Un contrôleur ou un utilisateur externe peut demander l'accès aux documents de processus métier de votre site, tels que les procédures opérationnelles normalisées (PON), les instructions de travail ou les notes de politique. Ces documents sont stockés dans le classeur électronique des documents du site, inaccessible aux utilisateurs extérieurs au site. Vous pouvez toutefois partager ces documents avec les contrôleurs/utilisateurs externes, individuellement, et y accéder via un rapport. Lorsque vous choisissez de partager un document, celui-ci est visible par tous les contrôleurs et utilisateurs externes de votre site.
Les documents dans les flux de travail actifs (y compris Lire et Comprendre) n'afficheront pas l'option permettant de modifier la visibilité tant que tous les flux de travail actifs n'auront pas été terminés ou annulés.
Les moniteurs peuvent trouver des instructions pour visualiser ces documents sur Rechercher des documents prêts à être examinés.
Accorder l'accès aux documents du site
- Administrateurs et Site Support
- Localisez le document que vous ne souhaitez plus partager.
- Sélectionnez le menu Actions (…) du document.
- Sélectionnez Grant Monitor/Visibilité utilisateur externe.
- Sélectionnez Continuer. Le champ de document Partagé avec Monitor/Utilisateurs externes? est défini sur Oui et le document est désormais visible pour les utilisateurs Monitor/Externes.
Révoquer l'accès aux documents du site
- Administrateurs et Site Support
- Localisez le document que vous ne souhaitez plus partager.
- Sélectionnez le menu Actions (…) du document.
- Sélectionnez Révoquer la visibilité du moniteur/des utilisateurs externes.
- Sélectionnez Continuer. Le champ de document Partagé avec Monitor/Utilisateurs externes? est défini sur Non et le document n'est plus visible pour les utilisateurs Monitor/Externes.
Déterminer si un document de site est partagé
- Ouvrez le document.
- Consultez le champ de document Partagé avec le moniteur/les utilisateurs externes?
Trouver tous les documents du site partagé
- Accéder au site eBinder
- Sélectionnez les SOP et les politiques
- Vérifiez la colonne « Partagé avec le moniteur/les utilisateurs externes? ». Si elle n'est pas visible, utilisez le menu Actions (…) pour modifier les colonnes.
