Qu'est-ce qui change?

L'échange de documents et la distribution sécurisée ne sont plus intégrés à Study Connect dans SiteVault. Les Sites utiliseront désormais Veeva Site Connect, une nouvelle application qui simplifie la collaboration avec vos commanditaires.

Qu'est-ce que Site Connect?

Site Connect est un produit Veeva appartenant aux sponsors/CRO qui permet aux sponsors et aux sites de collaborer sur une seule et même plateforme.

Quand ce changement aura-t-il lieu?

Ce changement sera effectif avec la version 24R2 de SiteVault, prévue pour le 9 août 2024.

Cette modification a-t-elle un impact sur l'utilisation de SiteVault eISF?

Non. Les Sites peuvent continuer à utiliser SiteVault eISF comme actuellement. Site Connect peut être connecté à SiteVault eISF pour échanger efficacement des documents avec votre organisme parrain.

Que doit faire votre site avant la publication?

Afin d’assurer la continuité, tous les sites utilisant actuellement Study Connect doivent effectuer les opérations suivantes avant le 9 août 2024:

1. Transmettez à votre commanditaire la liste de tous les membres de l'équipe de recherche nécessitant un accès à Site Connect. Cette liste doit au minimum inclure:
   • Nom de l'étude
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Adresse email
   • Une indication précisant quel utilisateur est le PI de l'étude.
2. Inscrivez-vous et participez à l'un des webinaires de présentation de Site Connect 24R2 pour en savoir plus.
3. Consultez la FAQ ci-dessous. Pour toute question supplémentaire, veuillez contacter sitesuccess@veeva.com.
4. Assurez-vous que vos équipes de recherche ajoutent le Centre d'aide Site Connect à leurs favoris.

Que se passera-t-il après la sortie de la version 24R2?

Après la mise à jour 24R2, tous les membres du personnel ajoutés à Site Connect Site Connect par votre sponsor recevront un e-mail de bienvenue contenant un lien leur permettant d'accéder à Site Connect avec le même identifiant VeevaID que celui utilisé pour accéder à SiteVault. À ce moment-là, toute la documentation d'aide de Site Connect sera disponible sur le Centre d'aide de Site Connect.

Vidéo de présentation de Site Connect

Cette courte vidéo ci-dessous offre un aperçu de l'expérience Site Connect 24R2, en vigueur à compter du 9 août 2024.

Enregistrement du webinaire Site Connect

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur les principaux changements et les prochaines étapes.

FAQ

Comment puis-je m'assurer d'avoir accès à Site Connect avant le 9 août 2024?

Transmettez à votre promoteur la liste de tous les membres de l'équipe d'étude qui échangent activement des documents et accusent réception des lettres de sécurité dans Study Connect. Cette liste doit inclure:

• Nom de l'étude
• Prénom
• Nom de famille
• Adresse email
• Une indication précisant quel utilisateur est le PI de l'étude.

Tous les membres de l'équipe d'étude ayant accès à Site Connect disposeront des mêmes autorisations. Veuillez confirmer auprès de votre promoteur avant le 9 août 2024 que les membres de l'équipe d'étude ont bien été créés dans Site Connect. Après la mise à jour vers la version 24R2, veuillez consulter votre boîte de réception pour le courriel de bienvenue sur Site Connect.

Que se passe-t-il si je travaille sur plusieurs études connexes avec plusieurs commanditaires?

Si vous travaillez sur plusieurs études connexes, vous devez établir un accès à Site Connect avec chacun de vos promoteurs. Envoyez à chacun d'eux la liste de tous les membres de l'équipe de recherche nécessitant un accès à Site Connect. Cette liste doit inclure:

• Nom de l'étude
• Prénom
• Nom de famille
• Adresse email
• Une indication précisant quel utilisateur est le PI de l'étude.

Avant le 9 août 2024, veuillez confirmer auprès de votre commanditaire que les membres de l’équipe d’étude ont été créés dans Site Connect.

Qui dois-je contacter si j'ai des questions concernant ces changements?

• Avant la sortie du 9 août 2024: veuillez contacter Site Solutions à l’adresse sitesuccess@veeva.com pour toute question.
• Après la sortie du 9 août 2024: contactez votre sponsor.

Que va-t-il arriver à mes études connectées en cours dans SiteVault Study Connect?

Les études connectées déjà présentes dans SiteVault Study Connect seront automatiquement transférées vers Site Connect. Si vous souhaitez transférer des documents vers ou depuis votre SiteVault eISF, vous pouvez connecter Site Connect à votre SiteVault au niveau de l'étude.

Aurais-je toujours accès à SiteVault eISF?

Oui. Vous pouvez continuer à utiliser SiteVault eISF comme vous le faites aujourd'hui.

Puis-je accéder à Site Connect depuis SiteVault eISF?

Vous pourrez basculer entre Site Connect et SiteVault à l'aide de votre sélecteur de Vault.

Comment connecter Site Connect à mon SiteVault eISF?

Les Sites peuvent connecter leur SiteVault eISF à Site Connect en sélectionnant Se connecter à SiteVault dans le coin supérieur droit de l'écran d'accueil de l'étude dans Site Connect.

1. Sélectionnez « Se connecter à SiteVault ».
2. Saisissez votre USN et sélectionnez Continuer. Vous trouverez votre USN dans l'onglet Administration > Sites de SiteVault.
3. Sélectionnez l'étude dans SiteVault que vous souhaitez connecter à l'étude dans Site Connect, puis cliquez sur Continuer. Remarque: l'étude doit déjà exister dans SiteVault pour apparaître dans la liste.
4. Vous recevrez une notification en haut de votre écran indiquant que votre SiteVault est désormais connecté pour l'étude concernée. La mention « Connecté à SiteVault » s'affichera également dans le coin supérieur droit de la page de l'étude.

Où est-il recommandé aux sites d'installer leur USN?

Les Sites peuvent trouver leur USN en se connectant à SiteVault et en accédant à l'onglet Administration > Sites. L'USN s'affiche dans la colonne USN. Si vous avez accès à plusieurs site dans SiteVault, assurez-vous de sélectionner l'USN du site concerné.

À partir de la version 24R2, les sites pourront également trouver leur USN dans le coin supérieur droit de SiteVault lorsqu'ils travaillent dans le contexte du site. Si vous travaillez dans le contexte de l'organisme de recherche, l'USN affichera « USN: Non disponible ». Si vous avez accès à plusieurs site dans SiteVault, veuillez vous assurer de travailler dans le contexte du site approprié pour que l'USN correct s'affiche.

Comment saurai-je que la connexion entre Site Connect et SiteVault est établie?

Une fois la connexion à SiteVault terminée, une notification s'affichera en haut de votre écran confirmant la connexion à votre SiteVault pour l'étude concernée. La mention « Connecté à SiteVault » apparaîtra également en haut à droite de la page de l'étude.

Comment utiliser les documents gérés dans SiteVault pour répondre aux demandes de documents ou envoyer des documents supplémentaires?

Une fois la connexion d'une étude Site Connect à SiteVault terminée, l'onglet « Documents SiteVault » s'affiche lors de la gestion des documents dans Site Connect. Cet onglet présente les documents déjà chargés dans SiteVault eISF pour l'étude concernée, avec le type de document correspondant.

Les documents envoyés et reçus via Site Connect seront-ils automatiquement disponibles dans SiteVault dans l'état « Reçu du sponsor/CRO » comme c'est le cas aujourd'hui?

Les utilisateurs de Site Connect peuvent archiver manuellement des documents dans SiteVault directement depuis Site Connect. Cette SiteVault peut également être effectuée en masse. Une fois les documents archivés dans SiteVault, ils y sont disponibles avec l'état « Reçu du promoteur/CRO ».

Si vous souhaitez que vos promoteurs/CRO puissent également déposer manuellement des documents dans SiteVault et en télécharger depuis celui-ci, accédez à la section « Paramètres du Site » de l’étude dans Site Connect et activez l’option « Autoriser le promoteur/CRO à échanger des documents directement avec SiteVault ». Votre promoteur pourra ainsi déposer des documents directement dans votre SiteVault et en télécharger depuis celui- SiteVault. Remarque: L’utilisateur final qui a activé ce paramètre est identifié par le promoteur. Si cet utilisateur est désactivé dans Site Connect, cette case est automatiquement décochée.

Que va-t-il arriver aux études utilisant eCOA via Study Connect?

Toutes les études utilisant ePRO seront migrées de Study Connect vers Site Connect avant la version 24R2. Consultez le Centre d'aide Veeva ePRO pour en savoir plus.

Que va-t-il arriver aux études utilisant le eConsent via Study Connect?

Chaque étude utilisant le eConsent sera gérée individuellement. L'équipe Solutions Site de Veeva contactera chaque sites individuellement pour discuter des prochaines étapes.