CTMS is een krachtige tool die is ontworpen om het beheren van je studies te vereenvoudigen. Je zult merken dat de tools voor het maken van roosters en het beheren van budgetten gebruiksvriendelijk lijken, met slechts een paar klikken. Het systeem is ontworpen om eenvoudig te zijn. Maar hier is een belangrijk geheim voor succes: het echte werk moet gebeuren vóórdat je begint te klikken.
Waarom plannen maken uw belangrijkste stap is
Zie SiteVault CTMS als een zeer flexibele en slimme assistent. Het kan veel verschillende werkwijzen aan, omdat elk onderzoek, elke site en elke opdrachtgever unieke behoeften heeft. Deze flexibiliteit is een enorme troef, maar het betekent wel dat u moet bepalen hoe u het wilt gebruiken. CTMS -planningen en -budgetten kunnen naar behoefte worden aangepast, maar om tijd en vertragingen bij goedkeuringen te voorkomen, raden we u aan uw kostbare tijd te besteden aan deze belangrijke planningsstappen:
1. Beheers het studieprotocol en het studieschema.
- Maak uzelf grondig vertrouwd met het studieprotocol: begrijp elk detail van hoe de studie zal verlopen, zodat u zich aan de richtlijnen houdt.
- Ontwerp een slim schema: Denk na over hoe je herhaling verstandig kunt inzetten. Als veel bezoeken bijvoorbeeld dezelfde stappen en activiteiten omvatten, hoe kun je je schema dan zo inrichten dat dit efficiënt verloopt?
- Bereid je voor op het onverwachte: zorg ervoor dat je planning ook 'ongepland' of 'ad hoc' (niet-geplande) gebeurtenissen bevat. Deze gebeurtenissen vinden plaats wanneer nodig en vallen buiten een bezoekgroep of bezoek. Zorg ervoor dat je team weet wanneer ze gebruik moeten maken van ongeplande bezoeken.
2. Definieer uw factureringsstrategie
- Hoe wordt dit onderzoek gefactureerd? Bekijk de overeenkomst met uw sponsor. Besluit of u elke individuele activiteit van de deelnemer apart factureert, of dat u gebruikmaakt van 'gecombineerde bezoeken' (waarbij één bezoekkostenpost een groep activiteiten dekt). Uw keuze hier heeft invloed op uw budgettering en de manier waarop facturen worden gegenereerd.
- Ken uw inhoudingen en overheadkosten: CTMS kan inhoudingen en overheadkosten verwerken; zorg dat u deze informatie bij de hand hebt voordat u met uw budgettering begint.
3. Voeg een planning en budget toe voordat je deelnemers inschrijft.
- Het proces van het vertalen van het protocol en het evenementenprogramma naar SiteVault CTMS kan onduidelijke vereisten, onbetaalde activiteiten en vragen aan het licht brengen die uw site met de sponsor wil bespreken.
- Door vroeg te beginnen, kunt u direct bij de start van de inschrijving deelnemersbezoeken registreren, wat de facturering voor uw site kan versnellen.
Het resultaat: een vlotte bedrijfsvoering.
Door vooraf voldoende tijd te besteden aan de planning, zorgt u ervoor dat het CTMS systeem probleemloos werkt zodra u ermee aan de slag gaat. Deze zorgvuldige planning helpt u problemen te voorkomen, bespaart u op de lange termijn tijd en zorgt ervoor dat uw financieel beheer nauwkeurig en efficiënt is.
Kortom: het systeem is klaar om aan uw behoeften te voldoen, maar u moet eerst een plan maken om het volledige potentieel ervan te benutten.
Als je er klaar voor bent, ga dan naar Aan de slag met CTMS!
