SiteVault fornisce un solido registro di controllo di tutte le azioni eseguite su un documento. SiteVault consente inoltre di esportare queste informazioni per facilitare la creazione di report e il filtraggio a un livello più granulare. La finestra del registro di controllo mostra quanto segue:

• Timestamp: data e ora in cui è stata eseguita l'azione, adattate al proprio fuso orario. I timestamp indicano anche il periodo dell'anno in cui si è verificato un evento utilizzando l'ora legale. Ad esempio, gli audit trail in SiteVault che utilizzano il fuso orario GMT mostrano l'ora GMT in autunno e inverno e l'ora BST in primavera e estate.
• Nome utente: nome di accesso dell'utente che ha eseguito l'azione; a volte viene visualizzato "Sistema" per indicare che l'azione è stata eseguita automaticamente da SiteVault. Le azioni "Sistema" includono modifiche di stato e aggiornamenti di campo eseguiti come parte di un flusso di lavoro, nonché l'avvio di un flusso di lavoro ad avvio automatico.
• Versione: Versione del documento su cui si è verificata l'azione
• Descrizione evento: descrizione dell'azione che si è verificata, ad esempio "'tlee@veevapharm.com' è stato aggiunto al campo 'Nome'". Nota che quando i dati cambiano, la descrizione mostra sia il valore precedente che quello nuovo.

Nota: i log di controllo supportano una precisione al secondo. Gli eventi che si verificano nell'arco di un solo secondo potrebbero apparire in un ordine inaspettato.

Accesso alle tracce di controllo dei documenti

1. Dal menu Tutte le azioni nella pagina Libreria o Informazioni documento, seleziona Registro di controllo.
2. Le informazioni sulla traccia di controllo vengono visualizzate in una finestra. Le azioni vengono visualizzate in ordine dalla più recente alla meno recente.
3. Facoltativo: per modificare il filtro della traccia di controllo, selezionare un'opzione dal menu a discesa.
4. Facoltativo: per scaricare la traccia di controllo, fare clic sull'icona del menu azioni e selezionare CSV, Testo o PDF. Si noti che il file esportato presenta colonne diverse rispetto alla finestra della traccia di controllo.
5. Al termine, fare clic su Chiudi.

Filtraggio delle tracce di controllo

Per impostazione predefinita, la traccia di controllo è filtrata per Timestamp, tutti. È possibile selezionare un intervallo di tempo diverso dal secondo menu a discesa.

1. Selezionare Timestamp, Evento o Utente dal menu a discesa.
2. Facoltativo: se hai selezionato "Timestamp", seleziona un intervallo di date nel menu a discesa a destra. Se hai selezionato "In the range", appariranno due campi data aggiuntivi. Fai clic su ciascun campo per selezionare una data di inizio e di fine per l'intervallo.
3. Facoltativo: se hai selezionato Evento, appariranno l'operatore In e un secondo menu a discesa. Seleziona gli eventi desiderati dal secondo menu a discesa. Fai clic su Applica.
4. Facoltativo: se hai selezionato Utente, appariranno l'operatore In e un secondo menu a discesa. Seleziona gli utenti desiderati dal secondo menu a discesa. Puoi selezionare più utenti singoli, ma non gruppi di utenti.
5. Facoltativo: fare clic sul pulsante Aggiungi filtro per aggiungere uno qualsiasi dei filtri rimanenti ( Timestamp, Evento o Utente ).
6. Fare clic su Applica per aggiornare la tabella.

Esportazione di tracce di controllo

Per scaricare la traccia di controllo, fare clic sull'icona del menu azioni e selezionare CSV, Testo o PDF.

Esportazioni CSV

Il file CSV esportato mostra le informazioni in un formato leggermente diverso. Ad esempio, il file CSV separa i dettagli di ogni evento in singole colonne.

Esportazioni PDF

Quando si esporta in formato PDF, SiteVault aggiunge i numeri di pagina e una copertina al PDF. Tutte le cronologie e gli audit trail utilizzano lo stesso modello di copertina per l'esportazione degli audit.