cykl życia. Ponieważ cykle życia kontrolują zachowanie dokumentu, ważne jest, aby powiązać go z odpowiednim cyklem. W SiteVault cykle życia są powiązane z jednym lub kilkoma typami dokumentów. Dokumenty dziedziczą wszystkie reguły biznesowe związane z cyklem życia, zapewniając powtarzalny proces wymagający minimalnego wysiłku.

Stany cyklu życia

Uporządkowane stany w cyklu życia reprezentują etapy, przez które przechodzi dokument, gdy użytkownicy go tworzą, przeglądają, zatwierdzają, a następnie archiwizują lub zastępują. Do każdego stanu ma zastosowanie zestaw reguł biznesowych, który definiuje, co dzieje się z dokumentem w tym stanie. SiteVault automatycznie stosuje je do każdego dokumentu, który przechodzi do tego stanu.

Przemieszczanie się między stanami

Dokumenty przemieszczają się między stanami na różne sposoby:

• Użytkownik może jawnie zmienić stan dokumentu, korzystając ze skonfigurowanej akcji użytkownika. Może to nastąpić w przypadku pojedynczego dokumentu lub w ramach akcji zbiorczej.
• Dokument trafia do przepływu pracy, którego konfiguracja obejmuje jedną lub więcej zmian stanu.
• Dokument przenosi się automatycznie w wyniku zmiany stanu powiązanego dokumentu.

We wszystkich przypadkach SiteVault automatycznie wykonuje logikę biznesową powiązaną z nowym stanem. Należy pamiętać, że nazwy opcji zmiany stanu i uruchomienia przepływu pracy mogą się różnić. Po zmianie stanu dokumentu może być konieczne odświeżenie strony, aby wyświetlić nowy status.

Etapy cyklu życia i grupy etapów

Etapy cyklu życia pozwalają organizacjom grupować stany cyklu życia dokumentów i obiektów w uporządkowane zbiory etapów. Vault następnie wizualnie przedstawia aktualny etap dokumentu lub rekordu obiektu na stronie Informacje o dokumencie za pośrednictwem panelu Chevron Etapy cyklu życia. Kliknięcie aktywnego etapu wyświetla informacje o przepływie pracy dla bieżącego dokumentu, w tym o wszelkich otwartych zadaniach.