Wielodokumentowy obieg pracy umożliwia jednoczesne wysyłanie wielu dokumentów w ramach obiegu pracy do wielu uczestników.
SiteVault oferuje wiele dokumentów dotyczących następujących przepływów pracy:
- Przeczytaj i zrozum: Prześlij jeden lub więcej dokumentów badanie członkom zespołu badanie. Każdy odbiorca musi potwierdzić, że przeczytał i zrozumiał każdy dokument badanie.
- Wyślij do recenzji: Wyślij jeden lub wiele dokumentów współpracownikom, którzy mogą udzielić opinii za pomocą narzędzia do adnotacji.
- Wyślij do podpisu elektronicznego: Wyślij jeden lub wiele dokumentów do wielu sygnatariuszy w celu zatwierdzenia rekordu (nie jest to nadzór PI ).
Wybieranie dokumentów
- Uruchamianie przepływów pracy z biblioteki: Podczas uruchamiania przepływu pracy z biblioteki, SiteVault uwzględnia wszystkie dokumenty w bieżącym widoku. Na przykład, jeśli uruchomisz przepływ pracy z Ulubionych, SiteVault uwzględnia wszystkie dokumenty z Ulubionych w przepływie pracy. Jeśli przed uruchomieniem przepływu pracy przeprowadzisz wyszukiwanie lub zastosujesz filtry, SiteVault uwzględnia tylko pasujące dokumenty.
- Uruchamianie przepływów pracy z koszyka: Podczas uruchamiania przepływu pracy z dokumentami z koszyka, SiteVault uwzględnia wszystkie dokumenty w koszyku. Pozwala to wybrać dokumenty, które chcesz uwzględnić w kopercie przepływu pracy.
Ograniczenia przepływu pracy obejmującego wiele dokumentów
- Niektóre przepływy pracy nad dokumentami są dostępne tylko w określonych etapach cyklu życia dokumentu.
-
Nie można rozpocząć przepływu dokumentów w następujących sytuacjach:
- Jeśli którykolwiek z wybranych dokumentów znajduje się już w aktywnym przepływie pracy
- Jeśli wybrano więcej niż 100 dokumentów
- Jeśli przepływ pracy dokumentów jest powiązany z określonym cyklem życia, może on dopuszczać tylko dokumenty w określonym stanie lub z określonymi skonfigurowanymi polami. Nie będzie można uruchomić przepływu pracy, jeśli co najmniej jeden dokument nie spełnia określonych warunków.
Zadania przepływu pracy obejmujące wiele dokumentów
Rozpocznij przepływ pracy dla wielu dokumentów
- Filtruj do wybranych dokumentów w Bibliotece lub Koszyku.
- Z menu Akcje wybierz opcję Rozpocznij przepływ pracy. W przepływie pracy możesz uwzględnić maksymalnie 100 dokumentów.
- W oknie dialogowym startowym wybierz konkretny przepływ pracy z listy rozwijanej „Przepływ pracy”. SiteVault wyświetla tylko przepływy pracy, które są aktywne i prawidłowe dla wybranych dokumentów.
- Wybierz Kontynuuj.
- Jeśli pojawi się monit, podaj opis. SiteVault używa tej wartości jako nazwy rekordu koperty.
- Przypisz odbiorców zadania.
- Jeśli to możliwe, dodaj instrukcje dotyczące zadania. Instrukcje te pojawią się w powiadomieniach „ Wszystkie” i „Moje zadania”, a także na wstążce zadań dokumentu.
- Wypełnij wszystkie wymagane pola lub zmienne.
- Wybierz Start.
Wykonaj przypisane zadania
W ramach obiegu dokumentów mogą występować zadania wymagające podania werdyktu dla każdego dokumentu w kopercie obiegu. W przeglądarce wielu dokumentów można łatwo sprawdzić, które dokumenty zostały wyświetlone. Tytuły dokumentów, których jeszcze nie wyświetlono, są pogrubione, a tytuły dokumentów wyświetlonych – niepogrubione.
- Po rozpoczęciu obiegu dokumentów przejdź do pozycji Strona główna > Moje zadania.
- Kliknij przycisk Zakończ lub Kontynuuj, aby otworzyć przeglądarkę przepływu pracy dokumentów.
- Jeśli masz dostępne zadanie: w nagłówku przepływu pracy kliknij „Akceptuj”. Pamiętaj, że po zaakceptowaniu zadania możesz kliknąć „Cofnij akceptację”, aby je anulować. Po anulowaniu zadanie będzie ponownie dostępne dla wszystkich przypisanych użytkowników.
- Kliknij przycisk Zakończ w nagłówku przepływu pracy.
- Otworzy się okno dialogowe potwierdzenia. Przeczytaj komunikat i kliknij „Zakończ”, aby kontynuować.
- Jeśli Twój obieg pracy wymaga podpisu elektronicznego: Wprowadź nazwę użytkownika i hasło, aby złożyć podpis elektroniczny.
Widok osi czasu dla przepływów pracy dokumentów
Strona zadań przepływu pracy dokumentów zawiera opcję widoku osi czasu, która zapewnia ogólny wgląd w zdarzenia związane z przepływem pracy. Widok osi czasu wyświetla maksymalnie 100 zadań.
Dostęp do widoku osi czasu
Aby otworzyć ten widok na stronie zadania przepływu pracy dokumentu, kliknij przycisk Widok osi czasu na pasku narzędzi selektora układu.
Akcje w widoku osi czasu
W widoku osi czasu możesz kliknąć opcję „Wyświetl raport historii przepływu pracy” dla wiersza przepływu pracy, aby przejrzeć szczegóły przepływu pracy i zadania za pomocą raportu. Możesz również użyć menu „Akcje” w aktywnych przepływach pracy i zadaniach, aby uzyskać dostęp do powiązanych opcji, takich jak Anuluj przepływ pracy, Anuluj zadanie, Dodaj uczestników, Aktualizuj termin i Przypisz ponownie.
Aktualizuj terminy wykonania zadań
- Przejdź do widoku osi czasu przepływu pracy.
- Z menu Szczegóły zadania Akcje wybierz opcję Aktualizuj datę wykonania zadania.
- W oknie dialogowym wybierz nową datę w polu Termin wykonania zadania.
- Kliknij Aktualizuj.
- Vault powiadamia właściciela zadania o zaktualizowanym terminie.
Usuń dokumenty
Po usunięciu dokumentu z obiegu dokumentów, Vault używa stanu anulowania obiegu, aby przenieść dokument do odpowiedniego stanu cyklu życia. Jeśli koperta zawiera tylko jeden dokument, nie można go usunąć.
- Najedź kursorem na nazwę dokumentu na liście po lewej stronie przeglądarki.
- Kliknij ikonę X.
- W oknie potwierdzenia kliknij „Kontynuuj”, aby potwierdzić. Tej czynności nie można cofnąć.
Anuluj przepływy pracy
Czasami konieczne jest zatrzymanie aktywnego przepływu pracy i usunięcie wszystkich zaległych zadań z list uczestników. Po anulowaniu przepływu pracy jego zawartość powraca do stanu sprzed jego uruchomienia.
- Przejdź do pozycji Strona główna > Aktywne przepływy pracy lub do widoku Oś czasu przepływu pracy.
- Kliknij menu Akcje i wybierz opcję Anuluj przepływ pracy.
- Jeśli pojawi się monit, podaj komentarz dotyczący anulowania.
- W oknie dialogowym kliknij Kontynuuj.
Zastąp właściciela przepływu pracy
Jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia, możesz zmienić właściciela aktywnego przepływu pracy. Vault ponownie przypisuje wszystkie bieżące zadania, które zostały przypisane do grupy uczestników „Właściciel przepływu pracy”, nowemu właścicielowi, a wszystkie przyszłe zadania będą przypisane nowemu właścicielowi.
- Z menu Akcje przepływu pracy wybierz opcję Zamień właściciela przepływu pracy.
- W oknie dialogowym wybierz użytkownika, który ma zastąpić obecnego właściciela przepływu pracy. Tylko użytkownicy z uprawnieniami do uruchamiania tego typu przepływu pracy są dostępni jako właściciele zastępczy.
- Kliknij Prześlij.
Uczestnicy przepływu pracy e-mail
Ta akcja umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do jednego lub wielu uczestników przepływu pracy w celu przypomnienia im o zbliżających się lub po terminie wykonania zadań albo powiadomienia ich o zmianach w przepływie pracy.
- Przejdź do pozycji Strona główna > Aktywne przepływy pracy, widoku osi czasu na stronie Informacje o dokumencie lub panelu Aktywne przepływy pracy.
- Z menu Akcje przepływu pracy wybierz opcję Wyślij e-mail do uczestników.
- W oknie dialogowym wybierz odbiorców wiadomości e-mail.
- W polu Wiadomość wpisz wiadomość.
- Aby dodać siebie jako odbiorcę, zaznacz pole wyboru Wyślij kopię do mnie.
- Kliknij Wyślij.
Grupy uczestników
Wysyłając wiadomość e-mail do uczestników przepływu pracy, możesz zobaczyć następujące grupy odbiorców dostępne do wyboru:
- Dostępni właściciele zadań: Użytkownicy, którzy mają zadanie dostępne do zaakceptowania.
- Właściciele ukończonych zadań: Użytkownicy, którzy ukończyli bieżące lub poprzednie zadanie.
- Właściciele oczekujących zadań: Użytkownicy lub grupy, którzy zaakceptowali dostępne zadanie, ale jeszcze go nie ukończyli. Przyszłe zadania nie są uwzględniane.
- Właściciele nieukończonych zadań: Użytkownicy, którzy nie ukończyli jeszcze przypisanego zadania. Zadania przyszłe nie są uwzględniane.
