CTMS est un outil puissant conçu pour simplifier la gestion de vos études. Vous remarquerez peut-être que les outils de création de plannings et de gestion des budgets semblent faciles à utiliser, en quelques clics seulement. Le système est conçu pour être simple. Cependant, le secret de la réussite: le vrai travail doit être fait avant de cliquer.

Pourquoi la planification est votre étape la plus importante

Considérez SiteVault CTMS comme un assistant très flexible et intelligent. Il peut gérer de nombreuses façons de faire, car chaque étude, chaque site et chaque sponsor a des besoins uniques. Cette flexibilité est un atout majeur, mais elle implique que vous décidiez vous-même de son utilisation. Les calendriers et budgets CTMS peuvent être révisés selon les besoins, mais pour gagner du temps et éviter les retards d'approbation, nous vous suggérons de consacrer votre précieux temps à ces étapes de planification importantes:

1. Maîtriser le protocole et le calendrier d'étude

• Familiarisez-vous en profondeur avec le protocole de l’étude: comprenez chaque détail du déroulement de l’étude afin de respecter ses directives.
• Concevez un planning intelligent: réfléchissez à la manière d'utiliser judicieusement la répétition. Par exemple, si plusieurs visites impliquent les mêmes étapes et activités, comment pouvez-vous organiser votre planning pour que cela soit efficace?
• Préparez-vous aux imprévus: assurez-vous que votre planning inclut des événements « imprévus » ou « ad hoc » (non planifiés). Ces événements surviennent selon les besoins et se déroulent en dehors d'un groupe de visite ou d'une visite. Assurez-vous que votre équipe sait quand recourir aux visites imprévues.

2. Définissez votre stratégie de facturation

• Comment cette étude est-elle facturée? Consultez l'accord avec votre sponsor. Choisissez si vous facturerez chaque activité de chaque participant ou si vous utiliserez des « visites cumulées » (un tarif unique couvrant un ensemble d'activités). Votre choix aura une incidence sur la configuration de votre budget et la génération des factures.
• Connaissez vos retenues et vos frais généraux: CTMS peut prendre en compte les retenues et les frais généraux; ayez ces informations prêtes à l'emploi avant de commencer votre budget.

3. Ajoutez le calendrier et le budget avant d'inscrire les participants

• Le processus de traduction du protocole et du calendrier des événements vers SiteVault CTMS peut révéler des exigences ambiguës, des activités non rémunérées et des questions que votre site voudra soulever auprès du sponsor.
• Commencer tôt vous garantit d'être prêt à enregistrer les visites des participants immédiatement au début de l'inscription, ce qui peut accélérer la facturation de votre site.

Le résultat: des opérations fluides

Consacrer du temps à cette planification en amont garantit que le système fonctionnera parfaitement dès que vous commencerez à utiliser CTMS. Cette planification minutieuse vous permettra d'éviter les contretemps, de gagner du temps à long terme et de garantir une gestion financière précise et efficace.

En bref: le système est prêt à répondre à vos besoins, mais vous devez d’abord planifier pour libérer tout son potentiel.