Qu'est-ce qui change?

L'échange de documents et la distribution de sécurité ne sont plus disponibles dans Study Connect dans SiteVault. Les sites utiliseront désormais Veeva Site Connect, une nouvelle application qui simplifie la collaboration avec vos sponsors.

Qu'est-ce que Site Connect?

Site Connect est un produit Veeva appartenant à des sponsors/CRO qui permet aux sponsors et aux sites de collaborer en un seul endroit.

Quand ce changement aura-t-il lieu?

Ce changement sera effectif avec la version 24R2 de SiteVault, prévue pour le 9 août 2024.

Ce changement a-t-il un impact sur l'utilisation de SiteVault eISF?

Non. Les sites peuvent continuer à utiliser SiteVault eISF comme ils le font aujourd'hui. Site Connect peut être connecté à SiteVault eISF pour échanger efficacement des documents avec votre sponsor.

Que doit faire votre site avant la sortie?

Afin d'assurer la continuité, tous les sites utilisant actuellement Study Connect doivent effectuer les opérations suivantes avant le 9 août 2024:

1. Envoyez à votre sponsor une liste de tous les membres de l'équipe d'étude nécessitant un accès à Site Connect. Cette liste doit au minimum inclure:
   • Nom de l'étude
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Adresse email
   • Une notation indiquant quel utilisateur est le PI de l'étude
2. Inscrivez-vous et participez à l'un des webinaires de la version 24R2 de Site Connect pour en savoir plus.
3. Lisez toutes les questions fréquemment posées (FAQ) ci-dessous. Contactez sitesuccess@veeva.com pour toute question supplémentaire.
4. Assurez-vous que vos équipes d'étude mettent en favoris le centre d'aide Site Connect.

Que se passera-t-il après la sortie de 24R2?

Après 24R2, tous les membres du personnel ajoutés à Site Connect par votre sponsor recevront un e-mail de « Bienvenue sur Site Connect» contenant un lien pour accéder à Site Connect en utilisant le même nom d'utilisateur VeevaID qu'ils utilisent pour accéder à SiteVault. À ce moment-là, tout le contenu d'aide de Site Connect sera disponible sur le centre d'aide de Site Connect.

Vidéo de présentation de Site Connect

Cette courte vidéo ci-dessous donne un aperçu de l'expérience 24R2 Site Connect, en vigueur à compter du 9 août 2024.

Enregistrement du webinaire Site Connect

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur les principaux changements et les prochaines étapes.

FAQ

Comment puis-je m'assurer d'avoir accès à Site Connect avant le 9 août 2024?

Envoyez à votre sponsor une liste de tous les membres de l'équipe d'étude qui échangent activement des documents et accusent réception des lettres de sécurité dans Study Connect. Cette liste doit inclure:

• Nom de l'étude
• Prénom
• Nom de famille
• Adresse email
• Une notation indiquant quel utilisateur est le PI de l'étude

Tous les membres de l'équipe d'étude ayant accès à Site Connect bénéficieront des mêmes autorisations. Confirmez auprès de votre sponsor avant le 9 août 2024 que les membres de l'équipe d'étude ont été créés dans Site Connect. Consultez votre boîte de réception pour recevoir l'e-mail de bienvenue sur Site Connect après la publication de la version 24R2.

Que se passe-t-il si je travaille sur plusieurs études connectées avec plusieurs sponsors?

Si vous travaillez sur plusieurs études connectées, vous devez établir un accès à Site Connect avec chacun de vos sponsors. Envoyez à chacun de vos sponsors une liste de tous les membres de l'équipe d'étude nécessitant un accès à Site Connect. Cette liste doit inclure:

• Nom de l'étude
• Prénom
• Nom de famille
• Adresse email
• Une notation indiquant quel utilisateur est le PI de l'étude

Avant le 9 août 2024, confirmez auprès de votre sponsor que les membres de l’équipe d’étude ont été créés dans Site Connect.

Qui dois-je contacter si j’ai des questions sur ces changements?

• Avant la sortie du 9 août 2024: contactez Site Solutions à l' adresse sitesuccess@veeva.com pour toute question.
• Après la sortie du 9 août 2024: Contactez votre sponsor.

Qu'adviendra-t-il de mes études connectées actuelles dans SiteVault Study Connect?

Les études connectées qui existent déjà dans SiteVault Study Connect seront automatiquement transférées vers Site Connect. Si vous souhaitez transférer des documents vers ou depuis votre SiteVault eISF, vous pouvez connecter Site Connect à votre SiteVault au niveau de l'étude.

Est-ce que je continuerai à avoir accès à SiteVault eISF?

Oui. Vous pouvez continuer à utiliser SiteVault eISF comme vous le faites aujourd'hui.

Puis-je accéder à Site Connect depuis SiteVault eISF?

Vous basculerez entre Site Connect et SiteVault à l'aide de votre sélecteur de Vault.

Comment connecter Site Connect à mon SiteVault eISF?

Les sites peuvent connecter leur SiteVault eISF à Site Connect en sélectionnant Se connecter à SiteVault dans le coin supérieur droit de l'écran d'accueil de l'étude dans Site Connect.

1. Sélectionnez Se connecter à SiteVault.
2. Saisissez votre USN et sélectionnez Continuer. Vous pouvez trouver votre USN dans l'onglet Administration > Sites de SiteVault.
3. Sélectionnez l'étude dans SiteVault que vous souhaitez connecter à l'étude dans Site Connect et sélectionnez Continuer. Remarque: l'étude doit déjà exister dans SiteVault pour apparaître dans la liste.
4. Vous recevrez une notification en haut de votre écran indiquant que votre SiteVault est désormais connecté à l'étude concernée. La mention « Connecté à SiteVault » s'affichera également dans le coin supérieur droit de la page de l'étude.

Quel est l'emplacement recommandé pour les sites pour localiser leur USN?

Les sites peuvent trouver leur USN en se connectant à SiteVault et en accédant à l'onglet Administration > Sites. L'USN s'affiche dans la colonne USN. Si vous avez accès à plusieurs sites dans SiteVault, assurez-vous de localiser l'USN du site approprié.

À partir de la version 24R2, les sites peuvent également trouver leur USN dans le coin supérieur droit de SiteVault lorsqu'ils travaillent dans le contexte du site. Si vous travaillez dans le contexte de l'organisme de recherche, l'USN indiquera « USN: indisponible ». Si vous avez accès à plusieurs sites dans SiteVault, assurez-vous que vous travaillez dans le contexte de site approprié pour que l'USN correct s'affiche.

Comment saurai-je que la connexion entre Site Connect et SiteVault est établie?

Une fois le processus de connexion à SiteVault terminé, vous recevrez une notification en haut de votre écran indiquant que votre SiteVault est désormais connecté à l'étude concernée. La mention « Connecté à SiteVault » s'affichera également dans le coin supérieur droit de la page de l'étude.

Comment utiliser les documents gérés dans SiteVault lors de la réalisation de demandes de documents ou de l'envoi de documents supplémentaires?

Une fois que vous avez terminé le processus de connexion d'une étude Site Connect à SiteVault, l'onglet Documents SiteVault s'affiche lorsque vous effectuez des actions sur les documents dans Site Connect. Il affiche les documents qui ont déjà été téléchargés sur SiteVault eISF pour l'étude applicable avec le type de document correspondant.

Les documents envoyés et reçus via Site Connect seront-ils automatiquement disponibles dans SiteVault dans l'état Reçu du sponsor/CRO comme ils le sont aujourd'hui?

Les utilisateurs de Site Connect peuvent classer manuellement des documents dans SiteVault à partir de Site Connect. Cette action de classement dans SiteVault peut également être effectuée en masse. Lorsque des documents sont classés dans SiteVault, ils sont ensuite disponibles dans SiteVault dans l'état Reçu du sponsor/CRO.

Si vous souhaitez que vos sponsors/CRO puissent également classer manuellement des documents et télécharger des documents depuis SiteVault, accédez à la section Administration de l'étude de l'étude dans Site Connect et activez le paramètre Autoriser le sponsor/CRO à échanger des documents directement avec SiteVault. Cela donne à votre sponsor la possibilité de classer des documents directement dans votre SiteVault et de télécharger des documents depuis votre SiteVault. Remarque: l'utilisateur final qui a activé ce paramètre est suivi par le sponsor. Si cet utilisateur est désactivé dans Site Connect, cette case est automatiquement décochée.

Qu'adviendra-t-il des études utilisant eCOA via Study Connect?

Toutes les études utilisant ePRO seront migrées de Study Connect vers Site Connect avant 24R2. Visitez le centre d'aide Veeva ePRO pour en savoir plus.

Qu'adviendra-t-il des études utilisant le eConsent via Study Connect?

Toutes les études utilisant eConsent seront gérées au cas par cas. L'équipe Site Solutions de Veeva contactera les sites individuellement pour discuter des prochaines étapes.