SiteVault fornisce un robusto audit trail di tutte le azioni eseguite su un documento. SiteVault consente inoltre di esportare queste informazioni per facilitare la creazione di report e il filtraggio a un livello più granulare. La finestra audit trail visualizza quanto segue:

• Timestamp: data e ora in cui è stata eseguita l'azione, adattate al tuo fuso orario. I timestamp indicano anche il periodo dell'anno in cui si è verificato un evento utilizzando l'ora legale. Ad esempio, gli audit trail in SiteVault che utilizzano il fuso orario GMT mostrano gli orari GMT durante l'autunno e l'inverno e l'ora BST durante la primavera e l'estate.
• Nome utente: nome di accesso per l'utente che ha eseguito l'azione; a volte mostra "Sistema" per indicare che l'azione è stata eseguita automaticamente da SiteVault. Le azioni "Sistema" includono modifiche di stato e aggiornamenti di campo eseguiti come parte di un flusso di lavoro, nonché l'avvio di un flusso di lavoro con avvio automatico.
• Versione: Versione del documento su cui si è verificata l'azione
• Descrizione evento: descrizione dell'azione che si è verificata, ad esempio, "'tlee@veevapharm.com' è stato aggiunto al campo 'Nome'". Nota che quando i dati cambiano, la descrizione mostra sia il valore precedente che quello nuovo.

Nota: i log di controllo supportano una precisione di un secondo. Gli eventi che si verificano entro un singolo secondo potrebbero apparire in un ordine inaspettato.

Accesso alle tracce di controllo dei documenti

1. Dal menu Tutte le azioni nella pagina Libreria o Informazioni documento, seleziona Registro di controllo.
2. Le informazioni di audit trail vengono visualizzate in una finestra. Le azioni vengono visualizzate in ordine dal più recente al meno recente.
3. Facoltativo: per modificare il filtro del registro di controllo, selezionare un'opzione dal menu a discesa.
4. Facoltativo: per scaricare la traccia di controllo, fare clic sull'icona del menu azioni e selezionare CSV, Testo o PDF. Si noti che il file esportato ha colonne diverse rispetto alla finestra della traccia di controllo.
5. Al termine, fare clic su Chiudi.

Filtraggio delle tracce di controllo

Per impostazione predefinita, la traccia di controllo è filtrata per Timestamp, all. Puoi selezionare un intervallo di tempo diverso dal secondo menu a discesa.

1. Selezionare Timestamp, Evento o Utente dal menu a discesa.
2. Facoltativo: se hai selezionato Timestamp, seleziona un intervallo di date nel menu a discesa a destra. Se hai selezionato nell'intervallo, appariranno due campi data aggiuntivi. Fai clic su ciascun campo per selezionare una data di inizio e di fine per l'intervallo.
3. Facoltativo: se hai selezionato Evento, appariranno l'operatore In e un secondo menu a discesa. Seleziona l'evento/gli eventi desiderati dal secondo menu a discesa. Fai clic su Applica.
4. Facoltativo: se hai selezionato Utente, appariranno l'operatore In e un secondo menu a discesa. Seleziona gli utenti desiderati dal secondo menu a discesa. Puoi selezionare più utenti singoli, ma non gruppi di utenti.
5. Facoltativo: fare clic sul pulsante Aggiungi filtro per aggiungere uno dei filtri rimanenti ( Timestamp, Evento o Utente ).
6. Fare clic su Applica per aggiornare la tabella.

Esportazione di tracce di controllo

Per scaricare la traccia di controllo, fare clic sull'icona del menu azioni e selezionare CSV, Testo o PDF.

Esportazioni CSV

Il file CSV esportato mostra le informazioni in un formato leggermente diverso. Ad esempio, il file CSV separa i dettagli di ogni evento in singole colonne.

Esportazioni PDF

Quando si esporta in formato PDF, SiteVault aggiunge numeri di pagina e una pagina di copertina al PDF. Tutte le cronologie di controllo e i percorsi di controllo utilizzano lo stesso modello di pagina di copertina di esportazione di controllo.