Een monitor of externe gebruiker kan toegang vragen tot de bedrijfsprocesdocumenten van uw locatie, zoals standaardwerkprocedures (SOP's), werkinstructies of beleidsnotities. Deze worden opgeslagen in de eBinder met sitedocumenten, die niet zichtbaar is voor medewerkers die niet op de locatie aanwezig zijn. U kunt deze documenten echter wel op individuele basis delen met monitors/externe gebruikers, die via een rapport voor hen toegankelijk zijn. Wanneer u ervoor kiest een document te delen, is het zichtbaar voor alle monitors en externe gebruikers op uw locatie.

Voor documenten in actieve workflows (inclusief Lezen en Begrijpen) wordt de optie om de zichtbaarheid te wijzigen pas weergegeven als alle actieve workflows zijn voltooid of geannuleerd.

Monitoren kunnen instructies voor het bekijken van deze documenten vinden op Find Documents Ready for Review (Documenten zoeken die klaar zijn voor beoordeling).

Toegang verlenen tot sitedocumenten

1. Zoek het document dat u niet meer wilt delen.
2. Selecteer het menu Acties (…) van het document.
3. Selecteer Grant Monitor/Zichtbaarheid externe gebruiker.
4. Selecteer Doorgaan. Het documentveld Gedeeld met Monitor/Externe gebruikers? wordt ingesteld op Ja en het document is nu zichtbaar voor Monitor/Externe gebruikers.

Toegang tot sitedocumenten intrekken

1. Zoek het document dat u niet meer wilt delen.
2. Selecteer het menu Acties (…) van het document.
3. Selecteer Zichtbaarheid van monitor/externe gebruiker intrekken.
4. Selecteer Doorgaan. Het documentveld Gedeeld met Monitor/Externe gebruikers? wordt ingesteld op Nee en het document is niet langer zichtbaar voor Monitor/Externe gebruikers.

Bepalen of een sitedocument gedeeld is

1. Open het document.
2. Controleer het documentveld Gedeeld met monitor/externe gebruikers?

Vind alle gedeelde sitedocumenten

1. Toegang tot de site eBinder
2. Selecteer SOP's en beleid
3. Controleer de kolom Gedeeld met monitor/externe gebruikers?. Als deze niet zichtbaar is, kunt u de kolommen bewerken via het menu Acties (…).