CTMS è uno strumento potente progettato per semplificare la gestione dei tuoi studi. Potresti notare che gli strumenti per la creazione di calendari e la gestione dei budget sembrano facili da usare, con solo pochi clic. Il sistema è progettato per essere intuitivo. Tuttavia, ecco un segreto fondamentale per il successo: il vero lavoro dovrebbe essere svolto prima di iniziare a cliccare.

Perché la pianificazione è il passo più importante

Considera SiteVault CTMS come un assistente estremamente flessibile e intelligente. Può gestire molti modi diversi di procedere, perché ogni studio, ogni sede e ogni sponsor ha esigenze uniche. Questa flessibilità è un enorme punto di forza, ma significa che devi decidere come utilizzarla. I programmi e i budget CTMS possono essere modificati in base alle esigenze, ma per risparmiare tempo ed evitare ritardi nell'approvazione, ti consigliamo di dedicare il tuo prezioso tempo a questi importanti passaggi di pianificazione:

1. Padroneggiare il protocollo e il programma dello studio

• Acquisisci familiarità con il protocollo dello studio: comprendi ogni dettaglio su come si svolgerà lo studio in modo da rimanere entro le sue linee guida.
• Progetta un programma intelligente: pensa a come puoi usare la ripetizione in modo intelligente. Ad esempio, se molte visite prevedono gli stessi passaggi e attività, come puoi impostare il tuo programma per renderlo efficiente?
• Preparatevi all'imprevisto: assicuratevi che il vostro programma includa eventi "non programmati" o "ad hoc" (non pianificati). Questi eventi si verificano quando necessario e non rientrano in un gruppo di visite o in una visita. Assicuratevi che il vostro team sappia quando utilizzare le visite non programmate.

2. Definisci la tua strategia di fatturazione

• Come viene fatturato questo studio? Rivedi l'accordo con il tuo sponsor. Decidi se elencare ogni singola attività dei partecipanti per la fatturazione o se utilizzare "visite cumulative" (in cui la quota per una singola visita copre un gruppo di attività). La tua scelta influirà sulla configurazione del budget e sulla generazione delle fatture.
• Conosci le tue ritenute alla fonte e i costi generali: CTMS può gestire le ritenute alla fonte e i costi generali; tieni pronte queste informazioni prima di iniziare a stilare il budget.

3. Aggiungi programma e budget prima di iscrivere i partecipanti

• Il processo di traduzione del protocollo e del programma degli eventi in SiteVault CTMS può far emergere requisiti ambigui, attività non retribuite e domande che il tuo sede vorrà sollevare con lo sponsor.
• Iniziando presto sarai pronto a registrare immediatamente le visite dei partecipanti all'inizio dell'iscrizione, il che può accelerare la fatturazione del tuo sede.

Il vantaggio: operazioni fluide

Dedicare tempo a questa pianificazione preliminare garantisce che, quando inizi a usare CTMS, il sistema funzioni senza intoppi. Questa attenta pianificazione ti aiuterà a evitare intoppi, a risparmiare tempo a lungo termine e a garantire una gestione finanziaria accurata ed efficiente.

In breve: il sistema è pronto a soddisfare le tue esigenze, ma devi prima pianificare per sfruttarne appieno il potenziale.